大規模な組織のクリエイティブ チームに所属していれば、業務で多数のアセット、リソース、パートナーと関わることになります。それによって一度に複数の方面で業務を実行できるため、これは素晴らしいことです。ある代理店は新しいキャンペーン用の動画を作成し、あるスタジオはソート リーダーシップの e ブックと某エグゼクティブが近々会議で使うスピーチに取り組み、あるデジタル マーケティング会社は、人気雑誌のウェブサイトとソーシャル プラットフォームで公開予定のスポンサード コンテンツ パッケージを作成できます。
その一方で、あまりにも流動的な要素が多いため、状況はより複雑になります。アセットは見つけやすいよう慎重に整理しておく必要があります。適切なユーザーがこれらにアクセスできるようにし、権限のない第三者が見るべきでないものは一切表示できないようにする必要があります。また外部のパートナーが、どのロゴ、フォント、プレゼンテーション テンプレートを使えば良いのかわかるようにする必要もあります。こういった一つひとつの要素やアセットが、安全な状態であるべき場所になければ、質の高い成果物を作成するのは、特に外部のパートナーが増えるほど難しくなります。
大規模な企業のクリエイティブ チームにいて、多数の代理店とともにマーケティング アセットに取り組んでいるなら、スマートなプロセスを構築しておくといいでしょう。幸いにも、Dropbox はブランド リソースの収集、照合、配布の体系化に役立ちます。
アセットの体系化
アセット リポジトリの作成で最初に検討すべきことは、具体的に何を含めるかです。リストを作り、ロゴ、キャッチコピー、スタイル ガイドライン、メッセージ ドキュメント、ドキュメント テンプレートなどを検討します。代理店には必要以上に多くのアセットを提供しましょう。そうすれば、承認済みキャッチコピーや SVG ファイル待ちで制作が滞ることもありません。
そしてここからは、フォルダ構造の設定がすべてです。まずは最上位フォルダ、続いて特定のアセットを入れるサブフォルダを検討します。たとえば、最上位フォルダをデジタル アセットとし、ロゴとグラフィック キャッチコピー用にサブフォルダを 1 つずつ作ります。ロゴ フォルダに、さらにサブフォルダを作り、ロゴをサイズや使用方法ごとに分けることもできます。すでに「このセカンダリ マークはチームがソーシャルで使用するものだ」と周囲に伝えてあったとしても、ラベル付けして体系化しておくのが一番です。そうすれば土壇場で問題が起こることもありません。
アセットのタグ付けと収集
フォルダでタグを活用するのもお忘れなく。フォルダ内のすべてのファイルに自動的にタグを追加する自動フォルダは、簡単に作成でき、将来アセットを見つけやすくなります。たとえば、デジタル アセットのフォルダに #DigitalAsset タグを追加すると、フォルダ内のすべてのアセットと、それ以降に追加されるすべてのサブフォルダのファイルに、#DigitalAsset タグが追加されます。同様にロゴのフォルダに #Logo を追加すると、サブフォルダ内のすべてのファイルに #Logo タグが追加されます。インテリジェントなタグ付けシステムを築いておけば、将来的に時間を節約できます。
次に、アセットを適切な場所に保存する方法です。ファイル リクエストを利用すれば、特定のファイルをアップロードするよう同僚に依頼でき、ファイルは自動的に適切な場所に移動されます。同僚に Dropbox アカウントがなくても大丈夫です（あるに越したことはありませんが）。ファイル リクエストを作成して送るだけで、アセットは適切な場所に移動し、あるべき場所にすべて保存されます。
機密ファイル
所有者、編集者、閲覧者の決定など、権限の管理は個々の状況に応じますが、どんな決定であれ適用は簡単です。アクセス レベルの変更、共有の解除、他のユーザーによる新たなユーザーとの共有、そして追加機能にすぐに対応できます。さらに Dropbox のエンタープライズ レベルの暗号化とパスワード保護のオプションによって、誰がアクセスできるかに関係なく、アセットの安全性とセキュリティを確保することができます。
アセットの安全な送信
アセット リポジトリを作成できたら、次のステップですね。アセットを必要としているパートナーにアセットを配布するか、組織の社内 Dropbox へのアクセス権限を付与します。それにより外部の代理店もリソースを利用できるようになります。これを安全かつ確実に行う方法は複数あります。
Dropbox では、簡単にフォルダやファイルを共有できます。さらに、共有者はフォルダやファイルを表示し編集できるユーザーを指定（リンクを送付した相手、チーム メンバー、招待されたユーザー限定など）できるだけでなく、他のアクセス権限を付与できるユーザーも管理できます。またフォルダやファイルをパスワードで保護したり、リンクの有効期限を設定したり、共有した資料のダウンロードを無効化したりすることも可能です。そしてもちろん、Dropbox アカウントにあるすべてのフォルダやファイルに関して、いつでも閲覧者を確認できます。
その他の方法
もう 1 つのオプションとして、Dropbox Transfer を利用し、フォルダやファイルのコピーを外部のパートナーに送信できます。その方法は、［共有］プルダウンで［コピーを送信］をクリックし、リンクまたはメールで送信するだけです。Dropbox Transfer ではパスワード保護、有効期限の設定、ダウンロード通知の受け取りも可能なので、セキュリティとアセット ステータスの可視性を強化できます。
ブランド リソースの整理と配布は難しく危険であるとは限りません。慎重な手法、スマートなタグ付け、安全な共有を活用すれば、どんな組織やマーケティング パートナーでも連携し、美しくインパクトのある成果物を生み出すことができるのです。
