모든 근무 방식에는 그 나름의 어려움이 있습니다. 원격 근무도 예외는 아니죠. 유난을 떤다고 생각하는 사람이 있을 수도 있습니다. 하지만 지금 당장은 원격 근무가 원활하게 진행되고 있다고 해도 집에서 파일을 공유하고, 사용하고, 관리하는 데는 여러 가지 어려움이 뒤따릅니다.
- 마감 시한: 집이나 사무실에서 제 시간 내 클라이언트나 팀에 프로젝트를 전달하기가 힘듭니다. 특히 사람들이 여러 국가나 서로 다른 시간대에 흩어져 있는 상황에서 협업하는 경우에는 더 그렇습니다.
- 스토리지: 정기적으로 사용해야 하는 대용량 프로젝트 파일이 있나요? 디자이너들은 이 무거운 작업 파일을 어떻게 저장하고 있나요? 데이터 사용량이 증가하면 스토리지가 문제가 될 가능성도 커집니다.
- 보안: 원격 근무를 할 때는 필요한 수준의 보호 기능을 갖추기가 어렵습니다. 강력한 클라우드 스토리지를 사용하고 우수 사례를 따르지 않으면 적절한 수준의 보안 환경에서 일하는 것이 불가능합니다.
- 소통과 협업: 원격 근무를 할 때는 메모 작성, 피드백 교환, 협업이 필수적입니다. 따라서 효율적인 파일 공유가 무엇보다 중요합니다.
직원, 고용주, 프리랜서, 1인 기업가 모두 원격 근무의 가치를 믿습니다.
2022년 시행된 McKinsey 연구에 따르면 어떤 형태로든 원격 근무를 제안받은 근로자의 87%가 그 제안을 받아들였고, 평균 주 3일을 집에서 근무합니다.
그러면 이제 파일을 공유하는 최고의 방법과 일반적인 팁을 살펴보도록 하겠습니다.
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Dropbox로 파일 공유하기
업계를 선도하는 클라우드 스토리지이자 협업 플랫폼 Dropbox는 안전한 파일 공유를 위한 완벽한 공간입니다. 그 외에도 파일이 손실되었을 때 데이터를 복구하는 기능 등 비즈니스에 필요한 다양한 기능을 제공한다는 것은 굳이 말하지 않아도 다들 알고 계실 겁니다.
Dropbox를 사용해 파일을 공유하는 방법은 대부분의 경우 가장 편리한 옵션으로 여겨지고 그 이점도 아래와 같이 다양합니다. 특히 원격 근무를 할 때는 더더욱 그렇습니다.
- Android 휴대폰, Apple 태블릿, Windows 컴퓨터 등 다양한 운영 체제와 장치에서 작업이 가능해 사용자 경험이 언제나 원활합니다.
- Dropbox는 업계를 선도하는 보안으로 유명합니다. 그래서 계약서, 재무 관련 문서, 고객 개인정보 등의 민감한 파일을 공유하고 작업하기에 완벽한 솔루션입니다.
- Dropbox에서는 직관적인 실시간 편집 기능을 제공하는 Dropbox Paper 등의 도구를 사용해 협업을 간편하게 진행할 수 있습니다. 그래서 공유 파일과 문서로 작업할 때 워크플로의 효율성이 극대화됩니다.
- Dropbox를 사용하면 대용량 파일 작업도 식은 죽 먹기입니다. 디자인 크리에이티브팀이 원격으로 근무하는 경우에도 최대 100GB의 파일 전송을 지원하는 Dropbox Transfer를 사용해 용량이 큰 파일을 간단하게 전송할 수 있습니다.
2GB의 저장 공간을 무료로 제공하는 Dropbox Basic를 사용해보세요. 유료 요금제의 경우 월 9.99달러부터 시작하고, 필요에 따라 원하는 옵션을 선택적으로 사용할 수 있습니다. 계정을 만들어 Dropbox에서의 파일 공유 경험이 얼마나 수월한지 직접 체험해보세요!
전문가 팁: Dropbox를 사용할 때 DocSend도 함께 체험해보세요. 그러면 공유 파일을 누가 봤는지 확인하고, 액세스를 제어하고, 실시간 분석 정보를 통해 업무를 더 스마트하게 만들어주는 인사이트를 확보할 수 있습니다.
팀과 파일을 공유하는 그 외의 방법
팀과 파일을 공유하는 이상적인 방법은 Dropbox를 사용하는 것입니다. 하지만 클라이언트가 본인들이 사용하는 솔루션을 사용하기를 원하는 경우처럼 대안을 선택해야 하는 상황도 간혹 있습니다.
가장 일반적으로 사용되는 대안 플랫폼은 Microsoft OneDrive와 Google Drive입니다.
OneDrive로 파일 공유하기
OneDrive는 Microsoft가 제공하는 클라우드 스토리지로, 주로 Microsoft Teams, Office 365, SharePoint를 회사의 디지털 워크플로 솔루션으로 채택한 기업과 일할 때 접하게 됩니다.
OneDrive를 사용해 팀과 파일을 공유하는 것은 가능하지만, Dropbox와 비교하면 몇 가지 단점이 있습니다.
