La tâche principale des ressources humaines (RH) consiste à s’occuper du personnel, ce qui implique beaucoup de paperasse. Que vous travailliez avec des documents papier ou numériques, il vous faut un plan de gestion des documents.
On vous le concède : l’organisation des documents n’est pas très palpitante, mais beaucoup d’étapes peuvent être automatisées. Un plan solide vous aidera à gagner du temps et à respecter vos obligations juridiques.
Prêt à créer une stratégie?
En quoi consiste la gestion des documents RH?
La gestion des documents RH consiste tout simplement à faire le suivi de tous les fichiers et papiers de l’entreprise. Il s’agit de créer, d’archiver, de classer, d’enregistrer, de trouver ou de supprimer des documents RH.
Toutes ces tâches doivent être effectuées en protégeant la sécurité et la confidentialité de l’organisation, que ce soit une petite entreprise ou une multinationale.
Pourquoi la gestion des documents RH est-elle importante?
La gestion efficace des documents permet de trouver, de conserver et d’organiser facilement les fichiers des employés. Il s’agit de stocker les documents de manière sécuritaire et précise. Bien réalisée, elle peut alléger considérablement les processus RH.
Lorsque les documents sont faciles à trouver, votre équipe sait où aller pour s’informer sur ses tâches et ses responsabilités. De nos jours, les systèmes infonuagiques constituent la solution de gestion des documents par excellence.
Par ailleurs, la mise en place d’un système de gestion des documents RH solide peut avoir des retombées positives sur le bien-être général des employés, car ils ont l’assurance que leurs renseignements personnels de nature délicate sont bien protégés.
Pourquoi utiliser un système de gestion des documents RH?
Un bon système de gestions des documents peut automatiser de nombreuses tâches, ce qui se traduit par des gains de temps. C’est comme avoir un assistant qui vous aide à faire ce qui suit :
- Gagner en productivité : Un système de gestion des documents vous aide à rechercher les fichiers dont vous avez besoin, sans vous faire perdre de temps dans une multitude de dossiers, applications ou onglets.
- Centraliser et simplifier : Les outils numériques de gestion de documents RH centralisent le stockage de vos documents et facilitent la tâche des utilisateurs, tant pour vous que pour vos équipes.
- Suivre et signaler : Vous pouvez suivre et signaler les informations sensibles et améliorer votre conformité, afin de respecter les normes réglementaires en toute simplicité.
- Sécuriser durablement : Nos fonctionnalités de sécurité haut de gamme garantissent la protection de vos données et créent une sauvegarde pour votre appareil en cas de problème.
- Partager des fichiers et des dossiers : Protégez vos documents en toute simplicité à l’aide d’un mot de passe, ou gérez leur accès grâce aux contrôles de partage interne et externe des fichiers et dossiers.
- Surveiller le Web invisible – Lorsque vous choisissez Dropbox comme système de gestion des documents, nous surveillons le Web invisible pour détecter les violations de mot de passe.
Dropbox est la solution ultime de gestion des documents RH pour augmenter votre efficacité, garantir la conformité et protéger les données de nature délicate facilement.
Comment configurer un système de gestion des documents RH
1. Déterminez les documents pertinents
Vos collègues des autres services n’ont pas besoin de voir les fichiers RH. Et vous n’avez pas besoin de voir tous les fichiers de l’entreprise.
Cartographiez les différents types de documents RH de l’entreprise, dont les suivants :
- Documents destinés aux employés (manuels, trousses de bienvenue, etc.)
- Contrats des employés
- Politiques de l’entreprise
- Dossiers médicaux et d’invalidité
- Demandes de congé
- Registres de paie
- Documents de formation
- Documents de recrutement (offres d’emploi, curriculum vitae, notes d’entretien, etc.)
- Documents des nouvelles recrues
- Fichiers d’évaluation du rendement
- Renseignements salariaux
- Renseignements sur les avantages sociaux
Il s’agit là de quelques exemples. Selon votre domaine, vous pourriez traiter d’autres types de documents RH numériques, comme des protocoles de sécurité ou des documents de formation sur les produits.
2. Définissez vos besoins en matière d’accès
Tout le monde dans votre entreprise ne devrait pas avoir accès à tous vos documents RH. Lorsque vous gérez vos documents, posez-vous les questions suivantes :
- Qui a besoin d’y accéder? Tout le monde? Les gestionnaires? Seulement les RH?
- Utiliseront-ils le fichier souvent ou seulement à l’occasion? À quel moment les gens en ont-ils le plus besoin?
- Comment accèdent-ils au fichier? À leur bureau, en déplacement ou à partir d’un appareil mobile?
- Peuvent-ils le modifier ou seulement le consulter?
En bref, vous devez vous demander qui a besoin de quoi, et comment protéger vos documents. Seules les personnes ayant besoin des documents devraient pouvoir y accéder.
3. Définissez vos besoins en matière de sécurité
Tout comme à l’étape 1, un travail de réflexion s’impose, mais ici, vous devez vous pencher sur la conformité. Posez-vous les questions suivantes :
- Ce fichier contient-il des données protégées, comme des renseignements médicaux?
- Faut-il conserver le fichier durant une période déterminée?
Une fois que vous avez clarifié le tout, définissez des règles en prenant l’une ou l’autre des mesures suivantes :
- Verrouillez les fichiers à l’aide de mots de passe
- Surveillez de près le partage de fichiers
- Restez au fait de tout ce qui se passe grâce à des rapports d’activité
- Validez les données et maintenez une piste d’audit transparente
Ces mesures de sécurité vous permettent de protéger vos documents et de garantir votre conformité, vous offrant une plus grande tranquillité d’esprit.
4. Communiquez votre stratégie à vos collègues
Vous avez presque terminé, mais attention : pour que votre système soit efficace, l’équipe de RH doit le mettre à jour. Tout le monde doit connaître son rôle et ses responsabilités.
De plus, conservez tout au même endroit pour favoriser la convivialité, la collaboration et la simplification des processus documentaires.
Pour les documents importants, essayez de donner du contexte avec des enregistrements vidéo ou des captures d’écran.
Bonnes pratiques de gestion des documents RH
Tout d’abord, intégrez cette stratégie très efficace dans votre flux de travail RH.
Ensuite, présentez cette stratégie aux employés le plus tôt possible et proposez une formation dès la phase d’intégration.
De plus, vous devez absolument activer la sauvegarde automatique pour vos fichiers les plus importants.
Et pourquoi ne pas prendre l’habitude de jeter un œil à vos documents RH une fois par an? Vous pourrez alors vérifier si votre plan fonctionne comme prévu ou si des ajustements s’imposent.
Gestion des documents RH sûre et simplifiée
Vous travaillez dans les RH? Dropbox peut vous aider. Il vous donne les bons outils pour accélérer les tâches quotidiennes et faciliter la gestion, le stockage ou le partage de documents.
Vous pouvez même obtenir des renseignements et des statistiques sur des documents partagés. Ainsi, vous pouvez voir qui utilise ou consulte les fichiers importants que vous partagez. Pratique, non?
La solution simple, facile et sécuritaire pour gérer vos documents RH.