Far parte del team creativo di una grande organizzazione significa lavorare con molti asset, risorse e partner; il che è ottimo, perché significa che il lavoro può svolgersi su più fronti contemporaneamente. Un'agenzia realizza i video per la nuova campagna, uno studio lavora a un ebook sulla leadership di pensiero e al discorso di presentazione di un dirigente per la conferenza imminente, mentre un'agenzia di digital marketing crea un pacchetto di contenuti sponsorizzati che lancerà sul sito web di una famosa rivista e sulle piattaforme social.
Il rovescio della medaglia è che ciò rende anche le cose più complesse, dato che ci sono molte parti coinvolte. Le risorse devono essere organizzate in modo ragionato e risultare facilmente reperibili. Occorre assicurarsi che solo le persone giuste possano accedervi, così da impedire ai malintenzionati di vedere ciò che non devono. I partner esterni devono essere certi di avere il logo, il font e i modelli giusti per la presentazione. Se tutti questi elementi e risorse non sono organizzati (e protetti), realizzare un lavoro di alta qualità diventa più difficile, soprattutto con l'aumentare dei partner esterni coinvolti.
Se fai parte del team creativo di una grande azienda e collabori con diverse agenzie per realizzare progetti di marketing, devi mettere in atto un processo intelligente. Fortunatamente, Dropbox aiuta a sistematizzare la raccolta, la collazione e la distribuzione delle risorse del brand.
Sistematizzare le risorse
Il primo punto da stabilire quando si crea un archivio di risorse è cosa deve includere esattamente. Fai un elenco, prendendo in considerazione elementi come loghi, tagline, linee guida sullo stile, documenti relativi ai messaggi, modelli di documenti e altro ancora. È meglio fornire alle agenzie esterne più risorse di quelle che ritieni possano servire, in modo che l'attesa di ricevere una tagline o un file SVG approvato non diventi un collo di bottiglia durante la produzione.
A questo punto, devi creare la struttura delle cartelle, pensando bene alle cartelle superiori e alle sottocartelle in cui saranno contenute le risorse. Ad esempio, una cartella superiore intitolata Risorse digitali con una sottocartella destinata ai loghi e una alle tagline. Per fare una distinzione ancora più specifica, la cartella dei loghi potrebbe avere delle sottocartelle in cui i loghi sono suddivisi per dimensione o utilizzo. Certo, sicuramente avrai comunicato agli interessati che questo marchio secondario è quello che il team usa per i social, ma è comunque meglio etichettare e sistematizzare tutto, in modo da evitare le domande dell'ultimo minuto.
Inserimento di tag e raccolta delle risorse
Inoltre, assicurati di utilizzare i tag per le cartelle. Puoi anche creare facilmente una cartella con automazione che aggiunge automaticamente i tag a tutti i contenuti che vengono salvati al suo interno, in modo che siano più facili da trovare in futuro. Ad esempio, aggiungendo il tag #RisorsaDigitale alla cartella Risorse digitali, ad ogni file presente al suo interno viene assegnato questo tag, compresi i file che verranno salvati in futuro. Il tag #Logo aggiunto alla cartella dei loghi farà la stessa cosa per i file contenuti in quella sottocartella. Un sistema di aggiunta dei tag intelligente consente di risparmiare tempo in futuro.
Ora, per quanto riguarda la sistemazione delle risorse nel posto giusto, utilizzando una richiesta di file, è possibile chiedere ai colleghi di caricare file specifici, che verranno posizionati automaticamente nel posto giusto, anche se la persona non possiede un account Dropbox (sebbene sarebbe opportuno!). È sufficiente creare la richiesta di file, inviarla e osservare come le risorse confluiscano esattamente dove devono essere. Ogni cosa si troverà al suo posto.
Riservatezza
La gestione delle autorizzazioni, che consiste nello stabilire chi è il proprietario dei contenuti, chi può modificarli e chi può solo visualizzarli, è una questione da definire caso per caso. Tuttavia, qualunque sia la decisione, è facile da implementare. La modifica del livello di accesso, l'annullamento della condivisione, la possibilità di condividere i contenuti con nuove persone e altre funzionalità sono tutte a portata di clic. Inoltre, la crittografia di livello enterprise di Dropbox e la protezione con password aiutano a mantenere le risorse al sicuro, indipendentemente da chi vi accede.
Inviare le risorse in modo sicuro
L'archivio delle risorse è stato creato: ottimo. Il passo successivo è distribuire ai partner le risorse che devono utilizzarle o fornire loro l'accesso all'account Dropbox interno dell'organizzazione, in modo che le agenzie esterne possano utilizzare le risorse necessarie. Ci sono diversi modi per farlo in modo sicuro e protetto.
Con Dropbox, condividere un file o una cartella è molto semplice. Non solo, ma la persona che li condivide ha il controllo su chi può visualizzare e modificare il file o la cartella in questione (chiunque abbia accesso al link, i membri del team o solo chi ha ricevuto un invito) e su chi può fornire ulteriore accesso ai contenuti. È possibile, inoltre, proteggere i file o le cartelle con password, impostare date di scadenza per i link e disabilitare i download dei file affinché nessuno possa scaricare il materiale condiviso. E, naturalmente, è sempre possibile vedere chi ha visualizzato i file o le cartelle di un account Dropbox.
Un altro modo
La seconda opzione è utilizzare Dropbox Transfer per inviare la copia di un file o di una cartella a un partner esterno. Basta fare clic su "Invia una copia" nel menu a tendina Condividi, quindi inviare i contenuti tramite link o via email. Con Transfer, è possibile anche proteggere i contenuti con password, impostare una data di scadenza e ricevere le notifiche quando i file vengono scaricati, per una maggiore sicurezza e visibilità sullo stato delle risorse.
Organizzare e distribuire le risorse del brand non deve essere un'operazione difficile o spaventosa. Un metodo ponderato, l'aggiunta di intelligenti e una condivisione sicura aiuteranno qualsiasi organizzazione e i relativi partner del settore marketing a collaborare per realizzare un lavoro splendido e d'impatto.
