Як керувати роботою у віддаленому режимі за допомогою Dropbox Spaces

Керування роботою розмежованого персоналу може бути складним завданням, особливо якщо йдеться про роботу цілої команди. Дізнайтесь, як Dropbox Spaces може полегшити це завдання.

Попередній перегляд пропозиції клієнту, створеної за допомогою Dropbox Spaces

До пандемії COVID-19 найбільш стресовою частиною дня могла бути поїздка на роботу через усе місто в щільних заторах. Тепер доводиться мати справу з менш передбачуваним хаосом. З усіх боків надходять тривожні новини, а на додаток потрібно навчитися працювати абсолютно по-новому — вдома, ізольовано від своєї команди.

Можливо, ви вже маєте досвід віддаленої роботи , і вам зручно час від часу виконувати завдання вдома. Але коли вся команда відсутня в офісі на невизначений термін, це зовсім інша справа.

Раніше цього місяця Кріс Марш, директор з досліджень 451 Research, підрозділу S&P Global Market Intelligence, розповів про суттєву різницю між віддаленою роботою та розподіленою роботою.Він наголошує на тому, що компанії, які нещодавно перейшли на розподілений режим роботи, як правило, занадто покладаються на спілкування в реальному часі, як-от за допомогою чатів і відеоконференцій, тому що не мають ліпших систем для організації своєї роботи.

Навіть до того як пандемія вторглася в наше життя й миттєво змінила наш підхід до роботи, ми витрачали так багато часу, перемикаючись між електронною поштою, чатами, оновленнями статусу, хмарними документами й файлами, що було важко все відстежувати. Кожен із цих каналів надає хронологічний огляд обміну інформацією лише кількох учасників команди. 

Це призводить до створення нескінченних бункерів, що ускладнює розуміння контексту у вашій мережі — і роботу над проєктами в усій організації. Перехід на новий формат роботи лише поглибив наявні проблеми. Для вирішення цих проблем і було створено універсальну робочу область.

Із Dropbox Spaces можна використовувати одну організаційну систему замість десятка. Ви зможете виконувати пошук за типами файлів, щоб швидко знаходити те, що вам потрібно.

Нині командам у всьому світі доводиться пристосовуватися до нових форматів роботи й взаємодії, що додатково ускладнює спілкування й співпрацю. Сьогодні ми покажемо, як ваша розподілена команда може використовувати Dropbox Spaces, щоб зменшити хаос і відновити порядок у роботі, забезпечивши прозорість процесів і покращуючи розуміння того, що відбувається, для працівників.

Організуйте всі робочі процеси 

Коли всі ваші файли, папки й документи розкидані в кількох програмах, легко забути, де шукати те, що вам потрібно. Це особливо актуально нині, коли документи й записи накопичуються швидше, ніж будь-коли. 

Коли всі дані розподілено між кількома синхронними й асинхронними системами, керувати ними стає ще складніше. Ви можете пам’ятати ім’я файлу — або, принаймні, його тему —, але не пам’ятаєте, чи був він надісланий як вкладення електронної пошти, повідомлення Slack чи посилання в чаті Zoom. Зрештою доводиться шукати його скрізь. Це призводить до того, що ви витрачаєте занадто багато часу на переключення між розрізненими робочими процесами — і все заради того, щоб знайти лише один файл.

Але за допомогою Spaces ви можете зберігати різні типи вмісту в одному місці, щоб мати єдину систему для впорядкування всіх робочих процесів. Файли PDF і Photoshop можна зберігати разом із хмарними документами, як-от Google Docs або Figma. У Spaces відсутнє розділення на локальні файли й хмарні документи — усі вони доступні в одному місці. Таким чином, ви можете використовувати одну організаційну систему замість десятка. Також за її допомогою ви можете виконувати швидкий пошук за різними типами файлів.

На панелі відображаються останні документи, над якими ви працювали, а також рекомендовані файли, які можуть знадобитися для майбутніх нарад — усе зберігається впорядковано в одному місці.

Створіть контекст для свого вмісту

Коли ми використовуємо ланцюжки чату, електронної пошти й відеодзвінки, щоб повідомити про свою роботу, проблем із контекстом не уникнути. Цілі проєкту та зворотний зв’язок щодо прогресу відокремлені від фактичних робочих процесів, що створює плутанину, непорозуміння й неузгодженість.

Кожен організує роботу по-своєму. Дехто віддає перевагу електронній пошті, оскільки повідомлення легко шукати. Іншим подобається отримувати швидкі відповіді в чатах Slack. Але що більше людей в команді, то більше каналів потрібно перевірити, а отже доведеться виконати більше роботи, щоб об'єднати десятки повідомлень про ваш проєкт. 

