在家工作時如何與您的工作團隊共享檔案

無論何種工作安排，都各有困難之處，遠端工作也不例外。這有什麼難？大家可能覺得這沒什麼大不了。不過即使目前一切順利，但在家裡共享、使用和管理工作檔案，其實會遭遇不少挑戰：

• 截止日期：想準時將專案提交給客戶或規模較大的工作團隊，不論是在家中還是在辦公室處理，都會是個問題。如果需要跨國協作或人員位在不同時區，情況更是棘手。
• 儲存空間：是否需要定期存取大型專案檔案？設計師如何儲存龐大繁雜的工作檔案？資料使用日益頻繁，出現問題的可能性也隨之增加。
• 安全性：遠端工作時，要達到所需的防護水準並不容易。如果缺少強大的雲端儲存和最佳做法，便無法在合適的安全層級下執行工作。
• 溝通與協作：寫筆記、提出意見、彼此協作，這些都是在家工作時不可或缺的要素。因此是否能高效分享檔案，就是關鍵所在。

員工與雇主、自由工作者和一人創業家都對遠端工作有信心。

根據 2022 年的麥肯錫研究，如果員工有機會採取某種形式的遠端工作，87% 的人接受了這種機會，並平均每週在家工作 3 天。

接下來會介紹共享檔案的最佳方式，並探討日常使用上的一些小提示。

跳至以下各節：

• 使用 Dropbox 共享檔案
• 使用 OneDrive 共享檔案
• 使用 Google Drive 共享檔案
• 在家共享檔案和使用檔案的最佳做法

使用 Dropbox 共享檔案

身為領先業界的雲端儲存和協作平台，Dropbox 是安全檔案共享的最佳選擇，更不用說還提供了其他許多企業所需的必要功能，例如遺失檔案時的資料還原功能。

使用 Dropbox 共享檔案通常是最方便實用的選擇，在家工作時尤其如此。舉例來說：

• 可以在不同的作業系統和裝置上工作，包括 Android 手機、Apple 平板電腦或 Windows 電腦，隨時享有流暢不間斷的使用者體驗。
• Dropbox 以領先業界的安全性聞名，是共享和處理機密檔案的完美選擇，例如合約、財務文件或客戶的個人資訊。
• 使用 Dropbox 讓協作更輕鬆，Dropbox Paper 等工具提供容易上手的即時編輯功能，可在共享的檔案和文件上達到超高效率的工作流程。
• 處理大型檔案對 Dropbox 來說再簡單不過，因此如果與遠端的設計和創意工作團隊合作，龐大的檔案也不會成為問題。Dropbox Transfer 可讓您移動多達 100 GB 的檔案。

您可以免費試用 2 GB 儲存空間的 Dropbox Basic。付費方案每月 9.99 美元起，可根據需求提供自訂選項。歡迎立刻註冊，體驗看看使用起來多順暢！

專業小提示：使用 Dropbox 時，請試用 DocSend。您可以掌握有誰在查看您的共享檔案，也可以控制存取權限，並且透過即時分析來取得團隊動態，讓您聰明工作。

與工作團隊共享檔案的其他方式

Dropbox 是與工作團隊共享檔案的理想方式，不過有時可能還是需要採用替代方案，例如客戶要求使用他們目前的解決方案。

您最常遇到的兩種替代平台，可能就是 Microsoft OneDrive 和 Google Drive。

使用 OneDrive 共享檔案

OneDrive 是 Microsoft 提供的雲端儲存空間產品。如果合作的公司採用 Microsoft Teams、Office 365 和 SharePoint 做為公司數位工作流程的解決方案，您便可能會用到這個平台。

雖然可以使用 OneDrive 與工作團隊共享檔案，但與 Dropbox 相比之下，OneDrive 有幾個缺點：

• 檔案類型：有許多類型的檔案並未受到 OneDrive 支援，包括多媒體與大型檔案。Dropbox 則允許您直接在雲端儲存空間中處理數百種類型的檔案。
• 工作團隊儲存空間上限：每位使用者的預設儲存空間上限為 1 TB。
• 創意工作流程受限：相比之下，Dropbox 支援音訊與專業影片轉碼器，可預覽大型 Adobe 設計檔案並加上註解，也能在影片的特定影格上留言，每次上傳的大小限制多達 2 TB，且提供一鍵式版本復原功能。

