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在家工作時如何與您的工作團隊共享檔案

不應該因為難以安全共享檔案,而對遠端工作造成妨礙。多數人已經十分習慣在家工作,但要將正確的檔案順利提供給正確的對象,可能仍是個問題。

像安全性、檔案大小、版本和使用權限等問題,只是其中幾種常見的困擾。但無需因此裹足不前。我們會探究高效率共享檔案的最佳方式,同時也要配合您獨有的工作流程,確保流暢有效率的遠端工作體驗。

使用任何方案開始共享
一名在家工作者坐在廚房的餐桌旁,一邊查看電腦一邊喝著飲料。

無論何種工作安排,都各有困難之處,遠端工作也不例外。這有什麼難?大家可能覺得這沒什麼大不了。不過即使目前一切順利,但在家裡共享、使用和管理工作檔案,其實會遭遇不少挑戰:

  • 截止日期:想準時將專案提交給客戶或規模較大的工作團隊,不論是在家中還是在辦公室處理,都會是個問題。如果需要跨國協作或人員位在不同時區,情況更是棘手。
  • 儲存空間:是否需要定期存取大型專案檔案?設計師如何儲存龐大繁雜的工作檔案?資料使用日益頻繁,出現問題的可能性也隨之增加。
  • 安全性:遠端工作時,要達到所需的防護水準並不容易。如果缺少強大的雲端儲存和最佳做法,便無法在合適的安全層級下執行工作。
  • 溝通與協作:寫筆記、提出意見、彼此協作,這些都是在家工作時不可或缺的要素。因此是否能高效分享檔案,就是關鍵所在。

員工與雇主、自由工作者和一人創業家都對遠端工作有信心。

根據 2022 年的麥肯錫研究,如果員工有機會採取某種形式的遠端工作,87% 的人接受了這種機會,並平均每週在家工作 3 天。

接下來會介紹共享檔案的最佳方式,並探討日常使用上的一些小提示。

跳至以下各節:

使用 Dropbox 共享檔案

身為領先業界的雲端儲存和協作平台,Dropbox 是安全檔案共享的最佳選擇,更不用說還提供了其他許多企業所需的必要功能,例如遺失檔案時的資料還原功能。

使用 Dropbox 共享檔案通常是最方便實用的選擇,在家工作時尤其如此。舉例來說:

  • 可以在不同的作業系統和裝置上工作,包括 Android 手機、Apple 平板電腦或 Windows 電腦,隨時享有流暢不間斷的使用者體驗。
  • Dropbox 以領先業界的安全性聞名,是共享和處理機密檔案的完美選擇,例如合約、財務文件或客戶的個人資訊。
  • 使用 Dropbox 讓協作更輕鬆,Dropbox Paper 等工具提供容易上手的即時編輯功能,可在共享的檔案和文件上達到超高效率的工作流程。
  • 處理大型檔案對 Dropbox 來說再簡單不過,因此如果與遠端的設計和創意工作團隊合作,龐大的檔案也不會成為問題。Dropbox Transfer 可讓您移動多達 100 GB 的檔案。

您可以免費試用 2 GB 儲存空間的 Dropbox Basic付費方案每月 9.99 美元起,可根據需求提供自訂選項。歡迎立刻註冊,體驗看看使用起來多順暢!

專業小提示:使用 Dropbox 時,請試用 DocSend。您可以掌握有誰在查看您的共享檔案,也可以控制存取權限,並且透過即時分析資料來取得團隊動態,讓您聰明工作。

與工作團隊共享檔案的其他方式

Dropbox 是與工作團隊共享檔案的理想方式,不過有時可能還是需要採用替代方案,例如客戶要求使用他們目前的解決方案。

您最常遇到的兩種替代平台,可能就是 Microsoft OneDrive 和 Google Drive。

使用 OneDrive 共享檔案

OneDrive 是 Microsoft 提供的雲端儲存空間產品。如果合作的公司採用 Microsoft Teams、Office 365 和 SharePoint 做為公司數位工作流程的解決方案,您便可能會用到這個平台。

雖然可以使用 OneDrive 與工作團隊共享檔案,但與 Dropbox 相比之下,OneDrive 有幾個缺點:

