Når man er del af et kreativt team i en stor organisation, arbejder man med mange forskellige typer materialer, mange ressourcer og mange samarbejdspartnere. Det er en god ting, fordi så kan arbejdet foregå på flere områder på samme tid. Det ene bureau optager video til en ny kampagne. Et andet arbejder på en virksomhedsleders e-bog om lederskab og et relateret oplæg til en kommende konference. Et digitalt marketingfirma er ved at skabe en pakke med sponseret indhold, der skal lanceres på et populært tidsskrifts website og sociale medier.
Men det gør også tingene mere komplekse, fordi der er så mange ting, der kan ændre sig. Materialet skal være velorganiseret og let at finde. De rigtige personer skal kunne få adgang til det, og nysgerrige udenforstående skal forhindres i at se noget, de ikke bør se. Eksterne partnere skal være sikre på, at de har det rigtige logo, den korrekte skrifttype og designskabelon. Hvis disse enkle dele og materialer ikke er på plads – og beskyttet – bliver svære at skabe kreativt arbejde af høj kvalitet – især når antallet af eksterne partnere vokser.
Hvis du er en del af et kreativt team i en stor virksomhed og samarbejder med et antal bureauer om markedsføringsmaterialer, har du brug for at skabe en smart proces. Heldigvis kan Dropbox hjælpe med at systematisere indsamling, kombinering og distribuering af brandressourcer.
Systematisering af materialer
Den første ting, du skal overveje, når du opretter en materialesamling, er, hvad der præcist skal inkluderes. Lav en liste. Tænk på ting som logoer, slogans, styleguides, specifikke dokumenter, dokumentskabeloner og meget mere. Det er bedre at give dine eksterne bureauer flere materialer, end du tror, de har brug for – så er det ikke en flaskehals under produktionen at vente på et godkendt slogan eller en SVG-fil.
Derefter er det afgørende at etablere mappestrukturen. Overvej at bruge overordnede mapper og derefter undermapper, som skal indeholde de specifikke materialer. Måske er der en mappe på øverste niveau, der hedder Digitale materialer, med en undermappe til logoer og en anden til grafiske slogans. Hvis du går et skridt videre, kan logomappen have undermapper til logoer efter størrelse eller anvendelse – du har selvfølgelig fortalt dem, at dette sekundære tag er det, som teamet bruger til sociale formål, men det er bedst at angive det og systematisere det, så der ikke er ubesvarede spørgsmål i ellevte time.
Tagging og indsamling af materialer
Sørg også for at bruge tags til mapper. Det er nemt at oprette en automatiseret mappe, som automatisk tilføjer tags til alt, der er placeret i denne mappe, så det bliver nemt at finde materialerne i fremtiden. Hvis du f.eks. tilføjer tagget #Digitaltmateriale til mappen Digitalt materiale, betyder det, at alle aktiver i mappen får dette tag, og at alt, der tilføjes til en undermappe i fremtiden, også får dette tag. Med tagget #Logo for mappen Logo sker det samme for alt, hvad der lægges i denne undermappe. Et intelligent taggingsystem sparer tid senere.
Nu, hvor vi taler om at få materialerne på rette plads. Ved hjælpe af en filanmodning kan du bede kolleger om at uploade bestemte filer – som automatisk bliver placeret det rigtige sted – selv om kollegerne ikke selv bruger Dropbox. (Det burde de selvfølgelig!) Du skal bare oprette filanmodningen, sende den af sted, og se, hvordan materialerne lander, hvor de skal. Alting på rette plads.
Hvem kigger med?
Håndtering af tilladelser – dvs. at styre, hvem er ejer, hvem der kan redigere og hvem der kan se indhold – afhænger altid af den enkelte sag, men det er nemt at implementere. Når du vil ændre adgangsniveau, fjerne deling, lade andre dele med nye personer og flere andre, er det kun et enkelt klik væk. Desuden hjælper avanceret kryptering i Dropbox sammen med mulighederne for adgangskodebeskyttelse med at holde materialerne i sikkerhed – uanset hvem der har adgang.
Send materialer sikkert
Så er materialearkivet oprettet! Glimrende! Næste skridt er at sende materialet ud til partnere, der skal bruge dem, eller give adgang til en organisations interne Dropbox, så eksterne bureauer kan bruge ressourcerne. Det kan gøres på flere måder – ganske sikkert og trygt.
Med Dropbox er det nemt at dele en mappe eller fil. Ydermere kan den person, der deler, kontrollere, hvem der kan se og redigere mappen eller filen – personer med linket, teammedlemmer eller kun personer med en invitation – og også hvem der kan give yderligere adgang. Det er også muligt at beskytte mapper eller filer med adgangskode, angive udløbsdatoer for links og deaktivere download, så ingen kan downloade det delte materiale. Og det er selvfølgelig altid muligt at se, hvem der har set mapper eller filer på en Dropbox-konto.
En anden metode
En anden mulighed er at bruge Dropbox Transfer til at sende en kopi af en fil eller mappe til en ekstern partner. Du skal bare klikke på "Send en kopi" i rullemenuen Del og derefter sende via link eller e-mail. Med Transfer er der også mulighed for at beskytte filen med en adgangskode, angive en udløbsdato og modtage meddelelser om download, så du får yderligere sikkerhed og indblik i materialernes status.
Det behøver ikke at være en svær eller overvældende opgave at organisere og distribuere brandressourcer. Med en velovervejet metode, smart tagging og sikker deling kan enhver organisation og dens marketingpartnere med at skabe flotte og effektive kampagner sammen.
