Deel uitmaken van een creatief team bij een grote organisatie betekent dat je met veel middelen en partners werkt. Dit is geweldig, omdat dit betekent dat er op meerdere fronten tegelijk kan worden gewerkt. Eén bureau maakt een video voor een nieuwe campagne. Een studio werkt aan een e-boek over kennisleiderschap en de bijbehorende speech van een leidinggevende voor een aankomende conferentie. Een digitaal-marketingbedrijf maakt een pakket met gesponsord materiaal dat op de website en sociale platforms van een populair tijdschrift wordt gelanceerd.
Maar het maakt de zaken ook ingewikkelder, doordat er zoveel bewegende delen zijn. Materiaal moet zorgvuldig worden georganiseerd en eenvoudig te vinden zijn. Daarnaast moeten alleen de juiste personen er toegang toe hebben en kwaadwillenden worden belet iets te zien wat ze niet mogen zien. Externe partners moeten er zeker van zijn dat ze het juiste logo, het juiste lettertype en de juiste presentatiesjabloon hebben. Als deze eenvoudige stukken en middelen niet voorhanden en veilig zijn, wordt het lastig om werk van hoge kwaliteit te maken, vooral als het aantal externe partners toeneemt.
Als je deel uitmaakt van een creatief team bij een groot bedrijf en met een aantal bureaus aan marketingmiddelen werkt, wil je een slim proces opzetten. Gelukkig kan Dropbox je helpen bij het systematisch verzamelen, ordenen en distribueren van merkmiddelen.
Materiaal systematiseren
Het eerste waar je bij het opzetten van een opslagplaats voor materiaal over na moet denken, is wat er precies in moet komen. Maak een lijst. Denk aan zaken als logo's, slogans, stijlrichtlijnen, documenten voor de berichtgeving, documentsjablonen en meer. Je kunt je externe bureaus beter meer materiaal geven dan ze nodig hebben. Op die manier vormt het wachten op een goedgekeurde slogan of SVG-bestand geen knelpunt tijdens de productie.
Vervolgens is het belangrijk om een mappenstructuur op te zetten. Denk aan mappen op het hoogste niveau en dan aan submappen waarin specifiek materiaal wordt opgeslagen. Noem de map op het hoogste niveau bijvoorbeeld Digitaal materiaal, met daarin een submap voor logo's en een andere submap voor grafische slogans. Als je nog een stap verder gaat, zou je in de map voor logo's submappen kunnen maken voor logo's van verschillende formaten of die voor verschillende toepassingen worden gebruikt. Uiteraard heb je iedereen verteld dat dit secundaire merkteken door het team wordt gebruikt voor sociale media, maar het is handiger om het te labelen en te systematiseren, zodat er op het laatste moment geen vragen opdoemen.
Materiaal taggen en verzamelen
Zorg ervoor dat je ook voor mappen tags gebruikt. Het is eenvoudig om een geautomatiseerde map te maken die automatisch aan alles wat in die map wordt geplaatst de tag toevoegt, zodat het in de toekomst makkelijk is om materiaal terug te vinden. Door bijvoorbeeld aan de map Digitaal materiaal de tag #Digitaalmateriaal toe te voegen, krijgt al het materiaal in die map deze tag, evenals alles wat in de toekomst aan die submap wordt toegevoegd. Een #Logo in de map Logo doet hetzelfde voor alles wat in die submap staat. Een intelligent taggingsysteem bespaart later tijd.
Nu moet je ervoor zorgen dat materiaal op de juiste locatie terechtkomt. Met behulp van een bestandsaanvraag is het mogelijk om collega's te vragen specifieke bestanden te uploaden, die automatisch naar de juiste locatie gaan, zelfs als verzenders geen eigen Dropbox heeft. (Hoewel ze dat wel zouden moeten hebben natuurlijk!) Maak gewoon een bestandsaanvraag, stuur deze op en zie met eigen ogen hoe materiaal op de juiste locatie terechtkomt. Alles bevindt zich op de juiste plek.
Alleen voor jou bestemd
Machtigingen beheren, oftewel bepalen wie de eigenaar is, wie kan bewerken en wie er toegang toe heeft, doe je per geval. Dit is echter eenvoudig te implementeren, wat je beslissing ook is. Met slechts één klik kun je het toegangsniveau wijzigen, het delen stoppen, anderen met nieuwe personen laten delen en nog veel meer. Bovendien houden de versleuteling op ondernemingsniveau van Dropbox en de mogelijkheden voor wachtwoordbeveiliging je materiaal veilig en beveiligd, ongeacht wie er toegang toe heeft.
Materiaal veilig verzenden
Opslagplaats voor materiaal gemaakt. Oké, goed. De volgende stap is het distribueren van het materiaal naar partners die het moeten gebruiken of het verlenen van toegang tot de interne Dropbox van een organisatie, zodat externe bureaus het materiaal kunnen gebruiken. Er zijn verschillende manieren waarop je dit veilig en beveiligd kunt doen.
Met Dropbox is het eenvoudig om een map of bestand te delen. Sterker nog, degene die deelt, kan bepalen wie de map of het bestand kan bekijken en bewerken: personen met de link, teamleden of alleen degenen die een uitnodiging hebben ontvangen. Daarnaast kun je bepalen wie verdere toegang kan verlenen. Het is ook mogelijk om mappen of bestanden met een wachtwoord te beveiligen, vervaldatums voor links in te stellen en downloads uit te schakelen, zodat niemand het gedeelde materiaal kan downloaden. En natuurlijk is het altijd mogelijk om te zien wie mappen of bestanden in een Dropbox-account heeft bekeken.
Alternatieve manier
Een tweede optie is om Dropbox Transfer te gebruiken om een kopie van een bestand of map naar een externe partner te sturen. Klik in het vervolgkeuzemenu Delen gewoon op 'Een kopie verzenden' en verstuur deze dan via een link of e-mail. Met Transfer is er ook een optie om de download met een wachtwoord te beveiligen, een vervaldatum in te stellen en downloadmeldingen te ontvangen voor meer beveiliging en zicht op de status van het materiaal.
Het organiseren en distribueren van merkmiddelen hoeft niet moeilijk of afschrikwekkend te zijn. Een doordachte methode, slim taggen en veilig delen helpen elke organisatie en haar marketingpartners om samen mooi, impactvol werk te maken.
