身為大型組織創意團隊的成員，必須處理大量素材和資源，並與眾多合作夥伴協作。多方同時進行工作對於組織來說十分完美。一間機構正在為新活動製作影片、一間工作室正在製作思想領導力電子書，以及撰寫一名主管於即將到來的會議所用的演講稿、一間數位行銷公司正在製作將在熱門雜誌網站和社交平台上發布的贊助內容套件。
儘管如此，許多的變數卻也讓事情變得更複雜；這些變數包含，素材必須周到嚴謹地整理且易於尋找、只能讓相關人員存取素材，也需防堵不肖人士看到不該看的內容、必須提供正確的標誌、字型和簡報範本給外部合作夥伴。如果上述資料和素材沒有放在對的位置且未受到保護，則創造高品質的工作成果會變得更困難，且困難度會隨著外部合作夥伴數量增加而變得更高。
如果您是大型公司創意團隊的成員，在行銷素材方面與多間機構通力合作，則須設立一個智慧流程。幸好，Dropbox 能協助您將收集、整理和發布品牌資源的流程系統化。
將素材系統化
建立素材儲存庫時，首先必須考慮究竟該存放哪些內容。請先建立清單，並將標誌、標語、樣式指南、傳訊文件、文件範本等內容列入考量。建議您向外部機構提供素材時，所涵蓋的素材數量盡可能比預設需求還多，如此一來，就不會因等待標語或 SVG 檔案獲核准而導致生產階段出現瓶頸。
接下來，重點就在於設立資料夾結構。建議先設立頂層資料夾，再來是存放特定素材的子資料夾。假設將頂層資料夾命名為數位素材，其中一個子資料夾稱為標誌，另一個子資料夾則稱為圖像標語。若要再進一步設定，標誌資料夾可以依標誌大小或用途劃分為不同子資料夾。您可能已經向外部機構說明，工作團隊會將這個次要標記應用於社群，但仍建議您新增標籤並將其系統化，如此便能確保在最後一刻也能萬無一失。
收集素材並為素材新增標籤
請務必也針對資料夾使用標籤。建立一個自動化資料夾很簡單，資料夾會自動將標籤新增至其中任何內容，以利未來輕鬆定位素材。舉例來說，將 #DigitalAsset 標籤新增至數位素材資料夾，即代表該資料夾中的每個素材以及未來新增至其子資料夾中的任何素材都會獲得相同標籤。同理，若將 #Logo 標籤新增至標誌資料夾，也會為這個子資料夾中的所有內容新增相同標籤。善用智慧標籤系統，能協助您後續節省寶貴時間。
現在，來看看如何將素材存放至正確位置。利用檔案請求功能，即使同事沒有 Dropbox 帳戶，也能要求他們上傳特定檔案，而這些檔案會自動存放至正確位置。(話雖如此，強烈建議他們都要擁有 Dropbox 帳戶！)只須發出檔案請求，等待檔案傳輸，就能看到素材最終存放至正確位置。所有檔案都將適得其所。
確保只有您可以檢視
管理使用權限，即決定誰是擁有者、誰可以編輯以及誰可以檢視，通常視具體情況而定，但無論選擇哪種使用權限，都能輕鬆實行。只須按一下即可變更存取權限層級、取消共享、讓他人與更多對象共享以及選擇其他功能。此外，運用 Dropbox 企業級加密技術以及密碼保護選項，無論存取對象是誰，都能確保素材安全無虞。
安全傳送素材
我們已經建立素材儲存庫。好啦！那麼下一步，就是發布素材供需要的合作夥伴使用，或提供對於組織內部 Dropbox 的存取權限，以便外部機構使用這些資源。有多種方法可以安全可靠地達成此目標。
Dropbox 可讓您輕鬆地共享資料夾或檔案。更棒的是，共享內容的人有權控制誰可以檢視及編輯資料夾或檔案 (知道連結的人、工作團隊成員或僅限受邀者)，以及誰可以提供進一步存取權限。您還可以設定密碼保護資料夾或檔案、設定連結的到期日，甚至停用下載功能，讓任何人都無法下載共享的資料。當然，您隨時都能查看曾經檢視 Dropbox 帳戶中任何資料夾或檔案的對象。
其他方法
第二個選項是使用 Dropbox Transfer 將檔案或資料夾的複本傳送給外部合作夥伴。只須按一下 [共享] 下拉式選單中的 [傳送複本]，就能透過連結或電子郵件傳送。有了 Transfer，還可以選擇設定密碼保護、設定到期日及接收下載通知，進一步強化安全防護並讓素材狀態一目瞭然。
整理及發佈品牌資源其實可以輕鬆無比、無所畏懼。只要善加利用周詳的方法、智慧標籤和安全共享，便能協助任何組織與行銷合作夥伴共同締造完美、影響深遠的作品。
