Teknologi—dan pengaruh teknologi terhadap tabiat kerja kita—akan sentiasa berubah.
Tidak mengejutkan bahawa 58% daripada pekerja di Amerika Syarikat, kira-kira 92 juta orang, boleh bekerja jarak jauh sama ada secara sambilan atau sepenuh masa. Atau pengaturan kerja yang fleksibel adalah salah satu daripada tiga pendorong utama bagi golongan profesional untuk mencari pekerjaan baru, menurut penyelidikan yang sama.
Tetapi apabila kita berada semakin jauh daripada rakan sekerja, menghabiskan sedikit masa bersama-sama secara fizikal, apakah yang berlaku kepada kreativiti dan kerjasama? Bolehkah anda mencipta semula keserasian yang sama, sambil menatap kamera web dari pejabat di rumah?
Pendek kata—ya. Malah, kerja hibrid membolehkan alat kerjasama pasukan berkembang pesat dan menambah baik untuk memenuhi permintaan yang semakin meningkat.
Jadi, bagaimanakah anda memudahkan kerjasama dalam era baru yang berbeza secara digital? Dalam panduan ini, kami akan menerangkan semua yang perlu anda ketahui tentang alat kerjasama seperti Dropbox Paper, bersama dengan tip yang boleh diambil tindakan untuk dicuba bersama-sama pasukan anda hari ini.
Sebelum kita membincangkan tentang topik itu, mari kita mulakan dengan perkara asas—apakah sebenarnya kerjasama dokumen?
Apakah itu kerjasama dokumen?
Kerjasama dokumen merujuk kepada sistem akses yang dikongsi dengan ahli pasukan untuk sama-sama menyumbang dan menyunting dokumen. Jenis dokumen kerjasama termasuk:
- Kalendar
- Lembaran hamparan
- Senarai tugasan
- Nota mesyuarat
- Sumbang saran
- Cebisan kandungan seperti draf artikel
Pelantar kerjasama dokumen berasaskan awan, seperti Google Docs atau Dropbox Paper, membantu pasukan jarak jauh menyelaraskan pengurusan projek. Daripada proses penyuntingan dan perkongsian dokumen yang memakan masa dan berulang-alik melalui rantaian e-mel atau apl pemesejan, anda boleh menyunting bersama-sama, menguntukkan tugasan dan menganotasi satu dokumen dengan semua kolaborator anda.
Alat pengurusan dokumen seperti Trello atau penyimpanan awan dalam Dropbox, meningkatkan pengalaman ini dengan menyediakan pangkalan pengetahuan terpusat untuk seluruh pasukan anda bagi mengakses dokumen untuk kerjasama.
Mengapakah bekerjasama pada dokumen?
Dalam kebanyakan perniagaan moden, iaitu tempat kerja hibrid dan kerja jarak jauh menjadi lebih biasa, ruang kerja digital bermakna terutamanya menekankan produktiviti dan kecekapan. Dalam hal ini, perisian kerjasama dokumen membantu pasukan berkongsi dokumen dengan mudah untuk mendapatkan input pasukan, menyelaraskan beban kerja dan menghasilkan kerja terbaik mereka.
Terdapat pelbagai sebab kerjasama dokumen boleh meningkatkan aliran kerja pasukan anda. Beberapa contoh termasuk:
- Mendayakan pasukan teragih atau jarak jauh untuk berhubung dan disepadukan
- Perkongsian pengetahuan dan komunikasi yang lebih baik di kalangan ahli pasukan
- Kerjasama pasukan dalam dokumen projek boleh menggalakkan penglibatan pasukan
- Pengurusan tugas dan organisasi yang lebih baik—anda tidak perlu menatal melalui rantaian e-mel yang panjang untuk mencari dokumen yang betul, atau menyatukan berbilang versi dokumen ke dalam satu fail!
- Digital terlebih dahulu mengurangkan jejak kertas dan memudahkan perkongsian fail dalam format yang berbeza dan pada peranti yang berbeza
- Lebih banyak fungsi lanjutan membenarkan anda untuk autosimpan dan menjejaki perubahan, serta memantau kemas kini dokumen masa nyata melalui sejarah versi dan kawalan—fungsi ini memudahkan anda mengesan kesilapan atau ralat dan kembali ke versi terdahulu dokumen
Menggalakkan penyuntingan dokumen kerjasama dalam pasukan anda
Bergantung pada sifat perniagaan anda, kemungkinan untuk kerjasama adalah tidak berpenghujung. Bekerja dalam pasukan kreatif? Gunakan dokumen yang dikongsi untuk membincangkan, menukar dan membina idea. Bekerja dalam bidang yang mengutamakan perincian dan ketepatan? Gunakan alat kerjasama untuk menyemak kerja satu sama lain sebagai sebahagian daripada proses QA.
