Fazer parte de uma equipe criativa em uma grande organização significa trabalhar com muito material, muitos recursos e muitos parceiros. O bom disso é que o trabalho pode acontecer em várias frentes ao mesmo tempo. Uma agência faz um vídeo para uma nova campanha. Um estúdio trabalha em um eBook sobre liderança de pensamento e no discurso de acompanhamento de um executivo para uma conferência. Uma empresa de marketing digital cria um pacote de conteúdo patrocinado que será lançado no site e nas plataformas sociais de uma famosa revista.
Mas tudo também se torna mais complexo devido às muitas partes envolvidas. É preciso organizar o material com cuidado para poder encontrá-lo com facilidade. Pessoas certas precisam conseguir acessá-los, e pessoas específicas precisam ser impedidas de ver qualquer coisa que não deva. Os parceiros externos precisam saber que estão com o logo, a fonte e o modelo de apresentação corretos. Se essas partes e materiais não estiverem no lugar certo, em segurança, fica mais complicado criar um trabalho de alta qualidade, especialmente conforme o número de parceiros externos aumenta.
Se você faz parte de uma equipe criativa em uma grande empresa e trabalha com várias agências nos materiais de marketing, o melhor a fazer é configurar um processo inteligente. Felizmente, o Dropbox ajuda você a sistematizar a coleta, a reunião e a distribuição de recursos da marca.
Sistematização do material
O primeiro aspecto a considerar ao criar um repositório de material é exatamente o que incluir nele. Faça uma lista. Considere itens como logos, slogans, diretrizes de estilo, documentos de mensagens, modelos de documentos, etc. É melhor proporcionar às agências externas mais material do que você acha que elas podem precisar, assim a espera pela aprovação de um slogan ou por um arquivo SVG não provoca interrupções na produção.
Depois disso, é hora de configurar a estrutura de pastas. Considere as pastas de nível superior, depois as subpastas onde ficarão materiais específicos. Uma pasta de nível superior possa se chamar Material digital, com uma subpasta para logos e outros slogans gráficos, por exemplo. A pasta do logo, por sua vez, pode ter subpastas para logos por tamanho ou uso. Você informou os funcionários que essa marca secundária é a que a equipe usa para as redes sociais, mas é melhor rotulá-la e sistematizá-la para que não haja dúvidas de última hora.
Marcar e reunir o material
Certifique-se de usar tags para pastas também. É fácil criar uma pasta automatizada que adiciona automaticamente a tag a tudo que é guardado na pasta, facilitando a localização de materiais específicos no futuro. Por exemplo, ao adicionar uma tag #MaterialDigital à pasta dos materiais digitais, todos os materiais na pasta receberão essa tag, bem como qualquer item adicionado a qualquer subpasta no futuro. A tag #Logo na pasta Logo terá o mesmo efeito para todos os itens desta subpasta. Com um sistema de marcação inteligente você economiza tempo no futuro.
Agora, como colocar materiais específicos nos lugares certos. Ao usar uma solicitação de arquivo, você consegue solicitar aos colegas que enviem arquivos específicos, que automaticamente são levados para o local correto, mesmo que eles não tenham uma conta do Dropbox. (Embora devessem ter!) Basta fazer a solicitação do arquivo, enviá-la e observar os materiais indo direto para os lugares certos. Tudo no seu devido lugar.
Apenas para você
Gerenciar permissões, ou seja, determinar quem tem a propriedade, quem pode editar e quem pode visualizar, é algo a se decidir caso a caso, mas, seja qual for o resultado, é fácil de implementar. Alterar o nível de acesso, cancelar o compartilhamento, permitir que outras pessoas compartilhem com novas pessoas e funcionalidades adicionais dependem de um clique. Além disso, a criptografia de categoria empresarial no Dropbox, bem como as opções de proteção por senha, ajudam a manter os materiais seguros e protegidos, não importa quem tenha acesso.
Envie materiais com segurança
Repositório de material criado. Certo, certo, certo. Próxima etapa, distribuir o material aos parceiros que precisam usá-los ou fornecer acesso ao Dropbox interno de uma organização; para que as agências externas possam usar os recursos. Existem várias maneiras de fazer isso, todas com segurança e proteção.
Com o Dropbox, é fácil compartilhar uma pasta ou arquivo. Melhor ainda, a pessoa que está compartilhando pode controlar quem pode visualizar e editar a pasta ou o arquivo: aqueles com o link, os membros da equipe ou apenas as pessoas com um convite? É possível controlar também quem pode fornecer acesso adicional. Outra opção é proteger pastas ou arquivos com senha, definir prazos de validade para links e desabilitar downloads para que ninguém possa baixar o material compartilhado. Claro, também é possível ver quem visualizou qualquer pasta ou arquivo em uma conta do Dropbox.
Outra opção
Uma segunda opção é usar o Dropbox Transfer para enviar uma cópia de um arquivo ou de uma pasta para um parceiro externo. Basta clicar em "Enviar uma cópia" no menu suspenso Compartilhar e enviá-la por link ou e-mail. Com o Transfer, há também a opção de proteger o item por senha, definir um prazo de validade e receber notificações de download para maior segurança e visibilidade do status dos materiais.
É possível descomplicar a organização e distribuição dos recursos de marca. Um método cuidadoso, uma marcação inteligente e um compartilhamento seguro ajudam qualquer organização e seus parceiros de marketing a criar trabalhos bonitos e impactantes em conjunto.
