การทำงานร่วมกันบนเอกสารของทีมสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของทีมระยะไกลของคุณได้อย่างไร

เทคโนโลยีและอิทธิพลของเทคโนโลยีที่ส่งผลต่อนิสัยการทำงานของเรานั้นเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

ไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจที่ 58% ของผู้ทำงานในสหรัฐอเมริกา หรือที่นับเป็นประชากรประมาณ 92 ล้านคนสามารถทำงานจากระยะไกลได้ทั้งแบบพาร์ทไทม์หรือแบบเต็มเวลา หรือไม่น่าแปลกใจที่การจัดการการทำงานที่ยืดหยุ่นเป็นหนึ่งในสามแรงจูงใจอันดับต้นๆ สำหรับมืออาชีพในการหางานใหม่ อ้างอิงจากงานวิจัยเดียวกัน

แต่เมื่อเราออกห่างจากเพื่อนร่วมงานมากขึ้น และใช้เวลาอยู่ในบริษัทด้วยกันน้อยลง จะเกิดอะไรขึ้นกับความคิดสร้างสรรค์และการทำงานร่วมกันล่ะ คุณจะสามารถจุดประกายไฟในการทำงานแบบเดิมในขณะที่จ้องมองเว็บแคมจากที่ทำงานที่บ้านได้อีกจริงๆ หรือไม่

คำตอบแบบสั้นๆ คือได้ ในความเป็นจริงแล้ว การทำงานแบบไฮบริดทำให้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันของทีมพัฒนาขึ้นและดีขึ้นอย่างรวดเร็วเพื่อตอบสนองต่อความต้องการที่เพิ่มขึ้น

แล้วคุณจะส่งเสริมการทำงานร่วมกันในยุคใหม่ที่ผู้คนอยู่ห่างกันเพราะเทคโนโลยีดิจิทัลได้อย่างไร ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน เช่น Dropbox Paper พร้อมด้วยเคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อทดลองใช้กับทีมของคุณวันนี้

ก่อนที่เราจะพูดถึงเรื่องนั้น เรามาเริ่มกันที่เรื่องพื้นฐานก่อนว่าการทำงานร่วมกันบนเอกสารคืออะไร

การทำงานร่วมกันบนเอกสารคืออะไร

การทำงานร่วมกันบนเอกสารหมายถึงระบบการเข้าถึงที่ใช้ร่วมกันสำหรับสมาชิกในทีมเพื่อมีส่วนร่วมและแก้ไขเอกสารร่วมกัน ประเภทของเอกสารที่ต้องทำร่วมกันประกอบด้วย

• ปฏิทิน
• สเปรดชีต
• รายการสิ่งที่ต้องทำ
• บันทึกการประชุม
• การระดมสมอง
• เนื้อหาบางส่วน เช่น ร่างบทความ

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบนเอกสารที่ใช้ระบบคลาวด์อย่าง Google Docs หรือ Dropbox Paper จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับการจัดการโปรเจ็กต์สำหรับทีมระยะไกล  แทนที่จะใช้กระบวนการแก้ไขที่กินเวลามากและการแบ่งปันเอกสารกลับไปกลับมาผ่านอีเมลหรือแอปส่งข้อความ คุณสามารถแก้ไขร่วมกัน มอบหมายงาน และใส่หมายเหตุประกอบในเอกสารเพียงฉบับเดียวร่วมกับผู้ร่วมมือของคุณทุกคนได้ 

เครื่องมือการจัดการเอกสารอย่าง Trello หรือบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ใน Dropbox จะช่วยส่งเสริมประสบการณ์นี้ด้วยการมอบฐานความรู้แบบรวมศูนย์ให้กับทั้งทีมของคุณเพื่อใช้เข้าถึงเอกสารสำหรับการทำงานร่วมกัน

ทำไมจึงต้องทำงานร่วมกันบนเอกสาร

ในธุรกิจยุคใหม่จำนวนมาก ที่ซึ่งการทำงานแบบไฮบริดและการทำงานจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น พื้นที่ทำงานแบบดิจิทัลเป็นหลักนั้นหมายถึงการเน้นประสิทธิภาพและประสิทธิผล ในแนวคิดนี้ ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันบนเอกสารจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถแบ่งปันเอกสารเพื่อขอความคิดเห็นของทีม ลดความยุ่งยากของภาระงาน และผลิตชิ้นงานที่ดีที่สุดได้อย่างง่ายดาย

