Teknologi – og hvordan den påvirker arbeidsvanene våre – er i stadig endring.
Det er ingen overraskelse at 58 % av de som har en jobb i USA, omtrent 92 millioner mennesker, kan jobbe eksternt, enten på deltid eller heltid. Eller at en fleksibel arbeidsordning er en av de tre beste motivasjonsfaktorene for yrkesaktive til å søke ny jobb, ifølge den samme undersøkelsen.
Men hva skjer med kreativiteten og samarbeidet når vi beveger oss lenger fra kollegene våre og tilbringer mindre tid i hverandres fysiske nærhet? Kan du virkelig gjenskape den samme gnisten mens du stirrer inn i et webkamera fra hjemmekontoret?
Kort sagt – ja. Faktisk har hybride arbeidsformer gjort at verktøy for teamsamarbeid raskt har utviklet seg og forbedret seg raskt for å møte den økende etterspørsel.
Så hvordan legger du til rette for samarbeid i den nye, digitale tidsalderen? I denne veiledningen forklarer vi alt du trenger å vite om samarbeidsverktøy som Dropbox Paper, sammen med praktiske tips som du kan prøve ut med teamet ditt i dag.
Før vi går nærmere inn på det, la oss starte med det grunnleggende – hva er egentlig dokumentsamarbeid?
Hva er dokumentsamarbeid?
Dokumentsamarbeid refererer til et system med delt tilgang der teammedlemmer kan bidra til og redigere dokumenter sammen. Typer av samarbeidsdokumenter inkluderer:
- Kalendere
- Regneark
- Gjøremålslister
- Møtenotater
- Idémyldringer
- Deler av innholdet, for eksempel artikkelutkast
En nettskybasert plattform for dokumentsamarbeid, som Google Docs eller Dropbox Paper, bidrar til å effektivisere prosjektstyring for eksterne team. I stedet for den tidkrevende prosessen med å redigere og dele dokumenter frem og tilbake via e-postkjeder eller meldingsapper, kan du redigere, tildele oppgaver og kommentere ett enkelt dokument sammen med alle samarbeidspartnerne dine.
Et dokumenthåndteringsverktøy som Trello, eller nettskylagring i Dropbox, forbedrer denne opplevelsen ved å tilby en sentralisert kunnskapsbase der hele teamet har tilgang til dokumenter for samarbeid.
Hvorfor skal man samarbeide om dokumenter?
I mange moderne bedrifter, der hybrid- og fjernarbeid blir mer og mer vanlig, betyr en primær digital arbeidsplass at det legges vekt på produktivitet og effektivitet. Programvare for dokumentsamarbeid hjelper teamene med å dele dokumenter på en enkel måte, effektivisere arbeidsmengden og produsere det beste arbeidet.
Det er mange grunner til at dokumentsamarbeid kan forbedre teamets arbeidsflyt. Noen eksempler er:
- Gjør det mulig for distribuerte eller eksterne team å få kontakt og integrere
- Forbedret kunnskapsdeling og kommunikasjon mellom teammedlemmene
- Teamsamarbeid i prosjektdokumenter kan øke teamets engasjement
- Bedre organisering og oppgavestyring— du slipper å bla gjennom en lang e-postkjede for å finne riktig dokument, eller samle flere versjoner av et dokument i én fil!
- Digitalt først reduserer bruken av papir og gjør det enklere å dele filer i forskjellige formater og på forskjellige enheter
- Med mer avansert funksjonalitet kan du automatisk lagre og spore endringer, og overvåke dokumentoppdateringer i sanntid gjennom versjonshistorikk og -kontroll—dette gjør det lettere å oppdage feil og gå tilbake til en tidligere versjon av dokumentet
Oppmuntre til samarbeid om dokumentredigering i teamet ditt
Avhengig av bedriftens art er mulighetene for samarbeid uendelige. Jobber du i et kreativt team? Bruk et delt dokument til å diskutere ideer, bytte dem ut og bygge videre på dem. Jobber du i et felt der detaljer og nøyaktighet er avgjørende? Bruk samarbeidsverktøy for å kontrollere hverandres arbeid som en del av kvalitetssikringsprosessen.
