科技不斷變化，科技對工作習慣的影響也是如此。
美國有 58% 的就業者 (約 9,200 萬人) 能採取遠端工作 (無論全職或兼職)，這種情形算是在意料之中。同一份研究顯示，能否彈性安排工作，是專業人士尋找新工作時的三大動機之一。
然而，隨著我們與同事之間的距離越來越遠，面對面相處的時光越來越少，又會對創造力和協作效果產生什麼影響？當大家待在各自的居家辦公室，只透過網路攝影機對看時，是否還能激盪出同樣的火花？
簡單來說，可以。其實混合式工作模式反而促使了團隊協作工具迅速發展、不斷改善，以求滿足不斷增加的需求。
在這個截然不同的數位新時代中，該如何增進協作效果？這份指南中，我們會介紹 Dropbox Paper 等協作工具的一切須知，以及能立即和工作團隊一起嘗試的實用小提示。
進入正題之前，先從基本概念開始：文件協作到底是什麼？
文件協作是什麼？
所謂文件協作，是指團隊成員共同撰寫和編輯文件的共享存取機制。協作文件類型包括：
雲端文件協作平台 (例如 Google 文件或 Dropbox Paper) 有助於簡化遠端工作團隊的專案管理作業。您和所有協作者都能在同一份文件上共同編輯、指派工作項目並新增註解，再也不必透過一連串的電子郵件或通訊應用程式來回編輯和提供文件，就此擺脫耗時的工作流程。
無論是 Trello 這類文件管理工具，或是 Dropbox 的雲端儲存空間，都能為整個工作團隊提供集中式的知識庫，以便存取文件彼此協作，進而強化文件協作的體驗。
為什麼需要文件協作？
在許多現代企業中，混合式的工作型態和遠端工作越來越普遍，若工作空間主要改採數位形式，就代表格外注重提高生產力和效率。這種環境下，文件協作軟體有助於工作團隊輕鬆共享文件以便團隊合作，也能簡化工作負擔，並且獲得最佳的工作成果。
文件協作能改善團隊工作流程有有很多原因，包括：
- 讓分散式或遠端工作團隊得以彼此聯繫與整合。
- 改善團隊成員之間的知識共享與溝通。
- 團隊協作處理專案文件，有助於提高團隊參與度。
- 規劃安排與工作項目管理作業更加完善，想要找到正確的文件時，不必在一長串電子郵件之中翻找，或者也可以將多個版本的文件整合成一個檔案。
- 採取數位形式優先的措施，有助於減少紙本記錄，也更容易在不同裝置上共享不同格式的檔案。
- 提供更多進階功能，可供自動儲存及追蹤變更，還可以透過版本紀錄與版本控制功能監控文件的即時更新，如此能更輕鬆地找出錯誤，也可以還原為文件以前的舊版本。
鼓勵工作團隊採用協作文件編輯
視業務性質而定，協作的發揮空間無窮無盡。身為創意團隊的一員？可以透過共享文件一起討論想法、交換意見並集思廣益。您的工作領域最看重細節和準確性？可在品質保證 (QA) 流程中，活用協作工具檢查彼此的工作內容。
協作工具的用途相當廣泛，不過有幾種常見方法可將協作功能整合到任何團隊配置中，例如：
- 改善意見回饋工作流程：將彼此工作內容的 QA 和審查工作階段整合至到自己的流程中，必要時可在文件中留言及加入註解。
- 提升專案管理效率：相互指派工作項目，避免專案的工作細節在轉達過程中有所遺漏。
- 確保每個人都掌握關鍵專案檔案：建立「即時」文件，例如時程和內容行事曆，讓每位團隊成員都知道自己的工作內容以及時間安排。
可用的協作工具
多虧雲端儲存技術，協作工具的運用變得相當普及。
舉例來說，以下是三種最知名的協作文字處理應用程式：
- Dropbox Paper：簡單實用、毫不費力的文字處理工具
- Google 文件：屬於 Google Workspace 生態系統
- Microsoft Word：屬於 Microsoft Office 365 生態系統
如果工作團隊在工作時需要使用到多個應用程式，在不同生態系統之間來回切換，可能導致工作流程中斷並降低整體生產力。
如果能夠整合多個生態系統，無論原本在何處建立文件都能輕鬆協作，豈不是很棒？
Dropbox 雲端儲存空間就能在此派上用場。
無論所要協作的是 Word 文件、Google 文件 或是 Dropbox Paper 的檔案，都能在 Dropbox 中建立和儲存所有內容。
所有檔案總算都能集合在同一處。
文件協作工具的考量要點
既然已經探討了一些值得考慮的常見協作工具，接下來又該如何判斷哪項工具符合自己的需求？
想要確實掌握工作團隊所需的協作功能，需考慮到眾多因素，包括處理的文件類型、專案要求和優先事項。
無論有何種具體需求，以下幾項協作基本功能都值得多加考慮和確認：
- 自動儲存：不必擔心文件關閉時遺失任何變更
- 容易使用：真的需要用到進階選項嗎，太多功能會不會只是導致混亂和不一致？
- 將不同媒體嵌入並拖放至文件中的功能，例如圖片、影片和 GIF
- 集中式內容庫：讓每位團隊成員輕鬆找出要處理的正確文件
- 可自行設計的範本
- 通知功能：文件上有新活動需要團隊成員提供內容或留意時，向成員傳送通知
- 即時更新
- 版本紀錄與版本控制
- 使用者與檔案使用權限控制
- 針對行動裝置與桌上型電腦的存取能力，提供 iOS 和 Android 裝置適用的應用程式
- 安全性
- 跨使用者和裝置的同步功能
- 其他協作功能，例如可用 @ 符號提及他人或指派工作項目給團隊成員
Dropbox Paper 的內容協作和文件編輯功能，讓您只用一份文件就能和團隊成員分享所有類型的內容，包括表格、GIF 動畫、表情符號、檔案，以及 SoundCloud 剪輯片段和 YouTube 連結。
掌握一致進度
首先要釐清一個觀念：協作在工作環境中至關重要，但挑選正確工具也舉足輕重。Dropbox 可提供單一空間，滿足工作團隊內容協作需求。
Paper 所具靈活性，可引導工作團隊逐步完成文件協作流程。Paper 的文件協作和編輯功能，讓您只用一份文件就能與同事和協作者共享所有類型的內容。