Как инструменты для сотрудничества помогают упростить рабочие процессы

Технологии и их влияние на наши рабочие привычки постоянно меняются.

Неудивительно, что 58 % сотрудников в США, а это примерно 92 миллиона человек, могут работать удаленно как неполный, так и на полный рабочий день. По данным того же исследования, гибкий график является одним из трех главных мотивов, побуждающих специалистов искать новую работу.

Но если мы все больше отдаляемся от коллег и проводим все меньше времени в обществе друг друга, как это влияет на творческие способности и сотрудничество? Можно ли заражать коллег энтузиазмом, глядя на них в веб-камеру из домашнего офиса?

Если говорить коротко, то да. Переход на гибридный режим привел к быстрому совершенствованию инструментов для сотрудничества, чтобы удовлетворить возросший спрос.

Итак, как же наладить взаимодействие между участниками рабочей группы в век цифровой изоляции? В этом руководстве мы расскажем обо всем, что вам нужно знать об инструментах для сотрудничества, а также поделимся советами по их использованию.

Прежде чем перейти к этому вопросу, давайте для начала определим, что подразумевает совместная работа над документами.

Что такое совместная работа над документами?

Совместная работа над документами — это система для предоставления общего доступа к материалам и их совместного редактирования. К ним относятся:

• календари;
• электронные таблицы;
• списки задач;
• Заметки с совещания
• конспекты мозговых штурмов;
• рабочие материалы, например, черновики статей.

Облачные платформы для совместной работы с документами, такие как Google Документы или Dropbox Paper, помогают упростить управление проектами для удаленных команд.  Больше не нужно тратить время на обмен новыми версиями документов по электронной почте или с помощью мессенджеров: вы можете редактировать файлы, назначать задания и добавлять примечания совместно с коллегами. 

Инструменты управления документами, такие как Trello или облачное хранилище Dropbox, помогают дополнительно упростить рабочие процессы за счет предоставления централизованной базы знаний. Таким образом вся команда получает доступ к общим документам.

Зачем совместно работать над документами?

Во многих современных компаниях, где все чаще используются гибридный и удаленный режим труда, переход на цифровые инструменты помогает увеличить продуктивность и эффективность. Благодаря программное обеспечение для совместной работы с документами участники команды могут с легкостью делиться документами, оптимизировать нагрузку и повышать качество выполнения.

Инструменты для совместной работы над документами помогают упростить процессы во многих отношениях. Вот несколько примеров:

• обеспечение взаимодействия и интеграции в распределенных или удаленных рабочих группах;
• улучшенный обмен знаниями и коммуникация между участниками;
• повышение вовлеченности рабочей группы при работе над проектной документаций;
• улучшенная организация и управление заданиями: вам не придется просматривать длинную цепочку писем, чтобы найти нужный документ, или объединять несколько версий документа в один файл;
• переход на цифровой документооборот помогает сократить расход бумаги и упростить обмен файлами в различных форматах между устройствами;
• расширенный набор функций позволяет автоматически сохранять и отслеживать вносимые коррективы, а также контролировать обновления документов в режиме реального времени с помощью журнала изменений. Это помогает с легкостью выявлять ошибки и восстанавливать предыдущие версии документов.

Как внедрить инструменты для сотрудничества

В какой бы сфере вы ни специализировались, инструменты для совместной работы предлагают бесконечные возможности для улучшения. Вы занимаетесь творческими задачами? Создайте общие документы, чтобы обмениваться идеями, вести обсуждения и строить планы. Трудитесь в сфере, где точность и внимание к мелочам имеют первостепенное значение? Используйте инструменты для совместной работы, чтобы контролировать друг друга в процессе контроля качества.

Возможности применения инструментов для сотрудничества поистине безграничны, но есть аспекты, которые актуальны для любой рабочей группы.

• Упрощенное получение обратной связи. Включите проверку качества и просмотр рабочих файлов друг друга. Здесь пригодятся такие возможности как добавление комментариев и примечаний к документам.
• Эффективное управление проектами. Назначайте задания друг другу, чтобы избежать накладок при передаче информации.
• Обеспечьте информирование с помощью общих файлов. Используйте графики и календари содержимого, чтобы все участники знали, какие задачи и к какому сроку нужно выполнить. 

Популярные инструменты для сотрудничества

Благодаря облачным технологиям инструменты для совместной работы получили широкое распространение.

Вот три наиболее известных приложения для совместной работы над текстовыми документами:

• Dropbox Paper — простой и удобный текстовый редактор;
• Google Документы — часть экосистемы Google Workspace;
• Microsoft Word — часть экосистемы Microsoft Office 365.

Если сотрудники работают в нескольких приложениях, между которыми приходится то и дело переключаться, это негативно сказывается на эффективности и качестве труда.

Как было бы замечательно интегрировать разрозненные системы, чтобы работать над документами независимо от того, на какой платформе они созданы!

И облачное хранилище Dropbox позволяет это делать.

Вы можете создать в Dropbox документ Word, документ Google или файл Dropbox Paper, сохранить его и вести совместную работу с коллегами.

Наконец-то любые файлы можно хранить вместе!

Важные функции инструментов для сотрудничества

Теперь, когда мы рассмотрели некоторые популярные инструменты для совместной работы, давайте поговорим о том, как выбрать наиболее подходящее решение для ваших нужд.

Набор функций, необходимый вашей команде, зависит от ряда факторов, включая тип используемых документов, требования к проекту и ваши приоритеты. 

Тем не менее есть ключевые функции, которые мы рекомендуем обратить внимание независимо от специфики вашей деятельности.

• Автосохранение, чтобы не потерять изменения при закрытии документа.
• Простота использования: действительно ли вам нужны дополнительные опции, или они только создадут путаницу и неразбериху?
• Возможность встраивать в документ и добавлять перетаскиванием медиафайлы, такие как изображения, видео и GIF.
• Централизованная библиотека содержимого, чтобы каждый участник команды мог быстро найти нужный документ для работы.
• Настраиваемые шаблоны.
• Уведомления, чтобы оповещать участников рабочей группы о новых действиях с документом, требующих их участия или информирования.
• Обновления в режиме реального времени.
• Управление версиями и контроль.
• Средства управления разрешениями для файлов и пользователей.
• Доступность с мобильных устройств и настольных компьютеров, наличие приложений для iOS и Android.
• Безопасность
• Синхронизация между аккаунтами и устройствами.
• Дополнительные функции для сотрудничества, такие как возможность @упоминать участников рабочей группы или назначать им задания.

Функции совместной работы над содержимым и редактирования документов Dropbox Paper позволяют делиться с участниками команды любым содержимым: будь то таблицы, анимированные GIF-изображения, эмодзи, файлы, треки в SoundCloud или ссылки на видео на YouTube. Все это можно добавить в один документ.

Согласуйте работу команды

Давайте сразу проясним один момент: сотрудничество в рабочей группе играет огромную роль, но наличие правильных инструментов не менее важно. Благодаря Dropbox ваша команда получает в свое распоряжение единое пространство для совместной работы над любым содержимым. 

Гибкие возможности Dropbox Paper помогут вашей команде организовать слаженное взаимодействие на всех этапах с помощью инструментов, которые позволяют делиться любыми типами файлов с коллегами и соавторами через всего один документ.