การเป็นส่วนหนึ่งของทีมครีเอทีฟในองค์กรขนาดใหญ่หมายถึงการทำงานกับสินทรัพย์จำนวนมาก ทรัพยากรมากมาย และพันธมิตรหลายราย ซึ่งถือเป็นเรื่องดีอย่างมากเพราะหมายความว่างานสามารถเกิดขึ้นได้หลายจุดพร้อมกัน เอเจนซีรายหนึ่งกำลังสร้างวิดีโอสำหรับแคมเปญใหม่ สตูดิโอกำลังทำงานในส่วนของหนังสืออิเล็กทรอนิกส์เรื่องความเป็นผู้นำทางความคิดและสุนทรพจน์ของผู้บริหารสำหรับการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น บริษัทการตลาดดิจิทัลกำลังสร้างสรรค์แพ็คเกจเนื้อหาที่ได้รับการสนับสนุนซึ่งจะเปิดตัวบนเว็บไซต์และแพลตฟอร์มโซเชียลของนิตยสารยอดนิยม
แต่ก็ทำให้หลายอย่างซับซ้อนขึ้นเช่นกันเพราะมีหลายส่วนที่กำลังดำเนินการอยู่ สินทรัพย์ต้องได้รับการจัดระเบียบอย่างรอบคอบและค้นหาได้ง่าย คนที่เหมาะสมจะต้องสามารถเข้าถึงสินทรัพย์เหล่านี้ได้ และต้องป้องกันคนไม่ดีไม่ให้สามารถดูสิ่งที่ไม่ควรเห็นได้ พันธมิตรภายนอกจำเป็นต้องรู้ว่าตนเองมีโลโก้ แบบอักษร และแม่แบบชุดสไลด์ที่ถูกต้อง หากไม่มีชิ้นส่วนและสินทรัพย์ที่เรียบง่ายเหล่านี้และไม่มีความปลอดภัย การสร้างงานคุณภาพสูงจะเป็นเรื่องยากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจำนวนพันธมิตรภายนอกเพิ่มมากขึ้น
หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของทีมครีเอทีฟในบริษัทขนาดใหญ่และทำงานร่วมกับเอเจนซีจำนวนมากในส่วนของสินทรัพย์ด้านการตลาด คุณคงต้องสร้างกระบวนการที่ชาญฉลาด โชคดีที่ Dropbox สามารถช่วยจัดระบบการรวบรวม การจัดเรียง และการกระจายทรัพยากรของแบรนด์ได้
การจัดระบบสินทรัพย์
สิ่งแรกที่ต้องพิจารณาเมื่อสร้างที่เก็บสินทรัพย์คือควรเก็บอะไรไว้บ้าง สร้างรายการ พิจารณาสิ่งต่างๆ เช่น โลโก้ คำโปรย แนวทางของรูปแบบ เอกสารการส่งข้อความ แม่แบบเอกสาร และอื่นๆ คุณควรมอบสินทรัพย์ให้กับเอเจนซีภายนอกมากกว่าที่คุณคิดว่าเอเจนซีจะต้องการ แล้วคอยดูไม่ให้คำโปรยหรือไฟล์ SVG ที่ได้รับอนุมัติเป็นปัญหาติดขัดในระหว่างการผลิต
จากนั้นก็เป็นเรื่องของการตั้งค่าโครงสร้างโฟลเดอร์ พิจารณาจากโฟลเดอร์ระดับบนสุด จากนั้นจึงเป็นโฟลเดอร์ย่อยที่จะใช้เก็บสินทรัพย์เฉพาะ บางทีโฟลเดอร์ระดับบนสุดอาจมีชื่อว่าสินทรัพย์ดิจิทัล โดยมีโฟลเดอร์ย่อยหนึ่งโฟลเดอร์สำหรับโลโก้ และอีกโฟลเดอร์หนึ่งสำหรับกราฟิกคำโปรย ก้าวไปอีกระดับโดยอาจเพิ่มโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์โลโก้สำหรับโลโก้ตามขนาดหรือการใช้งาน แน่นอนว่าคุณบอกไว้แล้วว่าเครื่องหมายรองนี้เป็นสิ่งที่ทีมใช้สำหรับโซเชียล แต่ทางที่ดีควรติดป้ายกำกับและจัดระบบเพื่อไม่ให้มีคำถามเข้ามาในนาทีสุดท้าย
การติดแท็กและการรวบรวมสินทรัพย์
อย่าลืมใช้แท็กสำหรับโฟลเดอร์ด้วย การสร้างโฟลเดอร์อัตโนมัติที่จะเพิ่มแท็กไปยังสิ่งที่อยู่ในโฟลเดอร์นั้นโดยอัตโนมัตินั้นเป็นเรื่องง่าย และช่วยทำให้ค้นหาสินทรัพย์ได้อย่างง่ายดายในอนาคต ยกตัวอย่างเช่น การเพิ่มแท็ก #DigitalAsset ไปยังโฟลเดอร์สินทรัพย์ดิจิทัลนั้นหมายความว่าสินทรัพย์ทั้งหมดในโฟลเดอร์จะได้รับแท็กนี้ รวมถึงส่วนที่เพิ่มไปยังโฟลเดอร์ย่อยใดๆ ในอนาคตด้วย การเพิ่ม #Logo ไปยังโฟลเดอร์โลโก้ก็จะให้ผลแบบเดียวกันกับทุกอย่างที่อยู่ในโฟลเดอร์ย่อยนั้น ระบบการติดแท็กอัจฉริยะช่วยประหยัดเวลาในภายหลังได้