มีเหตุผลหลายประการที่ทำให้การทำงานร่วมกันบนเอกสารสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของทีมของคุณได้ ตัวอย่างเหตุผลบางส่วน ได้แก่

• การช่วยให้ทีมแบบกระจายหรือทีมระยะไกลสามารถเชื่อมต่อและผสานการทำงานกันได้
• การแบ่งปันความรู้และการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมที่ดียิ่งขึ้น
• การทำงานร่วมกันในเอกสารโปรเจ็กต์สามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมของทีมได้
• การจัดระเบียบและการจัดการงานที่ดีขึ้น คุณจะไม่ต้องเลื่อนดูอีเมลยาวๆ เพื่อค้นหาเอกสารที่ถูกต้อง หรือไม่ต้องรวบรวมเอกสารหลายเวอร์ชันไว้ในไฟล์เดียว!
• การทำงานที่เน้นเทคโนโลยีดิจิทัลเป็นหลักจะช่วยลดการใช้กระดาษและทำให้สามารถแบ่งปันไฟล์ในรูปแบบต่างๆ และแบ่งปันบนอุปกรณ์ต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
• ฟังก์ชันการทำงานขั้นสูงกว่าเดิมจะช่วยให้คุณสามารถทำการบันทึกอัตโนมัติและติดตามการเปลี่ยนแปลง อีกทั้งยังสามารถติดตามตรวจสอบการอัปเดตเอกสารแบบเรียลไทม์ผ่านประวัติเวอร์ชันและการควบคุมได้ ซึ่งคุณสมบัติดังกล่าวจะทำให้มองเห็นข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้น และย้อนเอกสารกลับไปเป็นเวอร์ชันก่อนหน้านี้ได้

การส่งเสริมการแก้ไขเอกสารร่วมกันในทีมของคุณ

ความเป็นไปได้ในการทำงานร่วมกันไม่มีที่สิ้นสุด ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจของคุณ ทำงานในทีมสร้างสรรค์ใช่ไหม ใช้เอกสารที่แบ่งปันเพื่อระดมไอเดีย แลกเปลี่ยนความคิด และนำไปต่อยอด ทำงานในแวดวงที่รายละเอียดและความถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญยิ่งใช่ไหม ใช้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันเพื่อตรวจทานงานของกันและกันให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการประกันคุณภาพ

แม้ว่าวิธีการใช้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันจะมีมากมาย แต่ก็มีวิธีทั่วไปสองถึงสามวิธีในการผสานรวมการทำงานร่วมกันเข้ากับการจัดการทีมทุกประเภท เช่น

• ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ รวมเซสชัน QA และเซสชันการตรวจทานงานของกันและกันไว้ในกระบวนการของคุณ โดยแสดงความคิดเห็นและหมายเหตุประกอบในเอกสารตรงจุดที่จำเป็น
• จัดการโปรเจ็กต์อย่างมีประสิทธิภาพ มอบหมายงานให้กันและกัน เพื่อให้รายละเอียดของงานโปรเจ็กต์ไม่ตกหล่นไปในระหว่างการสื่อสาร
• ทำให้ทุกคนดำเนินงานตามแผนที่วางไว้ด้วยไฟล์โปรเจ็กต์ส่วนกลาง สร้างเอกสารที่ “มีชีวิต” เช่น ลำดับเวลาและปฏิทินเนื้อหา เพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนรู้ว่าพวกเขาจะต้องทำอะไรและต้องทำเมื่อใด 

เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่จะใช้

เนื่องจากมีเทคโนโลยีบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันจึงแพร่หลายมากขึ้น

ต่อไปนี้คือสามแอปการประมวลผลคำสำหรับทำงานร่วมกันที่ทุกคนรู้จักกันดี

• Dropbox Paper การประมวลผลคำที่ใช้งานได้จริง เรียบง่าย ไม่ยุ่งยาก
• Google Docs ส่วนหนึ่งของระบบนิเวศ Google Workspace
• Microsoft Word ส่วนหนึ่งของระบบนิเวศ Microsoft Office 365

สำหรับทีมที่ทำงานบนแอปหลายแอป การสลับไปมาระหว่างระบบนิเวศอย่างต่อเนื่องอาจส่งผลกระทบต่อเวิร์กโฟลว์และประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมได้

จะดีกว่าไหมหากมีวิธีนำระบบนิเวศต่างๆ มารวมกัน เพื่อให้คุณสามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารได้ ไม่ว่าเอกสารเหล่านั้นจะสร้างขึ้นในแอปใดก็ตาม

