Technologie, en de invloed ervan op onze werkgewoonten, is altijd in beweging.
Het is geen verrassing dat 58% van de mensen met een baan in de Verenigde Staten, ruwweg 92 miljoen personen, parttime of fulltime op afstand kan werken. Of dat een flexibele werkregeling volgens hetzelfde onderzoek een van de drie belangrijkste drijfveren is voor professionals om op zoek te gaan naar een nieuwe baan.
Maar wat gebeurt er met de creativiteit en samenwerking naarmate we ons verder van onze collega's bevinden en minder tijd in elkaars fysieke gezelschap doorbrengen? Kun je echt dezelfde energie opwekken door vanuit je kantoor thuis naar een webcam te staren?
Het korte antwoord is ja. Sterker nog, hybride werken heeft ervoor gezorgd dat tools voor teamsamenwerking zich snel ontwikkelen en verbeteren om aan de toenemende vraag te voldoen.
Dus hoe vergemakkelijk je samenwerking in het nieuwe, digitaal onvergelijkbaar tijdperk? In deze handleiding leggen we alles uit wat je moet weten over samenwerkingstools als Dropbox Paper, evenals bruikbare tips die je vandaag nog met je team kunt uitproberen.
Voordat we daar dieper op ingaan, beginnen we met de basis: wat houdt samenwerken aan documenten eigenlijk in?
Wat houdt samenwerken aan documenten in?
Samenwerking aan documenten verwijst naar een systeem van gedeelde toegang voor teamleden om samen bij te dragen aan documenten en deze te bewerken. Typen samenwerkingsdocumenten zijn onder andere:
- Agenda's
- Spreadsheets
- Takenlijsten
- Notulen
- Brainstormen
- Materiaal zoals conceptartikelen
Een cloudgebaseerd samenwerkingsplatform voor documenten, zoals Google Docs of Dropbox Paper, helpt projectbeheer te stroomlijnen voor teams op afstand. In plaats van het tijdrovende proces van het bewerken en delen van documenten via e-mails of berichtenapps, kun je een enkel document samen met al je medewerkers bewerken, taken toewijzen en aantekeningen maken.
Een tool voor documentbeheer, zoals Trello, of cloudopslag in Dropbox, verbetert deze ervaring door een gecentraliseerde kennisbank te bieden, waar je hele team toegang heeft tot documenten voor samenwerking.
Waarom samenwerken aan documenten?
In veel moderne bedrijven, waar hybride werken en werken op afstand steeds gebruikelijker wordt, betekent een voornamelijk digitale werkplek dat de nadruk wordt gelegd op productiviteit en efficiëntie. Software voor het samenwerken aan documenten helpt teams om eenvoudig documenten te delen voor bijdragen van teamleden, hun werklast te stroomlijnen en hun beste werk te produceren.
Er zijn allerlei redenen waarom het samenwerken aan documenten de workflow van je team kan verbeteren. Voorbeelden hiervan zijn:
- Gedistribueerde teams of teams op afstand met elkaar verbinden en integreren
- Verbeterde kennisdeling en communicatie tussen teamleden
- Samenwerking tussen teams aan projectdocumenten kan de betrokkenheid van teams vergroten
- Betere organisatie en taakbeheer; je hoeft niet meer door een lange e-mailuitwisseling te scrollen om het juiste document te vinden of meerdere versies van een document samen te voegen in één bestand!
- Digital-first vermindert het papierspoor en maakt het eenvoudiger om bestanden met verschillende indelingen op verschillende apparaten te delen
- Geavanceerdere functionaliteit stelt je in staat om wijzigingen automatisch op te slaan en bij te houden, en in real time documentupdates te volgen via versiegeschiedenis en -beheer. Dit maakt het eenvoudiger om fouten of vergissingen op te sporen en een vorige versie van het document terug te zetten.
Samenwerken bij het bewerken van documenten in je team aanmoedigen
Afhankelijk van de aard van je bedrijf zijn de mogelijkheden voor samenwerking eindeloos. Maak je deel uit van een creatief team? Gebruik een gedeeld document om ideeën uit te werken, uit te wisselen en op voort te bouwen. Werk je in een sector waar details en nauwkeurigheid van het grootste belang zijn? Gebruik samenwerkingstools om elkaars werk te controleren als onderdeel van het kwaliteitsproces.
