HR(인사 담당)의 주요 업무는 인력을 관리하는 것입니다. 그러다 보니 다뤄야 할 문서가 상당히 많죠. 따라서 컴퓨터 문서든 종이 문서든 문서 관리 계획이 필요합니다.
문서 정리가 그다지 재미있는 일은 아니죠. 이 프로세스의 상당 부분을 자동화할 수 있다면 어떨까요? 탄탄한 계획으로 일상 업무에 소요되는 시간을 절약하는 동시에 법적 보호도 받으세요.
그럼 전략을 세워 볼까요?
HR 문서 관리란?
HR 문서 관리는 간단히 말해 회사의 모든 서류와 파일을 추적하는 것입니다. 여기에는 HR 문서를 만들고, 파일링하고, 분류하고, 저장하고, 찾거나 삭제하는 일이 수반되죠.
이러한 문서 관리 작업을 수행할 때는 중소 기업이든 다국적 대기업이든 상관없이 기업 정보의 보안을 지키고 규정을 준수해야 합니다.
HR 문서 관리가 중요한 이유
문서를 효과적으로 관리해야 직원 파일을 원활히 검색하고, 저장하고, 관리할 수 있습니다. 안전한 문서 저장에 반드시 필요하며 HR 프로세스를 혁신하는 요소입니다.
문서가 정확하고, 찾기 쉽고, 안전하게 보관되어 있으면 HR 팀이 직무 관련 권리와 의무에 대한 정보를 원활하게 찾을 수 있습니다. 요즘은 주로 클라우드 기반 시스템으로 이러한 작업을 수행합니다.
강력한 HR 문서 관리 시스템이 갖춰지면 직원들은 민감한 개인 정보가 안전하게 관리된다는 확신을 갖게 됩니다. 따라서 전체적인 직원 복지에도 긍정적으로 기여하는 셈이죠.
HR 문서 관리 시스템을 사용하는 이유
좋은 관리 시스템은 작업의 상당 부분을 자동으로 처리하기 때문에 시간 절약 효과가 있습니다. 마치 자동화된 사무 보조를 둔 것과 같죠. 그 결과 다음과 같은 다양한 업무에서 효과를 볼 수 있어요.
- 생산성 향상-문서 관리 시스템을 활용하면 필요한 파일을 검색할 수 있어요. 폴더, 앱 또는 탭 사이를 오갈 필요가 없죠.
- 중앙 집중화 및 간소화-디지털 HR 문서 관리 도구로 파일을 한곳에 보존할 수 있기 때문에 사용자를 비롯해 액세스가 필요한 모든 직원이 더 쉽게 작업할 수 있습니다.
- 추적 및 보고-민감한 정보를 자동으로 추적하고 보고할 수 있습니다. 규정 준수 기능이 제공되므로 중요한 모든 규제 표준을 손쉽게 충족할 수 있죠.
- 보안 유지—세계적 수준의 Dropbox 보안 기능으로 데이터의 안전을 보장합니다. 문제가 발생해도 장치 백업이 있으니 안심하세요.
- 파일 및 폴더 공유-비밀번호로 문서를 손쉽게 보호할 수도 있고, 파일 및 폴더 공유 제어기능으로 내외부 액세스를 관리할 수도 있어요.
- 다크 웹 모니터링-Dropbox를 문서 관리 시스템으로 사용하면 비밀번호 유출에 대비해 다크 웹까지 예의주시할 수 있습니다.
손쉽게 효율성을 향상하고, 규정을 준수하고, 민감한 데이터를 보호하세요. Dropbox는 궁극의 HR 문서 관리 솔루션이며 장점이 무궁무진합니다.
HR 문서 관리 시스템을 설정하는 방법
1. 관련 문서 파악
다른 부서의 동료들은 HR 파일을 볼 필요가 없습니다. HR에서 일한다고 해서 조직의 모든 파일을 볼 필요도 없죠.
조직에서 사용하는 HR 문서의 유형은 다음과 같이 다양합니다.
