Formar parte del equipo creativo de una gran empresa implica trabajar con muchos materiales, recursos y socios. Es un sistema muy útil, ya que permite trabajar en varios aspectos al mismo tiempo. Una agencia se encarga de preparar el vídeo para una campaña nueva; un estudio trabaja en un eBook sobre liderazgo de opinión y en el discurso de una ejecutiva para una conferencia que se celebrará pronto, y una empresa de marketing digital se ocupa de crear un paquete de contenido patrocinado que se publicará en el sitio web y las redes sociales de una revista conocida.
La parte negativa es que, como se implica a tantas partes, pueden surgir dificultades. Por un lado, hay que organizar meticulosamente los recursos para que se puedan encontrar con facilidad. Por otro lado, los materiales tienen que estar disponibles para las personas adecuadas, y hay que impedir que quienes tengan malas intenciones puedan ver contenido que no deberían poder ver. Además, los socios externos tienen que poder comprobar que el logotipo, la fuente y la plantilla de la presentación son los correctos. Si todos estos elementos básicos no están bien organizados o protegidos, será más difícil hacer un buen trabajo, sobre todo a medida que se vaya colaborando con más socios externos.
A quienes están en el equipo creativo de una gran empresa y trabajan con muchas agencias para crear recursos de marketing les interesa seguir un proceso eficiente. Por suerte, Dropbox es muy útil a la hora de sistematizar las operaciones para recopilar, ordenar y distribuir los recursos de una marca.
Sistematizar los recursos
Lo primero que hay que tener en cuenta si se quiere crear un repositorio de recursos es qué contendrá exactamente. Hacer una lista es una buena idea. Aquí pueden entrar, por ejemplo, logotipos, mensajes, directrices de estilo, documentos de mensajería o plantillas de documentos. Es mejor que les envíes a las agencias externas más recursos de los que creas que van a necesitar. De esta manera, no habrá problemas de producción porque, por ejemplo, un eslogan o un archivo SVG no se aprueba todo lo rápido que debería.
A partir de ahí, se trata de organizar la estructura de carpetas. Piensa en las carpetas de primer nivel y en las subcarpetas que contendrán los recursos en sí. Una carpeta de primer nivel puede llamarse, por ejemplo, “Recursos digitales”. Dentro, habrá una subcarpeta para logotipos y otra para eslóganes gráficos. Si quieres profundizar en este sistema, la carpeta de logotipos puede incluir subcarpetas de logotipos por tamaño o uso. Aunque ya hayas dicho que una marca secundaria es la que usa el equipo en las redes sociales, es mejor etiquetarla y sistematizarla para que no surjan dudas de última hora.
Etiquetar y recopilar los recursos
No te olvides de usar etiquetas también para las carpetas. Una idea sencilla es crear una carpeta automatizada que se encargue automáticamente de añadir una etiqueta a todo el contenido que se coloque en ella. Así, los recursos se encontrarán sin problemas. Por ejemplo, si añades la etiqueta #RecursoDigital a la carpeta “Recursos digitales”, todos los recursos de la carpeta tendrán esa etiqueta, además de todo lo que se añada a sus subcarpetas. Con la etiqueta #Logotipo en la carpeta “Logotipos”, será lo mismo para todo el contenido de esa subcarpeta. Seguir un sistema de etiquetado eficiente permite ahorrar tiempo después.
Ahora, hablemos de colocar los recursos donde toque. Con una solicitud de archivos, es posible pedirles a los compañeros que suban archivos concretos y que estos se coloquen automáticamente en el sitio correcto aunque quienes los suban no tengan cuenta de Dropbox (eso está muy bien, pero seguro que no se arrepienten de tener una). Solo hay que crear la solicitud de archivos, enviarla y dejar que los recursos se coloquen en su sitio. Todo queda bien colocado.
Confidencialidad
Para gestionar los permisos —es decir, determinar los propietarios y quiénes pueden editar y ver el contenido—, hay que ir caso por caso. Se tome la decisión que se tome, la implementación es fácil. Con un solo clic, se puede cambiar el nivel de acceso, cancelar el uso compartido, dejar que otras personas compartan el contenido y añadir funciones extra. Además, el cifrado de nivel empresarial y la protección con contraseña de Dropbox ayudan a mantener los recursos protegidos, independientemente de quién pueda acceder a ellos.
Enviar recursos con seguridad
El repositorio de recursos está creado. ¡Muy bien! El siguiente paso es distribuir los recursos entre los socios que los necesiten o dar acceso al Dropbox interno de la organización; así, las agencias externas podrán usarlos. Hay muchas formas seguras de hacerlo.
En Dropbox, compartir una carpeta o un archivo es sencillo. Lo mejor es que la persona que comparta el contenido podrá controlar quién ve y edita la carpeta o el archivo —quienes tengan el enlace, los miembros del equipo o solo quienes tengan una invitación— y quién puede concederles acceso a otras personas. También se pueden proteger las carpetas o los archivos con contraseña, establecer fechas de vencimiento para enlaces e inhabilitar las descargas para que nadie pueda descargar el material compartido. Y, obviamente, siempre se puede consultar quién ha visto cualquier carpeta o archivo de una cuenta de Dropbox.
Otra posibilidad
Dropbox Transfer también se puede usar para enviar una copia de un archivo o una carpeta a socios externos. Solo hay que hacer clic en “Enviar una copia” en el menú desplegable Compartir y, luego, elegir la opción de enlace o la de correo electrónico. Otra de las opciones que ofrece Transfer es proteger la copia con contraseña, establecer una fecha de vencimiento y recibir notificaciones de descarga para proteger mejor los recursos y tener más visibilidad de su estado.
Organizar y distribuir los recursos de una marca no tiene por qué ser complicado ni echarte para atrás. Aplicar un método bien diseñado, etiquetar el contenido de forma eficiente y compartir los materiales con seguridad sirve para que cualquier empresa y sus socios de marketing puedan colaborar y crear un trabajo espectacular y potente.
