Menjadi bagian dari tim kreatif di organisasi besar berarti Anda akan bekerja dengan banyak aset, sumber daya, dan mitra. Hal ini bagus, karena artinya pekerjaan dapat diselesaikan di berbagai bidang sekaligus. Satu agensi sedang membuat video untuk kampanye baru. Sebuah studio sedang mengerjakan eBook kepemimpinan pemikiran dan pidato penyerta eksekutif untuk konferensi yang akan datang. Perusahaan pemasaran digital sedang membuat paket konten bersponsor yang akan diluncurkan di situs web majalah populer dan platform sosial.
Namun, hal itu juga membuat segalanya menjadi lebih kompleks karena ada begitu banyak hal yang rumit. Aset perlu diatur dengan cermat dan agar mudah ditemukan. Orang yang tepat harus dapat mengaksesnya, dan aktor jahat harus dicegah untuk melihat apa pun yang tidak seharusnya mereka lihat. Mitra luar perlu mengetahui bahwa mereka memiliki logo, font, dan templat presentasi yang benar. Jika bagian dan aset sederhana ini tidak ada dan tidak aman, menciptakan pekerjaan berkualitas tinggi menjadi lebih sulit, terutama karena jumlah mitra eksternal bertambah.
Jika Anda adalah bagian dari tim kreatif di perusahaan besar dan bekerja dengan sejumlah agensi pemasaran aset, Anda ingin menyiapkan proses yang cerdas. Untungnya, Dropbox dapat membantu sistematisasi pengumpulan, penyusunan, dan pendistribusian sumber daya merek.
Sistematisasi aset
Hal pertama yang perlu dipertimbangkan saat membuat repositori aset adalah apa yang sebenarnya harus disertakan. Buat daftar. Pertimbangkan berbagai hal termasuk logo, slogan, pedoman gaya, dokumen perpesanan, templat dokumen, dan lainnya. Sebaiknya Anda memberi agensi eksternal lebih banyak aset daripada yang Anda pikir mungkin mereka butuhkan—maka menunggu slogan yang disetujui atau file SVG tidak akan menjadi hambatan selama produksi.
Setelah itu, Anda dapat menyiapkan struktur folder. Pertimbangkan untuk menggunakan folder tingkat atas, lalu subfolder tempat menyimpan aset tertentu. Mungkin folder tingkat atas disebut Aset digital dengan satu subfolder untuk logo dan satu lagi untuk slogan grafis. Selanjutnya, folder logo dapat memiliki subfolder untuk logo berdasarkan ukuran atau penggunaan—tentu saja, Anda memberi tahu bahwa tanda sekunder inilah yang digunakan tim untuk sosial, tetapi yang terbaik adalah memberi label dan melakukan sistematisasi sehingga tidak ada pertanyaan saat pekerjaan hampir selesai.
Memberi tag dan mengumpulkan aset
Pastikan untuk menggunakan tag pada folder juga. Sangat mudah untuk membuat folder otomatis yang akan secara otomatis menambahkan tag ke file apa pun yang ditempatkan di folder tersebut. Hal ini akan memudahkan pencarian aset di masa mendatang. Misalnya, menambahkan tag #DigitalAsset ke folder Aset Digital berarti setiap aset di folder tersebut akan mendapatkan tag tersebut, serta apa pun yang ditambahkan ke subfolder mana pun di masa mendatang. Tag #Logo untuk folder Logo akan melakukan hal yang sama bagi semua yang ada di subfolder itu. Sistem tag yang cerdas menghemat waktu nantinya.
Sekarang, tentang memasukkan aset ke tempat yang benar. Dengan menggunakan permintaan file, Anda dapat meminta rekan kerja untuk mengunggah file tertentu—yang secara otomatis akan masuk ke tempat yang benar—meskipun mereka tidak memiliki Dropbox sendiri. (Meskipun mereka seharusnya punya!) Cukup buat permintaan file, kirimkan, dan perhatikan saat aset masuk ke tempat yang seharusnya. Semuanya ada di tempat yang tepat.
Perlu diperhatikan
Mengelola izin—yaitu, menentukan siapa pemilik, siapa yang dapat mengedit, dan siapa yang dapat melihat—dilakukan dengan mempertimbangkan kondisi individu, tetapi apa pun keputusannya akan mudah diterapkan. Mengubah tingkat akses, berhenti berbagi, mengizinkan orang lain berbagi dengan orang baru, dan fungsi tambahan dapat dilakukan hanya dengan sekali klik. Selain itu, enkripsi tingkat perusahaan di Dropbox serta opsi perlindungan kata sandi membantu menjaga keamanan dan keselamatan aset—siapa pun yang memiliki akses.
Mengirim aset dengan aman
Repositori aset dibuat. Baiklah. Langkah berikutnya, mendistribusikan aset kepada mitra yang perlu menggunakannya atau memberikan akses ke Dropbox internal organisasi; sehingga lembaga eksternal dapat menggunakan sumber daya. Ada banyak cara untuk melakukan ini dengan aman dan nyaman.
Dengan Dropbox, berbagi folder atau file menjadi mudah. Lebih baik lagi, orang yang berbagi dapat mengontrol siapa yang dapat melihat dan mengedit folder atau file—yang memiliki tautan, anggota tim, atau hanya yang diundang—serta siapa yang dapat memberikan akses lebih lanjut. Anda juga dapat melindungi folder atau file dengan kata sandi, menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk tautan, dan menonaktifkan unduhan sehingga tidak ada yang dapat mengunduh materi yang dibagikan. Tentu saja, melihat siapa yang telah melihat folder atau file apa pun di akun Dropbox selalu mungkin dilakukan.
Cara lain
Opsi kedua adalah menggunakan Dropbox Transfer untuk mengirimkan salinan file atau folder ke mitra eksternal. Cukup klik "Kirim salinan" di dropdown Bagikan, lalu kirim melalui tautan atau email. Dengan Transfer, Anda memiliki opsi untuk melindungi file dengan kata sandi, menetapkan tanggal kedaluwarsa, dan menerima notifikasi unduhan untuk keamanan lebih lanjut dan visibilitas status aset.
Mengatur dan mendistribusikan sumber daya merek tidak harus sulit atau menakutkan. Metode yang cermat, pemberian tag yang cerdas, dan berbagi yang aman akan membantu organisasi mana pun dan mitra pemasarannya menciptakan kerja sama yang baik dan berdampak.