ทีนี้มาพูดถึงการย้ายสินทรัพย์ไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง เมื่อใช้การขอไฟล์ คุณสามารถขอให้เพื่อนร่วมงานอัพโหลดไฟล์ที่ต้องการได้ ซึ่งจะไปอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ แม้ว่าเพื่อนร่วมงานจะไม่มี Dropbox เป็นของตัวเอง (ถึงแม้ว่าควรจะมีก็ตาม) เพียงแค่ทำการขอไฟล์ ส่งไฟล์ไป และรอดูสินทรัพย์ย้ายไปยังจุดที่ควรอยู่ได้เลย ทุกอย่างจะอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม
มีเพียงคุณที่เห็น
การจัดการสิทธิ์ เช่น การพิจารณาว่าใครเป็นเจ้าของ ใครสามารถแก้ไขได้ และใครสามารถดูได้ จะเป็นการพิจารณาเป็นกรณีๆ ไป แต่ไม่ว่าจะตัดสินใจอย่างไรก็สามารถปรับใช้ได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถเปลี่ยนระดับการเข้าถึง ยกเลิกการแบ่งปัน อนุญาตให้คนอื่นแบ่งปันกับผู้คนใหม่ๆ และใช้ฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติมได้ในคลิกเดียวเท่านั้น นอกจากนี้ การเข้ารหัสระดับองค์กรที่ Dropbox รวมถึงตัวเลือกการป้องกันด้วยรหัสผ่านยังช่วยรักษาสินทรัพย์ให้ปลอดภัยอย่างรัดกุม ไม่ว่าใครจะสามารถเข้าถึงได้ก็ตาม
ส่งสินทรัพย์อย่างปลอดภัย
เมื่อสร้างที่เก็บสินทรัพย์เรียบร้อยแล้ว ก็ได้เวลาทำขั้นตอนต่อไป นั่นก็คือการกระจายสินทรัพย์ให้กับพันธมิตรที่ต้องการใช้หรือให้สิทธิ์การเข้าถึงยัง Dropbox ภายในองค์กร เพื่อให้เอเจนซีภายนอกสามารถใช้ทรัพยากรได้ มีหลายวิธีที่สามารถทำได้อย่างปลอดภัยและวางใจได้
เมื่อใช้ Dropbox การแบ่งปันโฟลเดอร์หรือไฟล์ก็เป็นเรื่องง่าย ยิ่งไปกว่านั้น คนที่แบ่งปันก็สามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถดูและแก้ไขโฟลเดอร์หรือไฟล์ได้บ้าง ไม่ว่าจะเป็นคนที่มีลิงก์ สมาชิกในทีม หรือเฉพาะคนที่มีคำเชิญเท่านั้น รวมถึงควบคุมคนที่สามารถให้การเข้าถึงเพิ่มเติมได้ด้วย นอกจากนี้ยังสามารถป้องกันโฟลเดอร์หรือไฟล์ด้วยรหัสผ่าน กำหนดวันที่หมดอายุสำหรับลิงก์ และปิดการดาวน์โหลดเพื่อไม่ให้ใครสามารถดาวน์โหลดเนื้อหาที่แบ่งปันได้ และแน่นอนว่าสามารถดูว่าใครที่เข้ามาดูโฟลเดอร์หรือไฟล์ใดๆ ในบัญชี Dropbox ได้เสมอ
อีกทางเลือกหนึ่ง
ตัวเลือกที่สองคือการใช้ Dropbox Transfer ในการส่งสำเนาไฟล์หรือโฟลเดอร์ให้กับพันธมิตรภายนอก เพียงคลิก "ส่งสำเนา" ในเมนูดรอปดาวน์ของการแบ่งปัน จากนั้นให้ส่งทางลิงก์หรืออีเมล นอกจากนี้ เมื่อใช้ Transfer คุณยังมีตัวเลือกในการป้องกันด้วยรหัสผ่าน กำหนดวันที่หมดอายุ และรับการแจ้งการดาวน์โหลดเพื่อความปลอดภัยเพิ่มเติมและการมองเห็นสถานะของสินทรัพย์
การจัดระเบียบและการกระจายทรัพยากรของแบรนด์ไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องยากหรือน่ากลัว วิธีการที่รอบคอบ การติดแท็กอัจฉริยะ และการแบ่งปันที่ปลอดภัยจะช่วยให้องค์กรและพันธมิตรทางการตลาดขององค์กรสามารถสร้างผลงานที่สวยงามและยิ่งใหญ่ร่วมกันได้