- 웰컴 팩, 핸드북 등 직원 문서
- 직원 계약서
- 회사 정책
- 의료 및 장애 기록
- 휴가 신청
- 급여 기록
- 교육 자료
- 구인 광고, 지원자 이력서, 면접 메모 등 채용 문서
- 신입 직원 기록 및 자료
- 성과 검토 파일
- 급여 정보
- 복지 정보
기업의 분야에 따라 안전 규약이나 제품 교육 자료 등 기타 여러 유형의 디지털 HR 문서를 다룰 수도 있습니다. 따라서 여기서 알아본 내용은 대략적인 가이드로만 사용하세요.
2. 액세스 권한의 필요성 정의
회사의 모든 사람이 HR 문서에 액세스해야 하는 것은 아닙니다. HR 문서 관리 시 다음 사항을 확인하세요.
- 누가 액세스 권한을 갖나? 모든 직원? 담당자? HR 부서 직원만?
- 이 파일은 자주 사용되나, 아니면 가끔 사용되나? 이 파일이 가장 필요한 때는 언제인가?
- 이 파일에 대한 액세스 방법은 무엇인가? 책상에서? 이동 중에? 아니면 모바일로?
- 파일을 편집하는 경우가 있나, 아니면 그냥 열람만 하나?
요약하자면 누가, 무엇을, 언제, 어떤 방법으로 필요로 하는지 생각하여 문서의 안전을 지키는 것입니다. 이 단계를 통해 딱 필요한 만큼의 액세스 권한만 제공할 수 있습니다.
3. 보안 요구 사항 정의
이 단계는 1단계와 비슷하지만 약간의 차이가 있습니다. 3단계의 경우 규정 준수가 핵심이죠. 이렇게 자문해 보세요.
- 이 파일은 의료 기록처럼 법적으로 보호되는 정보인가?
- 이 파일을 일정 기간 동안 보관해야 하나?
파일에 대해 파악했다면 다음 중 하나 이상을 수행하여 규칙을 세우세요.
- 비밀번호로 파일 잠금
- 파일 공유에 대한 철저한 관리
- 활동 보고서로 모든 파일 이동 내역 추적
- 데이터 검증 및 투명한 감사 내역 유지
보안에 필요한 사항을 정확히 파악하고 확정하면 문서의 안전성과 규정 준수를 보장할 수 있고, 안심하고 파일을 관리할 수 있죠.
4. 동료와 전략 공유
이제 거의 다 끝났습니다. 하지만 HR 문서 관리 시스템은 HR 팀이 협력하고 지속적으로 업데이트할 때만 효과가 있습니다. 모든 HR 직원이 자신의 역할과 책임을 파악해야 합니다.
또한 모든 것을 한곳에 보관해 간편하게 사용할 수 있도록 하세요. 문서 워크플로가 훨씬 간소화되기 때문에 협업 환경을 조성하는 데도 도움이 되죠.
중요한 문서라면 동영상이나 화면 녹화로 배경 정보를 추가해 보세요.
HR 문서 관리 우수 사례
먼저, 매우 효과적이고 효율적인 이 전략을 HR 워크플로에 통합하세요.
둘째, 전략을 가능한 빨리 직원에게 소개하고 온보딩 단계에서 교육하세요.
또한 가장 중요한 파일에는 자동 백업을 설정하는 것이 중요합니다.
그리고 1년에 한 번씩 HR 문서 파일을 살펴보고 계획이 제대로 진행되고 있는지 확인하는 것도 좋습니다. 계획을 순조롭게 진행한다는 건 언제나 좋은 일이니까요. 필요하다면 약간의 수정을 할 수도 있고요.
HR 문서 관리의 간소화 및 보안
Dropbox는 HR 직원에게 유용합니다. 문서의 손쉬운 관리, 저장 및 공유를 지원하고 HR 팀의 일상적 업무 속도를 높이는 데 적합한 도구가 되죠.
게다가 HR 팀은 공유 문서에 대한 인사이트나 분석도 얻게 됩니다. 사용자가 파일을 공유한 후 누가 그것을 사용하거나 열람하고 있는지 파악할 수 있기 때문이죠. 정말 편리합니다.
간소화되고 보안이 강화된 HR 문서 관리