Будь‑яка форма роботи має свої недоліки. Віддалена робота не є винятком. Ну й що з того? Можна було б сказати. Що ж, навіть якщо зараз усе йде без перешкод, існує чимало проблем щодо обміну, використання та керування робочими файлами з дому.
- Терміни виконання. Передача проєктів клієнту або всій команді в потрібний час із дому чи офіса є проблемою, зокрема коли люди співпрацюють із різних країн або в різних часових поясах.
- Сховище. У вас великий файл проєкту, до якого потрібен регулярний доступ? Яким чином ваші дизайнери зберігатимуть такі громіздкі робочі файли? Збільшення обсягів використання даних підвищує ризики виникнення проблем.
- Безпека. Отримання необхідного рівня захисту в умовах віддаленої роботи викликає труднощі. Неможливо працювати на належному рівні безпеки без надійного хмарного сховища та рекомендацій.
- Спілкування та співпраця. Написання нотаток, надання відгуків і співпраця мають вирішальне значення під час праці вдома. Тому життєво важливим є ефективний обмін файлами
Працівники та роботодавці, фрілансери та індивідуальні підприємці вірять у віддалену роботу.
Згідно з дослідженням McKinsey, проведеним у 2022 році, 87 % працівників, яким запропонували хоча б якусь форму віддаленої роботи, скористалися цією можливістю і проводять в середньому 3 дні на тиждень, працюючи з дому.
Давайте подивимось на найкращі способи обміну файлами та розглянемо загальні поради.
Перейти до розділу:
Обмін файлами за допомогою Dropbox
Як провідна платформа для хмарного сховища та співпраці, Dropbox ідеально підходить для безпечного обміну файлами, не кажучи вже про багато інших важливих для бізнесу функцій, як‑от відновлення даних у разі втрати файлів.
Зазвичай обмін файлами за допомогою Dropbox є найбільш зручним і вигідним варіантом, особливо під час роботи вдома. Наприклад:
- можна працювати на різних операційних системах і пристроях, від телефонів Android до планшетів Apple або комп'ютерів з ОС Windows, щоб завжди мати бездоганну взаємодію з користувачем;
- Dropbox відомий своєю найкращою в галузі безпекою, що ідеально підходить для обміну та роботи з конфіденційними файлами, як‑от контракти, фінансові документи або особиста інформація клієнтів;
- співпраця з Dropbox проста, адже інструменти на кшталт Dropbox Paper надають інтуїтивно зрозумілі функції редагування в режимі реального часу, тож ви отримуєте надзвичайно ефективний робочий процес щодо спільного використання файлів і документів;
- Якщо ви працюєте з віддаленою творчою командою дизайнерів, то великі файли не є проблемою. Dropbox Transfer дозволяє переміщати файли розміром до 100 ГБ.
Можна безкоштовно спробувати Dropbox Basic з 2 ГБ простору. Платні тарифні плани починаються від 9,99 доларів США на місяць, з можливістю налаштування відповідно до ваших потреб. Зареєструйтеся та подивіться, наскільки бездоганною може бути взаємодія!
Професійна порада. Користуючись Dropbox, спробуйте DocSend. Ви можете бачити, хто переглядає ваші спільні файли, контролювати доступ і використовувати аналітику в режимі реального часу, щоб отримати інформацію, яка дозволить працювати ефективніше.
Інші способи обміну файлами зі своєю командою
Dropbox — ідеальний спосіб ділитися файлами зі своєю командою, проте бувають ситуації, коли доведеться обрати альтернативу, наприклад, якщо клієнт хоче, щоб використовували його наявне рішення.
Двома найпоширенішими альтернативними платформами, з якими ви можете зіткнутися, є Microsoft OneDrive і Google Drive.
Обмін файлами за допомогою OneDrive
OneDrive — це пропозиція Microsoft щодо хмарних сховищ. Зазвичай ви стикаєтесь із цим, працюючи з компаніями, які інвестували в Microsoft Teams, Office 365 і SharePoint як рішення для цифрового документообігу своєї компанії.
Хоча за допомогою OneDrive можна ділитися файлами зі своєю командою, він має кілька недоліків у порівнянні з Dropbox.
- Типи файлів. Багато файлів, зокрема мультимедійні дані та великі файли, не підтримуються OneDrive. Dropbox дозволяє працювати з сотнями типів файлів безпосередньо в хмарному сховищі.
- Обмеження командного сховища. За замовчуванням для кожного користувача встановлено обмеження в 1 ТБ сховища.
- Обмеженість творчих робочих процесів. Dropbox, для порівняння, підтримує аудіо та професійні відео кодеки, перегляд і додавання приміток до великих робочих файлів Adobe, коментування відеозаписів із точною прив'язкою до кадрів, більші ліміти передавання файлів (до 2 ТБ за раз), а також відновлення версії одним клацанням миші.