當然，喜歡使用 Microsoft Office 的企業還是有兩全其美的選擇，因為 Dropbox 能和 Microsoft 365 應用程式完美搭配運作。

想瞭解詳情？歡迎查看 Dropbox 與 OneDrive 的完整比較。

使用 Google Drive 共享檔案

Drive 是 Google 的雲端儲存平台，相當於 Microsoft 的雲端儲存平台。協作的客戶如果使用的是 Google Workspace，通常就會用到這個平台。

這個平台同樣可以用來與工作團隊共享 Google Drive 中儲存的檔案，但有幾項限制：

• 上傳限制：在 24 小時內上傳達 750 GB 時，Google Drive 便不讓您再上傳其他檔案。如果使用 Dropbox，一次可以同步上傳的大小則高達 2 TB。
• 版本紀錄：使用 Google Drive 時，只能存取其專屬檔案類型的版本紀錄，如 Google 文件與 Google 試算表。而 Dropbox 則為所有檔案格式提供完整的歷程紀錄。
• 增量備份：有多位協作者同時在大型檔案上執行小規模的本機存取編輯作業？使用 Google Drive 時，每次檔案經過修改，都需要同步整個檔案。而 Dropbox 則只需要同步有所變動的資料，速度當然更快！

想瞭解詳情？歡迎查看 Dropbox vs. Google Drive 的完整逐項比較。

在家工作的共享檔案最佳做法

無論選擇以何種工具與同事共享檔案，只要符合貴公司在安全性、協作和組織方面的需求，就是最佳的方式。

為了在遠端工作時能順利使用檔案，建議留意以下小提示和最佳做法。

安全性

在遠端共享或使用檔案時，以下是幾種常見的安全性最佳做法：

1. 在共享檔案前，請檢查電子郵件地址是否屬於貴公司的網域。
2. 訓練工作團隊成員，學習如何分辨詐騙、網路釣魚和其他風險。
3. 確保雲端儲存服務具備最先進的安全性功能。
4. 使用安全的密碼管理工具，例如 Dropbox Passwords。
5. 隨時備份工作檔案，例如使用 Dropbox Backup 自動執行備份。

即使落入網路釣魚的陷阱，Dropbox 也是保護您檔案的完美工具。歡迎深入瞭解 Dropbox 的安全性功能，並立即選擇適合個人或企業使用的方案。

協作與共享

在家協作處理檔案時，有幾個可以參考的小提示：

1. 避免使用電子郵件共享檔案，改為使用雲端儲存空間可分享的連結。
2. 設定使用權限來控制存取，讓合適的對象可存取所需的檔案。
3. 制定公司政策，提升對資料保護與檔案共享風險的意識。
4. 使用多重要素驗證，防止駭客攻擊和資料外流。
5. 使用 Dropbox 時，可建立有時效性的分享連結。

分類管理

可嘗試以下做法，使遠端工作的檔案井井有條：

1. 將檔案分門別類。
2. 以合乎邏輯的方式建立資料夾結構，依據不同部門、專案或工作類型來設定資料夾。
3. 採用一致的命名慣例，包括日期、專案擁有者或版本等。
4. 使用 Dropbox 時，可使用標籤來整理檔案。

Dropbox 成功協助許多組織適應遠端工作模式。

在家工作使用 Dropbox 與工作團隊共享檔案

對雲端儲存平台的選擇，取決於工作團隊的需求。Dropbox 穩定且有效率，是遠端工作時共享、管理和儲存檔案的理想方式。即使身在辦公室，Dropbox 也會將檔案安全存放在遠端位置。

如果需要可靠的方式來共享檔案，以免效率不彰並讓工作流程更順暢，Dropbox 是適合所有企業規模的首選工具。