Tout mode de travail implique un certain nombre de défis, et le travail à distance n’échappe pas à la règle. Vous vous demandez peut‑être en quoi consistent ces difficultés ? Même si les modes de travail à distance actuels sont fluides, il reste de nombreux défis à relever concernant le partage, l’utilisation et la gestion des fichiers professionnels lorsque vous travaillez de chez vous :
- Échéances : que vous travailliez de chez vous ou au bureau, l’envoi de projets à un client ou à toute votre équipe au bon moment est un défi, en particulier lorsque vous collaborez avec des personnes qui se trouvent dans d’autres pays ou dans des fuseaux horaires différents.
- Stockage : vous travaillez sur un fichier de projet volumineux auquel vous devez accéder régulièrement ? Vous vous demandez comment vos designers vont stocker leurs fichiers de travail qui prennent énormément de place ? Plus les données sont volumineuses, plus les risques augmentent.
- Sécurité : il est plus difficile d’obtenir le niveau de protection dont vous avez besoin lorsque vous travaillez à distance. Pour bénéficier d’une sécurité adéquate, vous avez besoin d’un stockage cloud efficace et de bonnes pratiques.
- Communication et collaboration : la prise de notes, l’envoi de commentaires et la collaboration sont essentiels lorsque vous travaillez de chez vous, il est donc vital que le partage de fichiers soit efficace.
Employés, employeurs, free‑lances et solopreneurs croient au travail à distance.
Une étude McKinsey de 2022 indique que 87 % des professionnels ayant reçu une proposition impliquant du travail à distance ont accepté cette opportunité et travaillent depuis chez eux trois jours par semaine en moyenne .
Découvrez les meilleures façons de partager vos fichiers et obtenez des conseils d’ordre général.
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Partager des fichiers avec Dropbox
En tant que plateforme de collaboration et de stockage cloud de premier plan, Dropbox est l’outil idéal pour sécuriser le partage de fichiers, mais aussi pour effectuer d’autres tâches professionnelles essentielles (comme récupérer des données en cas de perte de fichiers).
Partager des fichiers avec Dropbox est souvent l’option la plus pratique et la plus avantageuse, en particulier lorsque vous travaillez depuis chez vous :
- Vous pouvez travailler sur différents systèmes d’exploitation et appareils, des téléphones Android aux tablettes Apple en passant par les ordinateurs Windows, pour une expérience utilisateur toujours fluide.
- Dropbox est réputé pour sa sécurité de pointe, parfaite pour le partage et la gestion de fichiers sensibles tels que les contrats, les documents financiers ou les informations personnelles des clients.
- La collaboration est simple avec Dropbox, grâce à des outils tels que Dropbox Paper, qui fournissent des fonctionnalités de modification intuitives en temps réel, et qui assurent un workflow ultra efficace pour vos fichiers et documents partagés.
- Gérez facilement vos fichiers volumineux avec Dropbox : ils ne seront pas un problème si vous travaillez avec des équipes créatives et de designers à distance. Dropbox Transfer vous permet de déplacer jusqu’à 100 Go de fichiers.
Vous pouvez essayer Dropbox Basic qui fournit 2 Go d’espace de stockage gratuit. Les forfaits payants commencent à partir de 9,99 € par mois, avec des options personnalisables adaptées à vos besoins. Créez un compte et bénéficiez d’une expérience totalement fluide.
Conseil de pro : lorsque vous utilisez Dropbox, essayez DocSend. Vous pouvez savoir qui consulte vos fichiers partagés, contrôler les accès et utiliser des statistiques en temps réel afin d’obtenir des données exploitables et travailler plus efficacement.
Autres façons de partager des fichiers avec votre équipe
Même si Dropbox est idéal pour partager des fichiers avec votre équipe, dans certaines situations, vous aurez peut‑être besoin de recourir à une autre solution (par exemple, si un client vous demande d’utiliser sa solution).
Les deux autres plateformes les plus courantes que vous êtes susceptible d’utiliser sont Microsoft OneDrive et Google Drive.
Partager des fichiers avec OneDrive
OneDrive est l’offre que propose Microsoft dans le domaine du stockage cloud.Vous êtes généralement amené à l’utiliser lorsque vous travaillez avec des entreprises qui ont investi dans Microsoft Teams, Office 365 et SharePoint pour gérer leurs workflows numériques internes.
OneDrive permet de partager des fichiers avec votre équipe, mais cette solution présente quelques inconvénients par rapport à Dropbox :
- Types de fichiers : de nombreux fichiers ne sont pas pris en charge par OneDrive, notamment les fichiers multimédias et volumineux. Dropbox permet de travailler avec des centaines de types de fichiers directement depuis votre espace de stockage cloud.
- Capacité de stockage pour les équipes : la limite de stockage est de 1 To par utilisateur par défaut.
- Workflows créatifs limités : Dropbox, en revanche, prend en charge les codecs audio et vidéo professionnels, les aperçus et l’annotation de fichiers de conception Adobe volumineux, les commentaires à l’image près dans les vidéos, des limites de transfert plus élevées (jusqu’à 2 To par transfert) et la récupération de versions antérieures en un clic.