Hoewel de toepassingen van tools voor samenwerking enorm zijn, zijn er een paar algemene manieren om samenwerking in elke teamopstelling te integreren, bijvoorbeeld:
- Je workflow voor feedback verbeteren: neem in je proces kwaliteits- en beoordelingssessies van elkaars werk op en laat, waar nodig, opmerkingen en aantekeningen achter in documenten
- Efficiënt projecten beheren: wijs taken aan elkaar toe, zodat de details van het projectwerk niet tussentijds verloren gaan
- Iedereen op koers houden met centrale projectbestanden: maak 'levende' documenten, zoals tijdlijnen en agenda's voor materiaal, zodat elk teamlid weet wat hij of zij aan het doen is en wanneer
Samenwerkingstools die je kunt gebruiken
Dankzij cloudopslagtechnologie zijn er volop tools voor samenwerking.
Hier zijn bijvoorbeeld drie van de bekendste apps voor tekstverwerken in samenwerkingsverband:
- Dropbox Paper: eenvoudige, praktische tekstverwerking, zonder poespas
- Google Docs: onderdeel van het Google Workspace-ecosysteem
- Microsoft Word: onderdeel van het Microsoft Office 365-ecosysteem
Voor teams die met meerdere apps werken, kan het voortdurend heen en weer springen tussen ecosystemen storend zijn voor de workflow en de algehele productiviteit.
Zou het niet mooi zijn als er een manier was om meerdere ecosystemen samen te brengen, zodat je kunt samenwerken aan documenten, ongeacht het ecosysteem waarin ze zich bevinden?
Toevallig stelt Dropbox-cloudopslag je daartoe in staat.
Of je nu samenwerkt aan een Word-document, een Google-document of een bestand in Dropbox Paper: ze kunnen allemaal worden gemaakt en opgeslagen in Dropbox.
Eindelijk al je bestanden op één plek.
Waar je op moet letten bij tools voor de samenwerking aan documenten
Nu we een aantal veelgebruikte tools voor samenwerking hebben bekeken die het overwegen waard zijn, is de vraag: hoe weet je welke geschikt is voor jouw behoeften?
Welke samenwerkingsfuncties je team precies nodig heeft, hangt af van een aantal dingen, zoals het soort documenten waaraan je werkt, de vereisten van je project en je prioriteiten.
Wat je specifieke behoeften ook zijn, een aantal fundamentele functies voor samenwerking zijn het overwegen en uitzoeken waard:
- Automatisch opslaan: zodat geen wijzigingen verloren gaan als het document wordt gesloten
- Gebruiksgemak: heb je echt geavanceerde opties nodig of zorgen ze alleen maar voor verwarring en inconsistentie?
- De mogelijkheid om verschillende media naar het document te slepen, zoals afbeeldingen, video's en GIF's
- Een gecentraliseerde bibliotheek met materiaal, zodat elk teamlid gemakkelijk het juiste document kan vinden om aan te werken
- Aanpasbare sjablonen
- Meldingen, om teamleden te waarschuwen voor nieuwe activiteiten in het document die hun inbreng of aandacht vereisen
- Updates in real time
- Versiegeschiedenis en -beheer
- Beheer van gebruikers- en bestandsmachtigingen
- Toegankelijkheid vanaf mobiele apparaten en desktops, met apps voor zowel iOS- als Android-apparaten
- Beveiliging
- Synchronisatie tussen gebruikers en apparaten
- Extra samenwerkingsfuncties, zoals de mogelijkheid om teamleden te @vermelden of hen taken toe te wijzen
Met de samenwerkings- en documentbewerkingsfuncties van Dropbox Paper kun je alle soorten materiaal, zoals van tabellen, geanimeerde GIF's, emoji's, en bestanden als SoundCloud-clips en YouTube-links, met je teamleden delen in slechts één document.
Houd iedereen bij de les
Laat één ding duidelijk zijn: samenwerking is essentieel op de werkplek, maar het hebben van de juiste tools is net zo belangrijk. Met Dropbox heeft je team één ruimte voor al je behoeften aan samenwerking op het gebied van materiaal.
Met de flexibiliteit van Paper kun je je team door elke stap van het samenwerkingsproces van documenten loodsen. Met de samenwerkings- en bewerkingsmogelijkheden van Paper kun je alle soorten materiaal in één document delen met collega's.