Walaupun penggunaan alat kerjasama adalah luas, terdapat beberapa cara biasa untuk menyepadukan kerjasama ke dalam mana-mana persediaan pasukan, contohnya:
- Tingkatkan aliran kerja maklum balas anda—gabungkan QA dan sesi semakan kerja masing-masing ke dalam proses anda, tinggalkan komen dan anotasi pada dokumen jika perlu
- Urus projek dengan cekap—berikan tugas kepada satu sama lain, supaya butiran kerja projek tidak hilang dalam penyampaian
- Selaraskan semua orang dengan fail projek pusat—cipta dokumen "hidup" seperti garis masa dan kalendar kandungan, supaya setiap ahli pasukan tahu perkara yang mereka lakukan dan waktu perkara tersebut dilakukan
Alat kerjasama untuk digunakan
Disebabkan teknologi penyimpanan awan, alat kerjasama tersedia di mana-mana sahaja.
Berikut ialah tiga daripada apl pemprosesan perkataan kerjasama yang terbaik, contohnya:
- Dropbox Paper—pemprosesan perkataan yang ringkas dan praktikal tanpa masalah
- Google Docs—sebahagian daripada ekosistem Google Workspace
- Microsoft Word—sebahagian daripada ekosistem Microsoft Office 365
Untuk pasukan yang bekerja merentas berbilang apl, kerap bertukar-tukar antara ekosistem boleh mengganggu aliran kerja dan keseluruhan produktiviti.
Bukankah lebih baik jika terdapat cara menyatukan berbilang ekosistem, supaya anda boleh bekerjasama pada dokumen tanpa mengira jenis ekosistem?
Seperti yang dijangka, penyimpanan awan Dropbox membenarkan anda melakukan perkara tersebut.
Sama ada anda bekerjasama pada dokumen Word, Google Doc atau fail dalam Dropbox Paper, semuanya boleh dibuat dan disimpan dalam Dropbox.
Akhirnya, semua fail anda berada di satu tempat.
Perkara yang perlu dicari dalam alat kerjasama dokumen
Memandangkan kita telah meneroka beberapa alat kerjasama biasa yang patut dipertimbangkan, bagaimanakah anda tahu alat kerjasama yang manakah sesuai dengan keperluan anda?
Ciri kerjasama tepat yang diperlukan oleh pasukan anda bergantung pada pelbagai perkara, termasuk jenis dokumen kerja, keperluan projek dan keutamaan anda.
Tanpa mengira keperluan khusus anda, beberapa ciri asas untuk kerjasama patut dipertimbangkan dan disemak:
- Autosimpan—jadi tiada perubahan akan hilang apabila dokumen ditutup
- Kemudahan penggunaan—adakah anda benar-benar memerlukan pilihan lanjutan atau adakah pilihan tersebut hanya akan menimbulkan kekeliruan dan percanggahan?
- Keupayaan untuk membenamkan serta seret dan lepas media yang berbeza ke dalam dokumen, seperti imej, video dan GIF
- Pustaka kandungan terpusat yang memudahkan setiap ahli pasukan mencari dokumen yang sesuai untuk diusahakan
- Templat boleh disesuaikan
- Pemberitahuan, untuk memaklumkan ahli pasukan tentang aktiviti baru pada dokumen yang memerlukan input atau kesedaran mereka
- Kemas kini masa nyata
- Versi sejarah dan kawalan
- Kawalan keizinan fail dan pengguna
- Kebolehcapaian daripada peranti mudah alih serta desktop, dengan apl untuk peranti iOS dan Android
- Keselamatan
- Pelarasan merentas pengguna dan peranti
- Ciri kerjasama tambahan, seperti keupayaan untuk @sebut atau memberikan tugas kepada ahli pasukan
Kerjasama kandungan dan penyuntingan dokumen Dropbox Paper membolehkan anda berkongsi semua jenis kandungan—daripada jadual, GIF animasi, emoji, dan fail kepada klip SoundCloud dan pautan YouTube—dengan ahli pasukan anda hanya dalam satu dokumen.
Pastikan semua selaras
Mari kita jelaskan sesuatu: kerjasama adalah penting di tempat kerja—tetapi mempunyai alat yang betul juga sama penting. Dengan Dropbox, pasukan anda mempunyai satu ruang untuk semua keperluan kerjasama kandungan anda.
Kefleksibelan Paper boleh membimbing pasukan anda melalui setiap langkah proses kerjasama dokumen. Keupayaan kerjasama dan penyuntingan dokumen Paper membolehkan anda berkongsi, semua jenis kandungan dengan rakan sekerja dan kolaborator dalam satu dokumen sahaja.