Bycie członkiem zespołu kreatywnego w dużej organizacji oznacza pracę z wieloma materiałami, zasobami i partnerami. To doskonała okazja do rozwoju, ponieważ projekty są realizowane w wielu miejscach jednocześnie. Jedna z agencji przygotowuje film na potrzeby nowej kampanii. Studio pracuje nad e-bookiem dotyczącym świadomego przywództwa i przemówieniem, które kierownik ma wygłosić na zbliżającej się konferencji. Firma zajmująca się marketingiem cyfrowym tworzy pakiet treści sponsorowanych, które zostaną umieszczone na stronie internetowej i platformach społecznościowych popularnego magazynu.
Praca w takim zespole wiąże się jednak również z większą złożonością. Zasoby muszą być przemyślanie zorganizowane i łatwe do znalezienia. Dostęp do nich powinny mieć tylko odpowiednie osoby, a podejrzanym użytkownikom należy uniemożliwić zobaczenie tego, czego nie powinni oglądać. Partnerzy zewnętrzni muszą wiedzieć, że mają prawidłowe logo, czcionkę i szablon. Jeśli te elementy i zasoby nie znajdują się we właściwym miejscu i nie są bezpieczne, tworzenie wysokiej jakości materiałów staje się coraz trudniejsze – zwłaszcza gdy rośnie liczba partnerów zewnętrznych.
Jeśli jesteś członkiem zespołu kreatywnego w dużej firmie i współpracujesz z wieloma agencjami nad zasobami marketingowymi, warto przygotować inteligentny proces. Na szczęście Dropbox może pomóc usystematyzować gromadzenie, zestawianie i rozsyłanie zasobów marki.
Systematyzowanie zasobów
Pierwszą rzeczą do rozważenia przy tworzeniu repozytorium zasobów jest to, co dokładnie powinno się w nim znaleźć. Przygotuj listę. Uwzględnij takie elementy jak logo, slogany, wytyczne w zakresie stylu, dokumenty dotyczące komunikatów czy szablony dokumentów. Lepiej jest przekazać agencjom zewnętrznym więcej zasobów, niż zakładasz, że będą potrzebować – wtedy oczekiwanie na zatwierdzony slogan lub plik SVG nie będzie stanowić wąskiego gardła na etapie produkcji.
Od tego momentu wszystko sprowadza się do skonfigurowania struktury folderów. Przygotuj foldery najwyższego poziomu, a następnie podfoldery, w których będą znajdować się konkretne zasoby. Folder najwyższego poziomu można nazwać np. „Zasoby cyfrowe” oraz umieścić w nim jeden podfolder na logo i drugi na slogany graficzne. Idąc o krok dalej, folder z logo może zawierać podfoldery z logo według rozmiaru lub zastosowania – jasne, przekazano wszystkim, że zespół używa tego dodatkowego znaku w mediach społecznościowych, ale najlepiej jest to oznaczyć i usystematyzować, aby za pięć dwunasta nie pojawiły się żadne pytania.
Tagowanie i gromadzenie zasobów
Pamiętaj, aby używać tagów również w przypadku folderów. Można łatwo utworzyć folder z automatyzacją, który automatycznie doda tag do wszystkiego, co zostanie w nim umieszczone. Ułatwi to znalezienie zasobów w przyszłości. Na przykład dodanie tagu #ZasobyCyfrowe do folderu Zasoby cyfrowe oznacza, że tag ten zostanie przypisany do każdego zasobu znajdującego się w tym folderze, a także do wszystkiego, co w przyszłości zostanie dodane do dowolnego podfolderu. Dodanie tagu #Logo do folderu Logo spowoduje to samo w odniesieniu do wszystkich elementów znajdujących się w tym podfolderze. Inteligentny system tagowania pozwala zaoszczędzić czas na późniejszych etapach.
Należy też pamiętać, że zasoby powinny trafiać w odpowiednie miejsca. Korzystając z funkcji prośby o plik można poprosić współpracowników o przesłanie określonych plików – które automatycznie trafią we właściwe miejsce – nawet jeśli współpracownicy nie mają własnego konta Dropbox (choć powinni). Wystarczy utworzyć prośbę o plik i ją przesłać, a następnie obserwować, jak zasoby trafiają tam, gdzie powinny. Wszystko znajduje się na swoim miejscu.
Tylko dla Twoich oczu
Zarządzanie uprawnieniami – tzn. określanie, kto jest właścicielem plików, kto może je edytować, a kto wyświetlać – jest kwestią indywidualną, ale niezależnie od decyzji można je łatwo wdrożyć. Zmiana poziomu dostępu, anulowanie udostępniania, pozwolenie innym na udostępnianie nowym osobom, dodatkowe funkcjonalności – wszystko to jest w zasięgu kliknięcia. Ponadto szyfrowanie klasy korporacyjnej w Dropbox oraz opcje ochrony hasłem pomagają zapewnić bezpieczeństwo zasobów niezależnie od tego, kto ma do nich dostęp.
Bezpieczne przesyłanie zasobów
Repozytorium zasobów zostało utworzone. Świetnie. Kolejnym krokiem jest rozesłanie zasobów do partnerów, którzy muszą z nich skorzystać, lub udostępnienie ich na wewnętrznym koncie Dropbox organizacji. Dzięki temu agencje zewnętrzne będą mogły ich używać. Istnieje na to wiele bezpiecznych sposobów.
Dropbox pozwala łatwo udostępnić folder lub plik. Co więcej, osoba udostępniająca może kontrolować, kto może przeglądać i edytować folder lub plik – osoby posiadające łącze, członkowie zespołu lub tylko zaproszone osoby – a także kto może zapewnić dalszy dostęp. Można również zabezpieczyć hasłem foldery lub pliki, ustawić daty wygaśnięcia łączy i wyłączyć pobieranie, aby nikt nie mógł pobrać udostępnionego materiału. Oczywiście zawsze można też sprawdzić, kto przeglądał poszczególne foldery lub pliki na koncie Dropbox.
Inny sposób
Druga opcja to wysłanie kopii pliku lub folderu do partnera zewnętrznego za pomocą Dropbox Transfer. Po prostu kliknij opcję „Wyślij kopię” w rozwijanym menu Udostępnij, a następnie wyślij ją za pośrednictwem łącza lub wiadomości e-mail. W Dropbox Transfer dostępna jest również opcja zabezpieczenia hasłem, ustawienia daty wygaśnięcia i otrzymywania powiadomień o pobraniu – funkcje te zapewniają jeszcze większe bezpieczeństwo i lepszy wgląd w stan zasobów.
Organizowanie i rozsyłanie zasobów marki nie musi być trudne ani straszne. Przemyślana metoda, inteligentne tagowanie i bezpieczne udostępnianie pomogą każdej organizacji i jej partnerom marketingowym wspólnie tworzyć atrakcyjne i skuteczne materiały.