Звісно ж, немає жодної причини, чому компанії, яким подобається Microsoft Office, не можуть отримувати максимум переваг з обох боків, адже Dropbox бездоганно працює з програмами Microsoft 365.
Бажаєте дізнатися більше? Дивіться повні порівняльні характеристики Dropbox та OneDrive .
Обмін файлами за допомогою Google Диска
Drive — це платформа від Google для зберігання даних у хмарному сховищі, з якою, як і з аналогом від Microsoft, ви зазвичай стикаєтеся під час співпраці з клієнтами, які використовують Google Workspace.
Знову ж таки, ви можете ділитися зі своєю командою файлами, що зберігаються на Google Диску. Але це має певні обмеження.
- Обмеження на передавання файлів. Google Drive забороняє передавати додаткові файли після досягнення 750 ГБ за 24‑годинний період, тоді як у Dropbox можна синхронізувати передавання до 2 ТБ даних за раз.
- Журнал версій. У Google Диску ви маєте доступ до журналу версій лише для власних типів файлів, як‑от Docs і Sheets, тоді як Dropbox надає повний журнал для всіх форматів файлів.
- Інкрементне резервне копіювання. Чи кілька співавторів вносять невеликі локальні зміни у великі файли? У Google Диску потрібно синхронізувати весь файл щоразу, коли його переглядають, тоді як Dropbox потребує синхронізації лише даних, які було змінено; і набагато швидше!
Бажаєте дізнатися більше? Перегляньте повну порівняльну інформацію щодо Dropbox і Google Drive .
Рекомендації щодо спільного використання файлів під час роботи вдома
Який би інструмент для спільного використання ви не обрали, найкращим способом ділитися файлами з колегами є спосіб, який має сенс з точки зору безпеки, співпраці та потреб організації.
Для успішної віддаленої роботи з файлами пам'ятайте про наведені нижче поради та рекомендації.
Безпека
Нижче наведено деякі загальні рекомендації щодо безпеки при віддаленому обміні файлами або їх використанні.
- Перевірте, чи належать адреси електронної пошти до домену вашої компанії, перш ніж надавати спільний доступ.
- Навчіть учасників команди виявляти шахрайство, фішинг та інші ризики.
- Переконайтеся, що ваша служба зберігання даних у хмарі включає найсучасніші засоби захисту.
- Використовуйте безпечний диспетчер паролів, як‑от, Dropbox Passwords.
- Завжди створюйте резервні копії своїх робочих файлів. Це можна робити автоматично за допомогою Dropbox Backup.
Dropbox є ідеальним інструментом для захисту ваших файлів, навіть якщо ви стали жертвою фішингу. Дізнайтеся більше про функції безпеки Dropbox і виберіть тарифний план для особистого чи корпоративного використання вже сьогодні.
Співпраця/спільне використання
Кілька порад щодо співпраці над файлами під час роботи вдома.
- Уникайте використання електронної пошти для обміну файлами; натомість використовуйте спільні посилання з хмарного сховища.
- Налаштуйте дозволи для контролю доступу, щоб відповідні особи мали доступ до потрібних їм файлів.
- Розробіть політику компанії для підвищення обізнаності щодо захисту даних та ризиків спільного використання файлів.
- Використовуйте багатофакторну автентифікацію, щоб запобігти зломам і витоку даних.
- Використовуючи Dropbox, створюйте посилання на спільний доступ із обмеженим терміном дії.
Упорядкування
Для кращого впорядкування файлів під час віддаленої роботи спробуйте виконати наступні дії.
- Розподіліть файли за категоріями.
- Структуруйте папки за логікою, відокремлюючи папки для різних відділів, проєктів або видів діяльності.
- Використовуйте узгоджені правила іменування, зокрема дати, власників проєктів або версії.
- Використовуючи Dropbox, упорядковуйте файли за допомогою тегів.
Завдяки Dropbox численні організації змогли перейти на віддалений стиль роботи.
За допомогою Dropbox і Dropbox Sign ми можемо керувати файлами та документами в одному просторі, що дає змогу впорядкувати наші щоденні процеси й ефективніше їх виконувати.
Використовуйте Dropbox, щоб ділитися файлами з учасниками команди, працюючи з дому
Вибір платформи хмарного сховища залежить від потреб вашої команди. Dropbox являє собою стабільний та ефективний спосіб ділитися файлами, керувати ними та зберігати їх під час віддаленої роботи. Навіть коли ви перебуваєте в офісі, Dropbox надійно зберігає файли у віддаленому розташуванні.
Якщо вам потрібен надійний спосіб обміну файлами, який сприятиме запобіганню неефективності та поліпшенню робочих процесів, Dropbox є найкращим інструментом для компаній будь‑якого розміру.