Уявіть, що є лише один простір для централізованої роботи над проєктом. Уся взаємодія в рамках комунікації щодо проєкту відбувається не ізольовано, а в загальному контексті. Ключові етапи й терміни виконання проєкту можна переглянути на одному екрані з готовими файлами, що надає можливість краще зрозуміти масштаб проєкту та визначити пріоритети завдань.

Ось у чому полягає ідея Spaces. Цей сервіс забезпечує взаємодію й доступ до вмісту в одному місці, щоб усі працівники були в курсі своїх обов'язків і володіли всією інформацією, необхідною для їх ефективного виконання.  

Використання єдиного робочого простору, в якому викладено стратегію роботи над проєктом і терміни його виконання, надає можливість легко призначати завдання учасникам команди, відстежувати прогрес і переглядати коментарі до вмісту.

Ефективніше керування часом

Робота у віддаленому режимі може легко призвести до інформаційного перевантаження. Коли команда використовує в роботі інструменти взаємодії в реальному часі, як-от чат, вам постійно надходять сповіщення. Виникає відчуття, що вам потрібно відповісти негайно, щоб не здатися неввічливим. Через це важко зосередитися на своїх пріоритетних завданнях. 

Ефективність роботи команди також може бути знижено, що спричиняє сповільненню прогресу. Чи доводилося вам коли-небудь отримувати сповіщення Slack під час участі в нараді, яка відбувалася в Zoom? Посеред зустрічі лунає сигнал сповіщення, і ви рефлекторно відволікаєтеся, щоб перевірити його. Червоний значок зникає, тому що ви переглянули повідомлення, але після того як ви повернетеся до наради, повідомлення Slack вилітає з вашої голови. Два дні по тому колега нагадує вам, що вона все ще чекає рішення щодо цього проекту. Поширте цю ситуацію на всіх людей, з якими ви працюєте, і ви зрозумієте, які проблеми можуть виникнути в усій організації лише через забуте запитання. 

Dropbox побудовано навколо роботи, а не розмов про роботу. Ви можете відповідати на коментарі у зручний для вас час, коли будете готові. Це дає вам і вашій команді можливість спокійно працювати й думати замість того, щоб намагатися внести ще одну зустріч у календар. 

Як зазначає Деніел Канеман у книзі «Думайте швидко, вирішуйте повільно», багатьом із нас краще вдається думати в повільному, неквапливому режимі, а не під час розмови в реальному часі. Можливість коментувати окремі фрагменти проєкту без відриву від загальної картини заощаджує час, який ви раніше витрачали на розмови й зустрічі, намагаючись з'ясувати контекст. Це дає змогу використовувати робочий час більш ефективно й результативно.

Працюйте зручніше

Коли наша команда перейшла на віддалений режим роботи, більшість із нас залишили комп'ютери з великими моніторами в офісі й пересіли вдома за ноутбуки. Це був компроміс, на який ми йшли, ще не знаючи, що робота з дому може прийти в наше життя надовго. Після кількох тижнів роботи в такому режимі легко побачити когнітивну незручність, яка виникає, коли доводиться постійно переходити між програмами на 13-дюймовому екрані.

Перемикатися між створенням контенту й спілкуванням і до цього було важко, але ще важче це робити, коли доводиться вдивлятися в маленькі вікна. Вирішити цю проблему можна, об’єднавши всі інструменти в одному місці. Spaces об’єднує Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign і багато інших інструментів, які ви використовуєте в роботі, в одну робочу область. Це дає змогу виконувати більше завдань замість того, щоб переходити від одного вікна до іншого.

Анімація запропонованих вкладень файлів для календарів у Dropbox

Чотири способи працювати зручніше за допомогою Dropbox Spaces:

  • Вкладіть файли для майбутніх нарад у Zoom, щоб вони чекали там, коли ви приєднаєтеся.
  • Обговорюйте документ через Slack, перебуваючи безпосередньо в документі. 
  • Прикріпіть файл до дошки Trello.
  • Надішліть контракт або документ на підпис за допомогою HelloSign.

Навіть після того як криза, спричинена COVID-19, мине, ми продовжимо вдосконалювати підходи до роботи, щоб зробити їх більш гнучкими й динамічними. Оскільки сьогодні все більше людей використовують кілька каналів для роботи на кількох пристроях, наявність єдиного уніфікованого робочого простору матиме вирішальне значення для своєчасного інформування всіх працівників.

Щоб дізнатися більше, прочитайте ознайомлювальну статтю про Dropbox Spaces або відвідайте наш довідковий центр, щоб переглянути короткий огляд.

Дізнайтеся більше про Spaces та інші можливості, які Dropbox може запропонувати вашому бізнесу.

Звернутися до Dropbox