Технології та їхній вплив на наш звичний стиль роботи постійно змінюються.
Не дивно, що 58 % працівників у Сполучених Штатах, а це приблизно 92 мільйони людей, мають можливість працювати віддалено на умовах неповної або повної зайнятості. Або що, згідно з тим самим дослідженням, гнучкий графік роботи є одним із трьох головних чинників мотивації фахівців до пошуку нової роботи.
Але коли ми з колегами віддаляємося один від одного, проводячи все менше часу у фізичному оточенні, що відбувається з творчістю та співпрацею? Чи справді ви можете відтворити ту саму іскру, дивлячись на вебкамеру з домашнього офісу?
Одним словом — так. Насправді гібридний режим роботи дав поштовх засобам командної співпраці швидко розвиватися та вдосконалюватися відповідно до щораз вищого попиту.
Отже, як ви сприятимете співпраці в нову цифрову епоху? У цьому посібнику ми пояснимо все, що вам потрібно знати про інструменти співпраці, як‑от Dropbox Paper, а також дамо практичні поради, які ви можете спробувати разом зі своєю командою вже сьогодні.
Перш ніж перейти до цього, почнімо з основ: що таке спільна робота над документами?
Що ж таке спільна робота над документами?
Спільна робота над документами являє собою систему спільного доступу учасників команди до сумісного створення та редагування документів. До спільних документів належать:
- Календарі
- електронні таблиці;
- Списки завдань
- Нотатки до наради
- Мозкові штурми
- Частини вмісту, такі як проєкти статей
Хмарна платформа для спільної роботи над документами, як‑от, Google Docs або Dropbox Paper, допомагає оптимізувати керування проєктами для віддалених команд. Замість трудомісткого процесу редагування документів та обміну ними через ланцюжки електронної пошти або програми обміну повідомленнями, ви можете спільно редагувати, призначати завдання та коментувати один документ із усіма своїми співробітниками.
Інструмент керування документами, як‑от Trello, або хмарне сховище Dropbox, поліпшує цей досвід, надаючи всій вашій команді централізовану базу знань для доступу до документів і спільної роботи над ними.
Навіщо співпрацювати над документами?
У багатьох сучасних компаніях, де гібридна та віддалена робота стає все більш поширеною, передусім цифровий робочий простір означає акцент на продуктивності та ефективності. Програмне забезпечення для спільної роботи з документами допомагає командам легко обмінюватися ними для сумісного використання, оптимізувати робоче навантаження та досягати найкращих результатів.
Існує чимало причин, чому спільна робота з документами може покращити робочий процес вашої команди. Ось деякі приклади:
- Надання можливості розподіленим або віддаленим командам встановлювати зв'язок та інтегруватися
- Поліпшений обмін знаннями та спілкування між учасниками команди
- Командна співпраця над проєктними документами може підвищити залученість команди
- Краща організація та керування завданнями. Вам не доведеться прокручувати довгий ланцюжок електронної пошти, щоб знайти потрібний документ або поєднати кілька версій документа в один файл!
- Digital-first зменшує паперовий документообіг і полегшує обмін файлами в різних форматах і на будь-яких пристроях
- Більш розширені функціональні можливості дають змогу автоматично зберігати та відстежувати зміни, а також контролювати оновлення документа в режимі реального часу за допомогою журналу версій і контролю.Це полегшує виявлення помилок і повернення до попередньої версії документа.
Заохочення спільного редагування документів у вашій команді
Залежно від різновиду діяльності вашого бізнесу можливості для співпраці безмежні. Працюєте у творчому колективі? Використовуйте спільний документ для обговорення ідей, обміну ними та їх розвитку. Працюєте там, де деталі та точність є обов'язковими? Використовуйте засоби співпраці, щоб перевіряти роботу один одного в межах процесу контролю якості.
Хоча сфера застосування засобів співпраці дуже широка, існує кілька поширених способів інтегрувати їх у будь‑яку структуру команди, наприклад:
- Поліпшуйте робочий процес зворотного зв'язку. Додайте до процесу сеанси контролю якості та рецензування роботи один одного, залишаючи коментарі й примітки до документів, де це необхідно.
- Ефективно керуйте проєктами. Розподіляйте завдання між собою, щоб деталі роботи над проєктом не губилися під час перекладу
- Тримайте всіх у курсі подій за допомогою центральних файлів проєкту. Створюйте «живі» документи, як‑от хронологія та календарі вмісту, щоб кожен із учасників команди знав, що він робить і коли.
Використання засобів співпраці
Завдяки хмарним технологіям зберігання даних засоби співпраці стають повсюдними.
Ось, наприклад, три найвідоміші програми для спільного опрацювання текстів:
- Dropbox Paper. Простий, практичний текстовий редактор без зайвої метушні
- Документи Google. Частина екосистеми Google Workspace
- Microsoft Word. Частина екосистеми Microsoft Office 365
Для команд, які працюють із кількома програмами, постійне перемикання між екосистемами може негативно позначитися на робочому процесі та загальній продуктивності.
Було б непогано, якби існував спосіб об'єднати кілька екосистем разом, щоб можна було співпрацювати над документами незалежно від того, у якому середовищі вони були створені
Саме це дає змогу робити хмарне сховище Dropbox.
Незалежно від того, чи ви працюєте над документом Word, документом Google, чи файлом у Dropbox Paper, усі вони можуть бути створені та збережені в Dropbox.
Нарешті всі ваші файли в єдиному просторі.
На що слід звернути увагу в інструментах для роботи над документами
Тепер, коли ми розглянули деякі з найпоширеніших засобів спільної роботи, як дізнатися, який із них відповідатиме саме вашим потребам?
Які саме функції співпраці потрібні вашій команді, залежатиме від багатьох чинників, зокрема від типу документів, над якими ви працюєте, вимог проєкту та ваших пріоритетів.
Незалежно від того, якими є ваші конкретні потреби, варто розглянути та перевірити деякі фундаментальні можливості співпраці:
- Автозбереження. Після закриття документа зміни не втрачаються
- Зручність у використанні. Вам дійсно потрібні розширені опції, чи вони лише створять плутанину та неузгодженість?
- Можливість убудовувати та перетягувати в документ різні медіафайли, як‑от зображення, відеозаписи та GIF‑файли
- Централізована бібліотека вмісту, що дає змогу кожному учаснику команди легко знайти потрібний для роботи документ
- Шаблони, що налаштовуються
- Сповіщення, щоб попередити учасників команди про нову діяльність над документом, яка потребує їхньої участі чи обізнаності
- Оновлення в режимі реального часу
- Журнал версій та керування
- Керування дозволами користувачів і файлів
- Доступ як із мобільних пристроїв, так і з комп'ютерів із програмами для пристроїв iOS та Android
- Безпека
- Синхронізація між користувачами та пристроями
- Додаткові можливості співпраці, як‑от можливість @згадувати або призначати завдання учасникам команди
Спільна робота зі вмістом і редагування документів у Dropbox Paper дає змогу ділитися з учасниками команди будь‑яким умістом: від таблиць, анімованих GIF‑файлів, емодзі та файлів до кліпів SoundCloud і посилань на YouTube — лише в одному документі.
Узгодьте роботу команди
Треба зрозуміти одну річ: співпраця на робочому місці має важливе значення, але не менш важливо мати правильні інструменти. Завдяки Dropbox ваша команда має єдиний простір для співпраці над умістом.
Гнучкість Paper допоможе вашій команді пройти всі етапи процесу співпраці над документами. Можливості співпраці та редагування документів у Paper дають змогу ділитися з колегами та співробітниками всіма типами вмісту лише в одному документі.