成为大型组织创意团队的一员意味着要与大量资产、资源和合作伙伴一起工作。这很棒，因为这意味着可同时在多方面开展工作。一家机构正在为一项新活动制作视频。一家工作室正在制作一份思想领导力电子书和一位高管在即将举行的会议上的配套演讲。一家数字营销公司正在创建一个赞助内容套餐，该套餐将于一家流行杂志的网站和社交平台上发布。
但这也将事情变得更为复杂，因为可变因素太多。资产需要精心组织且易于查找。合适的人员需要能够访问这些资产，并需要防止恶意行为者看到不应看到的任何内容。外部合作伙伴需要知道他们拥有正确的徽标、字体和演示文稿模板。如果这些简单部分和资产未落实到位且安全无虞，则创建高质量的工作会变得更加困难，尤其是随着外部合作伙伴数量的增加。
如果您是一家大公司创意团队的一员，并就营销资产与多家机构合作，那么您希望建立一个智能化流程。幸运的是，Dropbox 能够帮助系统化地收集、整理和分发品牌资源。
资产系统化
创建资产存储库时首先要考虑的是究竟应包括哪些内容。列出清单。考虑的内容包括徽标、标语、风格指南、消息传递文档、文档模板等。您最好向外部机构提供比您认为他们可能需要的更多资产—这样等待批准的标语或 SVG 文件就不会成为生产过程中的瓶颈。
此后，就是设置文件夹结构。首选考虑顶级文件夹，然后是特定资产所在的子文件夹。也许顶级文件夹还叫做数字资产，其中一个子文件夹用于徽标，另一个子文件夹用于图形标语。接下来，徽标文件夹可以按大小或用途包含徽标子文件夹—当然，您还要告诉他们，该二级标记是团队用于社交的标记，最好对其加以标记并进行系统化，这样在最后一刻就不会出现任何问题。
标记和收集资产
对于文件夹，确保也使用标签。创建自动化处理文件夹很容易，该文件夹会自动将标签添加至该文件夹中的任何内容，从而使得能够在将来轻松找到相关资产。例如，将 #DigitalAsset 标签添加至数字资产文件夹意味着该文件夹中的每个资产以及将来添加到任何子文件夹的任何资产均将获得该标签。徽标文件夹的标签 #Logo 也会对该子文件夹中所含的全部内容获得该标签。智能标记系统可以帮助节省以后的时间。
接下来，要将资产置于正确的位置。通过使用文件请求，即使同事们没有自己的 Dropbox，也可以要求他们上传特定的文件，这些文件将自动转至正确的位置。（但他们应该要有自己的 Dropbox！）只需发出文件请求，将其发送出去，然后就会看到资产最终到达应该位于的位置。一切都在正确位置。
仅供您使用
管理权限——即确定所有者、编辑者以及查看者—视具体情况而定，但无论做出何种决定，实施起来都很容易。只需单击一下即可更改访问级别、取消共享、让其他人与新人员共享以及执行其他功能。此外，Dropbox 的企业级加密以及密码保护选项有助于确保资产安全无虞，而无论谁有访问权限。
安全发送资产
资产库已创建。好的，好的，好的。下一步，将资产分发给需要使用这些资产的合作伙伴或提供对组织内部 Dropbox 访问的权限； 这样外部机构便可使用这些资源。有多种方法可以安全可靠地做到这一点。
使用 Dropbox，可轻松共享文件夹或文件。更好的是，共享的人员可以控制文件夹或文件的查看者和编辑者（有链接者、团队成员或仅收到邀请的人）以及谁可以提供进一步的访问权限。还可以对文件夹或文件进行密码保护，设置链接到期日，并禁用下载，这样任何人均无法下载共享的材料。当然，始终可以查看谁浏览过 Dropbox 帐户中的任何文件夹或文件。
另一种方式
第二种方法是使用 Dropbox Transfer 将文件或文件夹副本发送给外部合作伙伴。只需单击“共享”下拉列表中的“发送副本”，然后通过链接或电子邮件发送。通过 Transfer，还可以选择对其进行密码保护、设置到期日和接收下载通知，以进一步提高安全性和资产状态的可见性。
组织和分配品牌资源并不困难或可怕。深思熟虑的方法、智能化标记和安全共享有助于任何组织及其营销合作伙伴一同创造精美而富有影响力的作品。
