Бути частиною творчої команди у великій організації означає працювати з великою кількістю активів, ресурсів і партнерів. Це чудово, бо означає, що робота може здійснюватися на кількох фронтах одночасно. Одна агенція робить відеозапис для нової кампанії. Студія працює над електронною книгою, присвяченою інтелектуальному лідерству, та супровідною промовою керівника для майбутньої конференції. Фірма, що спеціалізується на цифровому маркетингу, створює пакет спонсорського вмісту, який буде запущено на вебсайті популярного журналу та соціальних платформах.
Але це також ускладнює ситуацію, тому що є дуже багато рухомих частин. Активи мають бути ретельно організовані та легко доступні для пошуку. Потрібні люди повинні мати до них доступ, а зловмисникам потрібно завадити бачити те, чого їм бачити не слід. Зовнішні партнери повинні знати, що вони мають правильний логотип, шрифт і шаблон презентації. Якщо ці прості елементи та активи не встановлені та не захищені, створення високоякісної роботи стає все складнішим, особливо зі збільшенням кількості зовнішніх партнерів.
Якщо ви є частиною творчої команди у великій компанії і працюєте з кількома агенціями над маркетинговими активами, ви хочете налаштувати гнучкий процес. На щастя, Dropbox може допомогти систематизувати збір, упорядкування та розповсюдження ресурсів бренду.
Систематизація ресурсів
Під час створення сховища активів слід враховувати по‑перше те, що саме має бути включено до нього. Складіть список. Враховуйте речі, як-от логотипи, слогани, посібники зі стилю, документи для обміну повідомленнями, шаблони документів тощо. Краще надати зовнішнім агенціям більше ресурсів, ніж, на вашу думку, їм може знадобитися. Тоді очікування затвердженого слогану або SVG‑файлу не буде стримуючим фактором під час виробництва.
Далі справа за налаштуванням структури папок. Розглянемо папки верхнього рівня, а потім підпапки, в яких знаходитимуться певні ресурси. Можливо, папка верхнього рівня називається «Цифрові ресурси» з однією підпапкою для логотипів та іншою для графічних слоганів. Якщо піти ще далі, папка з логотипом може мати підпапки для логотипів за розміром або використанням. Звісно, ви сказали їм, що цей другорядний знак команда використовує для соціальних мереж, але краще позначити це та систематизувати, щоб не виникало питань в останню мить.
Позначення та збір ресурсів
Також обов'язково використовуйте мітки для папок. Легко створити автоматизовану папку, яка автоматично додаватиме мітку до всього, що буде розміщено в ній, що полегшить пошук ресурсів у подальшому. Наприклад, додавання мітки #DigitalAsset до папки «Цифрові ресурси» означає, що кожен ресурс у папці отримає цю мітку, а також все, що буде додано до будь‑якої підпапки в подальшому. Додавання мітки #Logo до папки «Логотип» зробить те саме для всього, що міститься в цій підпапці. Інтелектуальна система позначення міткою згодом заощаджує час.
Тепер про розміщення ресурсів у потрібних місцях. За допомогою запиту файлів можна попросити колег передати певні документи, які автоматично потраплять у потрібне місце, навіть якщо у користувача немає власного Dropbox (хоча мали б!). Просто зробіть запит файлів, надішліть його за призначенням і спостерігайте, як ресурси опиняються там, де вони мають бути. Усе на своїх місцях.
Не для розповсюдження
Керування дозволами— тобто визначення того, хто є власником, хто може редагувати та хто може переглядати — залежить від кожного конкретного випадку, але яким би не було рішення, це легко впровадити. Зміну рівня доступу, відмову від спільного доступу, надання спільного доступу новим користувачам та додаткові функціональні можливості можна отримати лише в один клік. Крім того, шифрування корпоративного рівня в Dropbox, а також опції захисту паролем допомагають зберігати ресурси в безпеці, незважаючи на те, в кого є доступ.
Безпечне надсилання ресурсів
Створено сховище ресурсів. Гаразд, гаразд, гаразд. Наступним кроком є розповсюдження ресурсів серед партнерів, які потребують їх використання, або надання доступу до внутрішнього Dropbox організації, щоб сторонні агенції могли використовувати ресурси. Існує кілька способів зробити це безпечно та надійно.
Завдяки Dropbox легко надати спільний доступ до папки або файлу. Ще краще те, що особа, яка надає спільний доступ, може контролювати всіх, хто може переглядати та редагувати папку чи файл: тих, хто має посилання, учасників команди або лише тих, хто має запрошення, а також тих, хто може надавати подальший доступ. Також можна захистити паролем папки чи файли, встановити термін дії посилань і заборонити завантаження, щоб ніхто не зміг завантажити матеріали, до яких надається спільний доступ. І, звичайно, завжди можна побачити, хто переглядав будь‑які папки чи файли в обліковці Dropbox.
Ще один спосіб
Другим варіантом є використання Dropbox Transfer, щоб надіслати копію файлу чи папки зовнішньому партнеру. Просто натисніть «Надіслати копію» у розкривному меню «Поділитися», а потім надішліть за посиланням або електронною поштою. У Transfer також є можливість захистити його паролем, встановити термін дії та отримувати сповіщення про завантаження для додаткової безпеки та перегляду стану ресурсів.
Упорядкування та розповсюдження ресурсів бренду не повинно бути складною чи викликаючою переляк справою. Продуманий метод, розумні позначення та безпечний обмін допоможуть будь‑якій організації та її маркетинговим партнерам створити красиву, ефективну спільну роботу.