  • 檔案類型:有許多類型的檔案並未受到 OneDrive 支援,包括多媒體與大型檔案。Dropbox 則允許您直接在雲端儲存空間中處理數百種類型的檔案。
  • 工作團隊儲存空間上限:每位使用者的預設儲存空間上限為 1 TB
  • 創意工作流程受限:相比之下,Dropbox 支援音訊與專業影片轉碼器,可預覽大型 Adobe 設計檔案並加上註解,也能在影片的特定影格上留言,每次上傳的大小限制多達 2 TB,且提供一鍵式版本復原功能。

當然,喜歡使用 Microsoft Office 的企業還是有兩全其美的選擇,因為 Dropbox 能和 Microsoft 365 應用程式完美搭配運作

想瞭解詳情?歡迎查看 Dropbox 與 OneDrive 的完整比較。

使用 Google Drive 共享檔案

Drive 是 Google 的雲端儲存平台,相當於 Microsoft 的雲端儲存平台。協作的客戶如果使用的是 Google Workspace,通常就會用到這個平台。

這個平台同樣可以用來與工作團隊共享 Google Drive 中儲存的檔案,但有幾項限制:

  • 上傳限制:在 24 小時內上傳達 750 GB 時,Google Drive 便不讓您再上傳其他檔案。如果使用 Dropbox,一次可以同步上傳的大小則高達 2 TB。
  • 版本紀錄:使用 Google Drive 時,只能存取其專屬檔案類型的版本紀錄,如 Google 文件與 Google 試算表。而 Dropbox 則為所有檔案格式提供完整的歷程紀錄。
  • 增量備份:有多位協作者同時在大型檔案上執行小規模的本機存取編輯作業?使用 Google Drive 時,每次檔案經過修改,都需要同步整個檔案。而 Dropbox 則只需要同步有所變動的資料,速度當然更快!

想瞭解詳情?歡迎查看 Dropbox vs. Google Drive 的完整逐項比較。

一個人在 Dropbox Backup 中按下「開始備份」,只需點擊幾下即可保護您的檔案。

在家工作的共享檔案最佳做法

無論選擇以何種工具與同事共享檔案,只要符合貴公司在安全性、協作和組織方面的需求,就是最佳的方式。

為了在遠端工作時能順利使用檔案,建議留意以下小提示和最佳做法。

安全性

在遠端共享或使用檔案時,以下是幾種常見的安全性最佳做法:

  1. 在共享檔案前,請檢查電子郵件地址是否屬於貴公司的網域。
  2. 訓練工作團隊成員,學習如何分辨詐騙、網路釣魚和其他風險。
  3. 確保雲端儲存服務具備最先進的安全性功能。
  4. 使用安全的密碼管理工具,例如 Dropbox Passwords
  5. 隨時備份工作檔案,例如使用 Dropbox Backup 自動執行備份。

即使落入網路釣魚的陷阱,Dropbox 也是保護您檔案的完美工具。歡迎深入瞭解 Dropbox 的安全性功能,並立即選擇適合個人企業使用的方案。

協作與共享

在家協作處理檔案時,有幾個可以參考的小提示:

  1. 避免使用電子郵件共享檔案,改為使用雲端儲存空間可分享的連結。
  2. 設定使用權限來控制存取,讓合適的對象可存取所需的檔案。
  3. 制定公司政策,提升對資料保護與檔案共享風險的意識。
  4. 使用多重要素驗證,防止駭客攻擊和資料外流。
  5. 使用 Dropbox 時,可建立有時效性的分享連結

分類管理

可嘗試以下做法,使遠端工作的檔案井井有條:

  1. 將檔案分門別類。
  2. 以合乎邏輯的方式建立資料夾結構,依據不同部門、專案或工作類型來設定資料夾。
  3. 採用一致的命名慣例,包括日期、專案擁有者或版本等。
  4. 使用 Dropbox 時,可使用標籤來整理檔案

Dropbox 成功協助許多組織適應遠端工作模式。

使用 Dropbox 和 Dropbox Sign 可讓我們集中管理檔案和文件,並在日常流程中更井井有條、更有效率。

Matt Seigel,Collier.Simon 總裁

在家工作使用 Dropbox 與工作團隊共享檔案

對雲端儲存平台的選擇,取決於工作團隊的需求。Dropbox 穩定且有效率,是遠端工作時共享、管理和儲存檔案的理想方式。即使身在辦公室,Dropbox 也會將檔案安全存放在遠端位置。

如果需要可靠的方式來共享檔案,以免效率不彰並讓工作流程更順暢,Dropbox 是適合所有企業規模的首選工具。