Il n’y a bien sûr aucune raison pour que les entreprises qui apprécient Microsoft Office ne puissent pas bénéficier du meilleur des deux solutions. En effet, Dropbox s’intègre de manière fluide à Microsoft 365.
Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre comparatif complet entre Dropbox et OneDrive .
Partager des fichiers avec Google Drive
Outre la solution de Microsoft, il y a Drive, la plateforme de stockage cloud de Google, que vous retrouvez généralement lorsque vous collaborez avec des clients qui utilisent Google Workspace.
Là aussi, il est possible de partager des fichiers stockés sur Google Drive avec votre équipe, mais certaines limites s’appliquent :
- Limites de transfert : Google Drive vous empêche d’importer des fichiers supplémentaires une fois que vous avez atteint 750 Go sur une période de 24 heures, tandis qu’avec Dropbox, vous pouvez transférer jusqu’à 2 To de fichiers à la fois.
- Historique des versions : avec Google Drive, vous pouvez accéder à l’historique des versions uniquement pour les types de fichiers propriétaires tels que Docs et Sheets, tandis que Dropbox fournit un historique complet pour tous les formats de fichiers.
- Sauvegarde incrémentielle : si plusieurs collaborateurs apportent des modifications mineures à des fichiers volumineux en local, avec Google Drive, vous devez synchroniser le fichier dans son intégralité chaque fois qu’il est révisé, alors qu’avec Dropbox, il suffit de synchroniser uniquement les données qui ont été modifiées. C’est beaucoup plus rapide !
Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre tableau comparatif détaillé des fonctionnalités Dropbox et Google Drive.
Bonnes pratiques en matière de partage de fichiers en télétravail
Quel que soit l’outil de partage que vous choisissez, la meilleure méthode pour partager des fichiers avec vos collègues doit être en adéquation avec les besoins de votre entreprise en matière de sécurité, de collaboration et d’organisation.
Gardez en tête les conseils et les bonnes pratiques ci‑dessous pour une gestion efficace de vos fichiers lorsque vous travaillez à distance.
Sécurité
Exemples de bonnes pratiques générales en matière de sécurité lors du partage et de l’utilisation de fichiers à distance :
- Avant de partager un fichier, vérifiez si les adresses e‑mail appartiennent au domaine de votre entreprise.
- Formez les membres de votre équipe pour qu’ils sachent reconnaître les escroqueries, le phishing et d’autres risques.
- Assurez-vous que votre service de stockage cloud inclut bien une sécurité de pointe.
- Utilisez un gestionnaire de mots de passe sécurisé tel que Dropbox Passwords.
- Sauvegardez toujours vos fichiers professionnels, ce que vous pouvez faire automatiquement avec Dropbox Backup, par exemple.
Dropbox est l’outil idéal pour protéger vos fichiers, même contre les attaques de phishing. Explorez les fonctionnalités de sécurité de Dropbox et sélectionnez un forfait à usage personnel ou professionnel dès aujourd’hui.
Collaboration et partage
Quelques conseils pour collaborer sur des fichiers lorsque vous travaillez de chez vous :
- Évitez de joindre des fichiers à des e‑mails et utilisez plutôt des liens de partage à partir de votre stockage cloud.
- Définissez des autorisations pour contrôler les accès, de sorte que seules les bonnes personnes puissent accéder aux fichiers dont elles ont besoin.
- Créez des règles d’entreprise pour mieux informer vos équipes sur la protection des données et les risques liés au partage de fichiers.
- Utilisez l’authentification multifacteur pour éviter le piratage et les fuites de données.
- Lorsque vous utilisez Dropbox, créez des liens partagés avec des délais de validité.
Organisation
Pour mieux organiser vos fichiers lorsque vous travaillez à distance, essayez les techniques suivantes :
- Classez vos fichiers par catégorie.
- Structurez vos dossiers de manière logique, avec des dossiers pour chaque département, projet ou type de tâche.
- Utilisez des conventions d’appellation cohérentes, applicables y compris aux formats de dates, aux noms des propriétaires de projets ou aux versions.
- Lorsque vous utilisez Dropbox, organisez vos fichiers à l’aide de tags.
Dropbox a permis à de nombreuses entreprises de passer au télétravail.
Avec Dropbox et Dropbox Sign, nous pouvons gérer nos fichiers et nos documents au même endroit, ce qui nous permet d’être plus organisés et plus efficaces au quotidien.
Utilisez Dropbox pour partager des fichiers avec votre équipe en télétravail
Choisissez une plateforme de stockage cloud adaptée aux besoins de votre équipe. Dropbox est un moyen stable et efficace de partager, gérer et stocker vos fichiers lorsque vous travaillez à distance. Même au bureau, Dropbox stocke vos fichiers de manière sécurisée dans un emplacement à distance.
Dropbox est l’outil de partage de fichiers idéal pour les entreprises de toute taille qui souhaitent assurer l’efficacité de leurs processus et optimiser leurs workflows de manière fiable.