Formar parte de un equipo creativo en una gran organización significa trabajar con muchos activos, muchos recursos y muchos socios. Esto es genial porque significa que el trabajo puede ocurrir en múltiples frentes a la vez. Una agencia está haciendo video para una nueva campaña. Un estudio está trabajando en un libro electrónico de liderazgo intelectual y el discurso de acompañamiento de un ejecutivo para una próxima conferencia. Una firma de marketing digital está creando un paquete de contenido patrocinado que se lanzará en el sitio web y las plataformas sociales de una revista popular.
Pero también hace las cosas más complejas porque hay demasiadas partes móviles. Los activos deben organizarse cuidadosamente y se los debe poder encontrar fácilmente . Las personas adecuadas necesitan poder acceder a ellas, y hay que impedir que actores hostiles vean algo que no deberían. Los socios externos necesitan saber que tienen el logo, la fuente y la plantilla de cubierta correctos. Si estas piezas y activos simples no están en su lugar—y seguros—la creación de trabajos de alta calidad se vuelve más difícil, especialmente a medida que crece el número de socios externos.
Si eres parte de un equipo creativo en una gran empresa y trabajas con varias agencias en recursos de marketing, necesitas armar un proceso inteligente. Afortunadamente, Dropbox puede ayudar a sistematizar la recopilación, el cotejo y la distribución de recursos de las marcas.
Sistematizar activos
Lo primero a considerar a la hora de crear un repositorio de activos es definir con precisión lo que no puede faltar. Haz una lista. Ten en cuenta cosas como logos, eslogans, pautas de estilo, documentos de mensajería, plantillas de documentos y demás. Es mejor que le des a tus agencias externas más activos de los que crees que podrían necesitar, entonces esperar la aprobación de un eslogan o un archivo SVG no significará un atasco durante la producción.
A partir de ahí, se trata de configurar la estructura de las carpetas. Considera las carpetas de nivel superior, luego las subcarpetas donde vivirán activos específicos. Quizás una carpeta de nivel superior se llama Activos digitales con una subcarpeta para logos y otra para eslóganes gráficos. Yendo un paso más allá, la carpeta de logos podría tener subcarpetas para logos clasificados por tamaño o uso; claro, ya les dijiste que esta marca secundaria es lo que el equipo usa para las redes sociales, pero lo mejor es etiquetarlo y sistematizarlo para que no haya preguntas de último momento.
Etiquetado y recolección de activos
Asegúrate de usar etiquetas también para las carpetas. Es fácil crear una carpeta automatizada que agregue automáticamente la etiqueta a cualquier cosa que se coloque en esa carpeta, lo que facilita la localización de activos en el futuro. Por ejemplo, agregar una etiqueta #ActivoDigital a la carpeta de Activos digitales significa que cada activo de la carpeta obtendrá esa etiqueta, así como cualquier cosa que se agregue a cualquier subcarpeta en el futuro. Una etiqueta #Logo a la carpeta de Logos hará lo mismo para todo lo que contenga esa subcarpeta. Un sistema de etiquetado inteligente ahorra tiempo después.
Ahora hablemos de colocar los activos en los lugares correctos. Al usar una solicitud de archivos, es posible pedir a tus colegas que carguen archivos específicos, los cuales irán automáticamente al lugar correcto, incluso si ellos no tienen su propio Dropbox. (¡Aunque deberían tenerlo!) Simplemente haz la solicitud de archivo, envíala y observa cómo los activos terminan donde deben estar. Todo en su lugar correcto.
Confidencial
Administrar permisos—es decir, determinar quién es el propietario, quién puede editar y quién puede ver—debe hacerse caso por caso, pero sea cual fuere la decisión, es fácil de implementar. Cambiar el nivel de acceso, dejar de compartir, permitir que otros compartan con gente nueva y funcionalidad adicional está a solo un clic de distancia. Además, el cifrado de nivel empresarial de Dropbox, así como las opciones de protección con contraseña, ayudan a mantener los activos seguros y protegidos, independientemente de quién tenga acceso a ellos.
Envío de activos de forma segura
Repositorio de activos creado. Bien, bien, bien. El siguiente paso es distribuir los activos a los socios que necesitan usarlos, o proporcionar acceso al Dropbox interno de una organización; para que las agencias externas puedan usar los recursos. Hay múltiples formas de hacer esto, de manera segura.
Con Dropbox, es fácil compartir una carpeta o un archivo. Mejor aún, la persona que está compartiendo puede controlar quién puede ver y editar la carpeta o archivo, aquellos que poseen el vínculo, los miembros del equipo o solo aquellos con una invitación, así como quién puede proporcionar más acceso. También es posible proteger carpetas o archivos con contraseña, establecer fechas de vencimiento para los vínculos e inhabilitar las descargas para que nadie pueda descargar el material compartido. Y, por supuesto, siempre es posible ver quién ha visualizado carpetas o archivos en una cuenta de Dropbox.
Otra manera
Una segunda opción es utilizar Dropbox Transfer para enviar una copia de un archivo o carpeta a un socio externo. Simplemente haz clic en "Enviar una copia" en el menú desplegable Compartir y luego envíala por vínculo o correo electrónico. Con Transfer, también hay una opción para proteger la copia con contraseña, establecer una fecha de vencimiento y recibir notificaciones de descarga para mayor seguridad y visibilidad del estado de los activos.
Organizar y distribuir los recursos de una marca no tiene por qué ser difícil ni aterrador. Un método reflexivo, un etiquetado inteligente y un intercambio seguro ayudarán a cualquier organización y a sus socios de marketing a crear un trabajo hermoso e impactante en conjunto.
