Å være en del av et kreativt team i en stor organisasjon innebærer jobbing med mange ressurser og mange partnere. Det er flott, fordi det betyr at jobben kan skje på flere fronter samtidig. Et byrå lager en video til en ny kampanje. Et studio jobber med en e-bok om tankeledelse og den tilhørende talen som en leder skal holde på en konferanse. Et digitalt markedsføringsbyrå lager en sponset innholdspakke som skal lanseres på nettsiden til et populært magasin og på sosiale plattformer.
Men det gjør også ting mer komplisert, fordi det er så mye som skal skje. Ressursene må organiseres på en gjennomtenkt måte, slik at de blir lette å finne. De rette menneskene må få tilgang til dem, og tvilsomme personer må forhindres fra å se noe de ikke bør se. Eksterne partnere må vite at de har riktig logo, skrifttype og presentasjonsmal. Hvis disse enkle delene og ressursene ikke er på plass – og sikre – blir det vanskeligere å utføre kvalitetsarbeid, særlig når antallet eksterne partnere øker.
Hvis du er en del av et kreativt team i en stor bedrift og jobber med flere byråer om markedsføringsressurser, trenger du en smart prosess. Heldigvis kan Dropbox hjelpe deg med å systematisere innhenting, sammenstilling og distribusjon av merkevareressurser.
Systematisering av ressurser
Det første du må tenke på når du skal opprette et ressursforråd er nøyaktig hva som skal være inkludert. Lag en liste. Tenk på ting som for eksempel logoer, slagord, stilguider, meldingsdokumenter og dokumentmaler. Det kan være lurt å gi eksterne byråer flere ressurser enn du tror de trenger. Da oppstår det ingen flaskehalser fordi du venter på et godkjent slagord eller en SVG-fil i produksjonsfasen.
Derfra handler alt om å konfigurere en mappestruktur. Du kan vurdere overordnede mapper med undermapper som inneholder bestemte ressurser. En slik overordnet mappe kan hete «digitale ressurser», med én undermappe for logoer og en annen for grafiske slagord. Tar du det et skritt lenger, kan logomappen ha undermapper med logoer etter størrelse eller bruksområde. Selv om du har fortalt teamet at de skal bruke den forenklede logoen i sosiale medier, er det best å merke og systematisere for å unngå spørsmål i siste liten.
Merking og innhenting av ressurser
Pass på å merke mapper også. Det er enkelt å opprette en automatisert mappe som merker alt som blir lagt i den mappen automatisk. Da blir det enkelt å finne ressurser senere. Hvis du for eksempel merker mappen for digitale ressurser med #digitalressurs, blir alle ressurser i den mappen merket med det, samt alt som legges til i en undermappe senere. Merker du logomappen med #logo, skjer det samme med alt innhold i den undermappen. Med et smart system for merking sparer du tid senere.
Så må du sørge for at ressursene havner på rett sted. Bruker du filanmodninger, kan du be kolleger laste opp gitte filer, som så automatisk legger seg på rett sted, selv om de ikke har en egen Dropbox-konto. (Men det burde de ha!) Bare opprett en filanmodning og send den, så vil du få se at ressursene legger seg der de skal. Alt er på rett sted.
Kun for dine øyne
Å administrere tillatelser, det vil si fastsette hvem som er eieren, hvem som kan redigere og hvem som kan se, må skje i hvert enkelt tilfelle, men er uansett enkelt å implementere. Du kan endre tilgangsnivå, fjerne deling, la andre dele med nye personer, samt bruke enda flere funksjoner, med bare et klikk. I tillegg har Dropbox kryptering på bedriftsnivå, samt alternativer for passordbeskyttelse som sikrer ressursene dine, uansett hvem som har tilgang.
Send ressurser på en sikker måte
Du har opprettet et ressursforråd. Så bra. Neste trinn er å distribuere ressursene til partnere som har bruk for dem eller gi tilgang til en organisasjons interne Dropbox-konto for at eksterne byråer skal kunne bruke ressursene. Det er mange sikre måter å gjøre dette på.
Med Dropbox er det enkelt å dele en fil eller mappe. Ikke bare det, den som deler kan kontrollere hvem som kan se og redigere filen eller mappen – de som har en kobling, teammedlemmer eller bare de som er invitert – samt hvem som kan gi videre tilgang. Det er også mulig å passordbeskytte mapper eller filer, angi utløpsdatoer for koblinger og deaktivere nedlastninger, slik at ingen kan laste ned delt materiale. Og selvsagt er det alltid mulig å se hvem som har sett filer og mapper i en Dropbox-konto.
En annen måte
Et annet alternativ er å bruke Dropbox Transfer for å sende en kopi av en fil eller mappe til en ekstern partner. Bare klikk på «send kopi» i delingsmenyen, og send via en kobling eller på e-post. Med Transfer er det også mulig å passordbeskytte, angi utløpsdato og motta nedlastningsvarslinger, for økt sikkerhet og innsyn i status for ressurser.
Det trenger ikke være vanskelig eller skummelt å organisere og distribuere merkevareressurser. Med en gjennomtenkt metode, smart merking og sikker deling blir det enklere for organisasjoner og markedsføringspartnere å skape vakkert og virkningsfullt arbeid sammen.