Bruksområdene for samarbeidsverktøy er mange, men det finnes noen vanlige måter å integrere samarbeid i et teamoppsett på, for eksempel:
- Forbedre arbeidsflyten for tilbakemelding— integrer kvalitetssikring og gjennomgang av hverandres arbeid i prosessen, og legg igjen kommentarer og merknader på dokumenter der det er nødvendig
- Administrer prosjekter effektivt— tilordne oppgaver til hverandre, slik at detaljene i prosjektarbeidet ikke går tapt
- Hold alle på sporet med sentrale prosjektfiler— opprett «levende» dokumenter som tidslinjer og innholdskalendere, slik at alle teammedlemmene vet hva de gjør og når de skal gjøre det
Verktøy for samarbeid
Takket være nettskylagringsteknologien er samarbeidsverktøy blitt allment tilgjengelig.
Her er for eksempel tre av de mest kjente appene for samarbeidende tekstbehandling:
- Dropbox Paper– enkel, praktisk tekstbehandling uten mye styr og mas
- Google Docs–en del av Google Workspace-økosystemet
- Microsoft Word— en del av Microsoft Office 365-økosystemet
For team som jobber på tvers av flere apper, kan den konstante hoppingen mellom økosystemer være forstyrrende for arbeidsflyten og den generelle produktiviteten.
Hadde det ikke vært fint om det fantes en måte å samle flere økosystemer på, slik at dere kunne samarbeide om dokumenter uansett hvor de er opprettet?
Med Dropbox sin nettskylagring kan dere gjøre nettopp det.
Uansett om dere samarbeider om et Word-dokument, et Google-dokument eller en fil i Dropbox Paper, kan alt opprettes og lagres i Dropbox.
Endelig har dere alle filene deres samlet på ett sted.
Hva du bør se etter i verktøy for dokumentsamarbeid
Nå som vi har utforsket noen av de vanlige samarbeidsverktøyene som er verdt å vurdere, hvordan vet du hva som passer best for dine behov?
Hvilke samarbeidsfunksjoner teamet ditt trenger, avhenger av en rekke faktorer, blant annet hvilken type dokumenter dere jobber med, hvilke krav dere har til prosjektet og hva dere prioriterer.
Uansett hvilke spesifikke behov du har, er det noen grunnleggende funksjoner for samarbeid som det er verdt å vurdere og sjekke:
- Automatisk lagring – slik at ingen endringer går tapt når dokumentet lukkes
- Brukervennlighet – trenger du virkelig avanserte alternativer, eller vil de bare skape forvirring og inkonsekvens?
- Muligheten til å legge inn og dra og slippe forskjellige medier i dokumentet, for eksempel bilder, videoer og GIF-er
- Et sentralisert innholdsbibliotek som gjør det enkelt for hvert enkelt teammedlem å finne riktig dokumentet å jobbe med
- Tilpassbare maler
- Varslinger, for å varsle teammedlemmene om ny aktivitet i dokumentet som krever deres innspill eller oppmerksomhet
- Sanntidsoppdateringer
- Versjonshistorikk og -kontroll
- Kontroll av bruker- og filtillatelser
- Tilgjengelighet fra både mobile og stasjonære enheter, med apper for både iOS og Android
- Sikkerhet
- Synkronisering på tvers av brukere og enheter
- Ytterligere samarbeidsfunksjoner, for eksempel muligheten til å @nevne eller tildele oppgaver til teammedlemmer
Med Dropbox Papers funksjoner for innholdssamarbeid og dokumentredigering kan du dele alle typer innhold – fra tabeller, animerte GIF-er, emoji og filer til SoundCloud-klipp og YouTube-lenker – med teammedlemmer i ett og samme dokument.
Sørg for at alle er oppdaterte hele tiden
La oss gjøre én ting klart: Samarbeid er viktig på arbeidsplassen – men det er like viktig å ha de rette verktøyene. Med Dropbox har teamet ditt ett enkelt sted for alle behov for innholdssamarbeid.
Fleksibiliteten i Paper kan veilede teamet ditt gjennom alle trinn i prosessen for dokumentsamarbeid. Paper sine muligheter for dokumentsamarbeid og -redigering lar deg dele alle typer innhold med kolleger og samarbeidspartnere i ett og samme dokument.