ในความเป็นจริงแล้ว บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox จะช่วยให้คุณทำแบบนั้นได้

ไม่ว่าคุณจะกำลังทำงานร่วมกันบนเอกสาร Word Google Doc หรือไฟล์ใน Dropbox Paper คุณก็สามารถสร้างและจัดเก็บทั้งหมดนี้ไว้ใน Dropbox ได้

ในที่สุดไฟล์ทั้งหมดของคุณก็รวมกันอยู่ในที่เดียว

สิ่งที่ควรมองหาในเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันบนเอกสาร

หลังจากที่เราได้สำรวจเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันทั่วไปที่ควรค่าแก่การพิจารณานำมาใช้แล้ว คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเครื่องมือใดที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

คุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ทีมของคุณต้องการจะขึ้นอยู่กับหลายสิ่ง ซึ่งรวมถึงประเภทของเอกสารที่คุณทำงานด้วย ข้อกำหนดของโปรเจ็กต์ และลำดับความสำคัญของคุณ 

ไม่ว่าความต้องการเฉพาะของคุณคืออะไร คุณสมบัติพื้นฐานสำหรับการทำงานร่วมกันเหล่านี้ก็ควรค่าแก่การพิจารณาและการลองนำมาใช้

• การบันทึกอัตโนมัติ เพื่อให้ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ สูญหายเมื่อปิดเอกสาร
• ความง่ายในการใช้งาน คุณต้องการตัวเลือกขั้นสูงจริงๆ หรือไม่ หรือตัวเลือกขั้นสูงเหล่านั้นจะสร้างความสับสนและความไม่สอดคล้องกันไหม
• ความสามารถในการฝังและลากแล้ววางสื่อต่างๆ ลงในเอกสาร เช่น รูปภาพ วิดีโอ และ GIF
• คลังเนื้อหาแบบรวมศูนย์ที่จะช่วยให้สมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถค้นหาเอกสารที่ถูกต้องเพื่อทำงานกับเอกสารนั้นได้อย่างง่ายดาย
• แม่แบบที่ปรับแต่งเองได้
• การแจ้ง เพื่อแจ้งเตือนสมาชิกในทีมให้ทราบเกี่ยวกับกิจกรรมใหม่ในเอกสารที่จำเป็นต้องได้รับความคิดเห็นของทีมหรือที่ต้องให้ทีมรับรู้
• การอัปเดตแบบเรียลไทม์
• ประวัติเวอร์ชันและการควบคุม
• การควบคุมผู้ใช้และสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์
• การเข้าถึงจากอุปกรณ์เคลื่อนที่และเดสก์ท็อป ด้วยแอปสำหรับทั้งอุปกรณ์ iOS และ Android
• การรักษาความปลอดภัย
• การซิงโครไนซ์ระหว่างผู้ใช้และอุปกรณ์
• คุณสมบัติการทำงานร่วมกันเพิ่มเติม เช่น ความสามารถในการ @กล่าวถึง หรือมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม

การทำงานร่วมกันบนเนื้อหาและการแก้ไขเอกสารของ Dropbox Paper ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันเนื้อหากับสมาชิกในทีมของคุณได้ทุกประเภทในเอกสารเพียงฉบับเดียว ตั้งแต่ตาราง, GIF แบบเคลื่อนไหว, อีโมจิ และไฟล์ต่างๆ ไปจนถึงคลิป SoundCloud และลิงก์ YouTube

มีข้อมูลที่ตรงกัน

มาอธิบายสิ่งๆ หนึ่งให้กระจ่างกัน: การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งที่สำคัญในที่ทำงาน แต่การมีเครื่องมือที่เหมาะสมก็สำคัญไม่แพ้กัน ด้วย Dropbox ทีมของคุณจะมีพื้นที่ทำงานพื้นที่เดียวสำหรับทุกความต้องการด้านการทำงานร่วมกันบนเนื้อหาของคุณ 

ความยืดหยุ่นของ Paper จะช่วยนำทางให้ทีมของคุณผ่านทุกขั้นตอนของกระบวนการทำงานร่วมกันบนเอกสารได้ ความสามารถในการทำงานร่วมกันบนเอกสารและการแก้ไขของ Paper ทำให้คุณสามารถแบ่งปันเนื้อหาทุกประเภทกับเพื่อนร่วมงานและผู้ร่วมมือทุกคนในเอกสารเพียงแค่ฉบับเดียวได้