Att vara en del av ett kreativt team i en stor organisation innebär att arbeta med massor av tillgångar, resurser och partner. Det här är roligt, eftersom det betyder att arbetet kan utvecklas på flera fronter samtidigt. En byrå gör en video för en ny kampanj. En studio arbetar med en tankeledande e-bok och en VD:s tal på en kommande konferens. En digital marknadsbyrå skapar ett sponsrat innehållspaket som kommer att lanseras på en populär tidningswebbplats och på sociala plattformar.
Men det gör också saker mer komplexa eftersom det finns så många rörliga delar. Tillgångarna måste vara noggrant organiserade och lätt att hitta. Rätt personer måste kunna komma åt dem, och illasinnade aktörer måste förhindras från att se något de inte borde. Externa partner måste veta att de har rätt logotyp, font och presentationsbilder. Om dessa enkla delar och tillgångar inte finns på plats – och skyddas – blir det svårare att skapa förstklassigt arbete, särskilt när antalet externa partner växer.
Om du är en del av ett kreativt team på ett stort företag och arbetar med ett antal byråer kring marknadsföringstillgångar måste du skapa en smart process. Lyckligtvis kan Dropbox hjälpa till att systematisera insamling, sortering och distribution av varumärkesresurser.
Systematisera tillgångar
Det första du bör fundera på när du ska skapa ett tillgångsarkiv är exakt vad som ska ingå. Gör en lista. Tänk på saker som logotyper, taglines, stilriktlinjer, kommunikationsdokument, dokumentmallar med mera. Det är bättre att du ger dina externa byråer mer än vad du tror att de kan behöva – då kommer det inte uppstå flaskhalsar under produktionen när de måste vänta på en godkänd tagline eller SVG-fil.
Därifrån handlar det om att skapa en mappstruktur. Börja med mappar på toppnivå och sedan undermappar där specifika tillgångar kommer att bo. En toppnivåmapp kanske heter Digitala tillgångar med en undermapp för logotyper och en annan för grafiska taglines. Om du går ett steg längre kan logotypmappen ha undermappar för logotyper efter storlek eller användning – ja, du har berättat för dem att det här sekundära ordmärket är vad teamet använder på sociala medier, men det är bäst att också märka upp och systematisera detta så att det inte finns några tvivel i elfte timmen.
Märka och samla in tillgångar
Se till att använda taggar också för mappar. Det är enkelt att skapa en automatiserad mapp som automatiskt lägger till taggen till allt som placeras i den mappen, så att rätt tillgång blir lätt att hitta i framtiden. Om du till exempel lägger till taggen #DigitalTillgång i mappen ”Digitala tillgångar” betyder det att alla tillgångar i mappen får denna tagg, liksom allt som läggs till i en undermapp i framtiden. #Logo för Logo-mappen gör samma sak för allt som finns i den undermappen. Ett intelligent taggningssystem sparar tid i ett senare skede.
Nästa steg är att få tillgångarna till rätt plats. Med en filinlämning är det möjligt att be kollegor att ladda upp specifika filer – som automatiskt hamnar på rätt plats – också om avsändarna inte har Dropbox. (Även om de borde!) Skapa bara en filinlämning, skicka iväg den och se hur tillgångarna hamnar där de ska vara. Allt på rätt plats.
Endast för dina ögon
Att hantera behörigheter – alltså att bestämma vem som är ägare, vem som får redigera och vem som får titta – görs från fall till fall, men oavsett beslut är rätt behörigheter enkla att implementera. Ändra åtkomstnivå, avsluta delning, låt andra dela med nya människor och ytterligare funktionaliteter finns bara ett klick bort. Dessutom bidrar Dropbox-kryptering i företagsklass och lösenordsskydd till att hålla tillgångarna säkra och skyddade –vem som än har åtkomst.
Skicka tillgångar på ett säkert sätt
Tillgångsdatabas skapad. OK, OK, OK. Nästa steg är att distribuera tillgångarna till partner som behöver använda dem eller ge åtkomst till en organisations interna Dropbox så att externa byråer kan använda resurserna. Det finns flera sätt att göra detta på, alltid tryggt och säkert.
Med Dropbox är det enkelt att dela en mapp eller fil. Ännu bättre är att personen som delar kan styra vem som kan visa och redigera mappen eller filen – personen med länken, teammedlemmarna eller bara den som har en inbjudan – samt vem som kan ge ytterligare åtkomst. Det är också möjligt att lösenordsskydda mappar eller filer, ge länkar utgångsdatum och inaktivera nerladdningar så att ingen kan ladda ner det delade materialet. Och självklart är det alltid möjligt att se vem som har tittat på mappar eller filer i ett Dropbox-konto.
Ett annat sätt
Ett andra alternativ är att använda Dropbox Transfer för att skicka en kopia av en fil eller mapp till en extern partner. Klicka bara på ”Skicka en kopia” i delningsrullgardinsmenyn och skicka sedan via länk eller e-post. Med Transfer finns det också möjlighet att göra allt lösenordsskyddat, ställa in ett utgångsdatum och få nedladdningsaviseringar, vilket ger ytterligare säkerhet och översikt över tillgångarnas status.
Att organisera och distribuera varumärkesresurser behöver inte vara svårt eller läskigt. En genomtänkt metod, smart taggning och säker delning hjälper alla organisationer och dess marknadsföringspartner skapa vackert arbete med hög effekt tillsammans.
