Als Teil eines Kreativteams in einem großen Unternehmen arbeiten Sie mit vielen Assets, Ressourcen und Partnern. Das ist großartig: So kann an mehreren Projekten gleichzeitig gearbeitet werden. Eine Agentur erstellt ein Video für eine neue Kampagne. Ein Studio arbeitet an einem E-Book über Thought Leadership und der dazugehörigen Rede für eine bevorstehende Konferenz. Ein Unternehmen für digitales Marketing erstellt ein Paket mit gesponserten Inhalten für die Website und die Social-Media-Plattformen eines beliebten Magazins.
Gleichzeitig wird die Arbeit so komplexer: Assets müssen sorgfältig organisiert und leicht auffindbar sein. Die richtigen Personen brauchen Zugriff, aber böswillige Dritte dürfen keinesfalls Zugriff erhalten. Externe Partner müssen wissen, welches das richtige Logo, die richtige Schriftart und die richtige Präsentationsvorlage ist. Wenn diese Ressourcen nicht aufzufinden und nicht sicher sind, wird es schwieriger, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten – vor allem, je mehr externe Partner involviert sind.
Als Teil eines Kreativteams in einem großen Unternehmen, das mit mehreren Agenturen an Marketing-Assets zusammenarbeitet, brauchen Sie einen intelligenten Prozess. Glücklicherweise hilft Dropbox dabei, Markenressourcen systematisch zu sammeln, zusammenzustellen und zu verteilen.
Assets systematisch verwalten
Als Erstes sollten Sie beim Erstellen eines Asset-Repositorys wissen, was genau enthalten sein soll. Machen Sie am besten eine Liste. Denken Sie an Assets wie Logos, Slogans, stilistische Richtlinien, Nachrichten, Vorlagen und mehr. Geben Sie externen Agenturen lieber Zugriff auf mehr Assets als sie auf den ersten Blick benötigen – dann müssen Sie nicht während der Produktion auf einen genehmigten Slogan oder eine SVG-Datei warten.
Schließlich muss nur noch die Ordnerstruktur eingerichtet werden. Eine Möglichkeit ist, einen übergeordneten Ordner zu erstellen, der Unterordner für bestimmte Assets enthält. Vielleicht heißt der übergeordnete Ordner „Digitale Assets“ mit einem Unterordner für Logos und einem anderen für grafische Slogans. Zur weiteren Organisation können Sie Unterordner im Logo-Ordner für die Sortierung von Logos nach Größe oder Verwendung erstellen. Natürlich haben Sie der Agentur mitgeteilt, welche Logos z. B. für soziale Medien verwendet werden, aber am besten kennzeichnen und sortieren Sie sie, damit es kurz vor Schluss keine Fragen mehr gibt.
Assets sammeln und taggen
Verwenden Sie auch Tags für Ordner. Erstellen Sie einfach einen automatisierten Ordner, der Tags automatisch zu allem hinzufügt, was in diesem Ordner abgelegt wird. So wird das Auffinden von Assets vereinfacht. Wenn ein #DigitalAsset-Tag zum Ordner „Digitale Assets“ hinzugefügt wird, erhält jedes Asset im Ordner dieses Tag. Das gilt auch für alles, das in Zukunft in Unterordnern von „Digitale Assets“ abgelegt wird. Ein #Logo für den Logo-Ordner funktioniert für die jeweiligen Unterordner genauso. Ein solches intelligentes Tagging-System spart später Zeit.
Jetzt müssen Assets den richtigen Personen zugeordnet werden. Bitten Sie Ihre Kollegen mit einer Dateianfrage darum, bestimmte Dateien hochzuladen, die automatisch an der richtigen Stelle abgelegt werden – auch wenn Ihre Kollegen keine eigene Dropbox haben. (Obwohl wir das nur empfehlen können.) Stellen Sie einfach die Dateianfrage und sehen Sie zu, wie die Assets dort erscheinen, wo sie hingehören. So ist alles am richtigen Platz.
Für Sie persönlich
Das Verwalten von Berechtigungen – festzulegen, wer Eigentümer ist und wer Lese- und Schreibzugriff hat– muss je nach Einzelfall entschieden werden. Aber in jedem Fall können Berechtigungen ganz einfach festgelegt werden. Funktionen wie die Zugriffsebene ändern, die Freigabe aufheben und Assets mit neuen Personen teilen sind nur einen Klick entfernt. Darüber hinaus tragen die Verschlüsselung auf Unternehmensniveau von Dropbox sowie die Optionen für Passwortschutz dazu bei, dass Ihre Assets sicher und geschützt sind – unabhängig davon, wer Zugriff hat.
Assets sicher versenden
Asset-Repository erfolgreich erstellt. Der erste Schritt ist geschafft. Jetzt der nächste: Verteilen Sie die Assets an die Partner, die sie brauchen, oder erteilen Sie Zugriff auf die interne Dropbox einer Organisation, damit externe Agenturen die Ressourcen nutzen können. Dafür gibt es mehrere sichere Möglichkeiten.
Mit Dropbox ist es ganz einfach, einen Ordner oder eine Datei zu teilen. Die freigebende Person kann sogar den Lese- und Schreibzugriff präzise steuern – alle Personen mit dem Link, Teammitglieder oder nur diejenigen mit einer Einladung – und auch bestimmen, wer weiteren Zugriff gewähren kann. Sie können auch Ordner oder Dateien mit Kennwortschutz versehen, Ablaufdaten für Links festlegen und Downloads der freigegebenen Assets deaktivieren. Natürlich können Sie auch immer sehen, wer auf Ordner oder Dateien in einem Dropbox-Konto zugegriffen hat.
Möglichkeit 2
Alternativ können Sie Dropbox Transfer verwenden, um eine Kopie einer Datei oder eines Ordners an einen externen Partner zu senden. Klicken Sie einfach im Drop-down-Menü „Teilen“ auf „Kopie senden“ und senden Sie sie dann per Link oder E-Mail. Transfer bietet auch Optionen für Passwortschutz, das Festlegen eines Ablaufdatums und für Download-Benachrichtigungen. So können Sie immer über die Sicherheit und den Status der Assets informiert sein.
Das Organisieren und Verteilen von Markenressourcen kann ganz unkompliziert sein: Mit einer durchdachten Methode, intelligentem Tagging und sicherem Teilen kann jede Organisation zusammen mit ihren Marketingpartnern ansprechende, wirkungsvolle Projekte erstellen.
