如何管理发票：适合自由职业者的 5 条发票管理提示
对于各种规模的企业而言，开具发票可能会耗费大量时间，对于必须自行管理发票的自由职业者而言尤为如此。如果您有这样的情况，请查看我们关于管理发票的重要提示，以便您可以节省时间，集中精力将工作做到最好。
自由职业是许多人的梦想，但让我们面对现实吧，管理发票可能是一场噩梦。这就像一场永无休止的金融俄罗斯方块游戏，试图将所有这些数字和截止日期组合在一起。而且，追讨客户逾期付款也是一件乐事。
然而，有了正确的工具和策略，您可以简化流程并更快地获得付款。在这篇文章中，我们将共享五条发票管理提示，帮助您保持井然有序，专心将事情做到最好，给客户留下深刻印象，拓展您的业务。
为什么发票管理很重要？
有效的发票管理流程可帮助您和您的客户防止发票处理和付款过程中出现代价高昂的错误。这可以帮助您避免因数据输入中的人为错误而导致产品或服务付款延迟。因此，顺畅轻松的发票体验可以与您的客户建立积极的关系。
配备适当的工具，发票管理还可以帮助您管理现金流和库存，并预测您的财务状况和增长情况。
如何有效管理发票
以下是帮助您有效管理发票的五条提示：
1. 选择最合适的软件
有效管理发票的第一步是选择最合适的软件。一些客户可能更喜欢收到以 Word、Google Doc 或 PDF 格式发送的发票，这样他们就可以直接将发票上传至自己的发票管理系统中进行处理。
然而，为了让每个人都能更简单地完成这一过程，请使用使您能够一站式创建、管理和发送发票的软件。
Dropbox 提供一个集中位置来存储所有发票，让您可以更轻松地随时随地从任何设备进行访问、管理和共享。这便无需实体存储，例如纸质文件或本地电脑存储，这些实体存储可能容易丢失或损坏。
如果您正在寻找一种将文件连接至发票或项目管理软件的方法，Dropbox 可以与 ActiveCollab 和 Xero Tax 等一系列工具集成。
2. 让客户轻松向您付款
没什么比客户被发票吓到更糟糕的了。尽快与您的客户讨论支付条款非常重要，最好是在开始任何工作前。这样，您就可以清楚表明您希望如何向您付款，以便客户在需要时轻松付款。
简单的付款流程对每个人都有利。客户可以减轻处理发票所涉及的一些耗时的任务，而您可以通过更快地收到付款来改善现金流。
Stripe 和 PayPal 等电子支付方式比传统现金支付更安全，也比通过网上银行提交银行转账要快得多。
3. 实现流程自动化
数字发票管理工具可帮助您避免纸质发票常见的许多潜在错误。您的发票可以直接从发票工具发送给您的客户，而不会在邮件中丢失。
如果您需要为您的发票收集签名，Dropbox Sign 等工具可通过自动执行大部分流程帮助您加快这一进程。您可以创建可重用的模板和预填充表单，您可以自定义这些模板和表单并将其发送给客户以进行电子签名。客户查看和打开发票或为发票签字时，您将收到电子邮件通知。
4. 使用自定义模板节省时间
如果您需要为客户定期付款或定期项目工作开具发票，那么模板将为您节省大量时间和精力。
这样，系统会预填您需要一遍又一遍手动输入的相同信息。添加您的品牌徽标并自定义模板样式还可以确保您的发票更容易被客户识别。
如果无需在发票上签名，则 Dropbox 允许您轻松编辑 PDF 文档，因此您只需点击几下即可根据模板创建新发票。版本控制功能让您能够跟踪发票的更改，这对于审计可能有帮助。然后，您可以通过简单的链接共享这些文件，客户、供应商或其他利益相关者即使没有 Dropbox 帐户也可访问这些文件。
5. 制定未付发票计划
许多自由职业者会告诉您，很不幸，逾期和未付发票司空见惯。造成这种情况的因素很多，比如发票未传送给适当人员或部门，或者客户太忙而没有时间处理发票，诸如此类。
因此，制定拒付流程非常重要。这可能包括：
- 在与客户签订的合同中规定任何滞纳金或利息费用
- 要求收到后付款，这意味着客户应在收到发票后立即向您付款
- 设定合理的付款期限，这样客户就不会仓促而就
- 安排通过电子邮件向客户发送提醒（例如付款截止日期前 7 天、截止日期当天以及截止日期后 7 天），以防您的发票在客户的电子邮件中无意中丢失