- 파일 형식: OneDrive에서는 리치 미디어, 대용량 파일을 비롯한 많은 파일이 지원되지 않습니다. Dropbox는 클라우드 스토리지 내에서 수백 가지의 파일 형식을 공유할 수 있도록 지원합니다.
- 팀 저장 공간 한도: 기본적으로 사용자당 1TB의 저장 공간으로 제한됩니다.
- 제한적인 크리에이티브 워크플로우: Dropbox는 OneDrive와는 달리 오디오 코덱과 전문 동영상 코덱, 대용량 Adobe 디자인 파일 미리 보기 및 주석 달기, 프레임 단위로 동영상에 댓글 달기, 한 번에 최대 2TB의 업로드, 원클릭 버전 복구 기능을 지원합니다.
하지만 Microsoft Office를 사용하는 기업이라고 해도 Microsoft Office의 장점과 Dropbox의 장점을 모두 누릴 수 있습니다. Dropbox는 Microsoft 365 앱과 원활하게 통합되기 때문입니다.
더 자세한 정보를 원하시나요? Dropbox와 OneDrive 심층 비교를 살펴보세요.
Google Drive로 파일 공유하기
Google Drive는 Google이 제공하는 클라우드 스토리지 플랫폼입니다. Microsoft의 OneDrive와 마찬가지로 Google Drive는 주로 Google Workspace를 사용하는 클라이언트와 작업할 때 접하게 됩니다.
물론 Google Drive를 사용해 팀과 파일을 공유하는 것도 가능합니다. 하지만 Google Drive에는 다음과 같은 제한이 있습니다.
- 업로드 제한: Google Drive의 경우 24시간 내 공유한 파일의 크기가 총 750GB에 도달하면 추가로 파일을 업로드할 수 없지만, Dropbox를 사용하면 한 번에 최대 2TB의 업로드를 동기화할 수 있습니다.
- 변경내용 기록: Google Drive에서는 Docs, Sheets 같은 Google 전용 파일 형식의 변경내용 기록에만 액세스할 수 있지만, Dropbox는 모든 파일 형식의 변경내용 기록을 제공합니다.
- 증분 백업: 여러 명의 공동 작업자가 용량이 큰 파일을 로컬 환경에서 조금씩 편집하고 있나요? Google Drive의 경우 파일이 수정될 때마다 파일 전체를 동기화해야 하지만, Dropbox는 변경된 데이터만 동기화하기 때문에 속도가 훨씬 빠릅니다.
더 자세한 정보를 원하시나요? Dropbox와 Google Drive 심층 비교를 살펴보세요.
원격 근무 파일 공유 우수 사례
파일 공유에 어떤 도구를 사용하든, 동료들과 파일을 공유하는 최고의 방법은 회사의 보안, 협업, 정리 니즈에 맞는 적절한 방식을 사용하는 것입니다.
원격으로 파일을 공유할 때 다음의 팁과 우수 사례를 참조하도록 하세요.
보안
원격으로 파일을 공유하거나 사용할 때 따라야 할 일반적인 보안 우수 사례는 다음과 같습니다.
- 공유하기 전 이메일 주소가 회사 도메인 주소인지 확인합니다.
- 사기, 피싱, 기타 위험을 식별할 수 있도록 팀원 교육을 실시합니다.
- 최첨단 보안을 탑재한 클라우드 스토리지 서비스를 사용합니다.
- Dropbox Passwords처럼 안전한 비밀번호 관리 프로그램을 사용합니다.
- 파일을 상시로 백업합니다. Dropbox Backup을 사용하면 백업을 자동으로 실행할 수 있습니다.
Dropbox는 피싱을 당한 경우에도 파일을 안전하게 보호할 수 있는 완벽한 도구입니다. Dropbox 보안 기능을 자세히 살펴본 후 개인 또는 기업 용도에 맞는 요금제를 선택하세요.
협업/공유
원격 근무 시 참조해야 할 협업 팁은 다음과 같습니다.
- 파일을 공유할 때 이메일 대신 클라우드 스토리지에 연결된 공유 가능한 링크를 사용합니다.
- 올바른 사람이 올바른 파일에 액세스할 수 있도록 권한을 설정해 액세스를 제어합니다.
- 회사 정책을 수립해 데이터 보호와 파일 공유의 위험에 대한 인식을 제고합니다.
- 다중 인증을 사용해 해킹과 데이터 유출을 방지합니다.
- Dropbox를 사용할 때 공유 링크에 시간제한을 설정합니다.
정리
다음 우수 사례를 따르면 원격 근무를 하는 동안에도 파일을 더 효율적으로 정리할 수 있습니다.
- 파일을 카테고리로 분류합니다.
- 부서별, 프로젝트별, 업무 유형별 등 논리적으로 폴더 구조를 수립합니다.
- 날짜, 프로젝트 소유자, 버전 등이 포함된 명명 규칙을 일관적으로 사용합니다.
- Dropbox를 사용할 때 태그를 사용해 파일을 정리합니다.
많은 조직이 원격 근무로 전환할 때 Dropbox의 도움을 받았습니다.
Dropbox와 Dropbox Sign을 사용해 파일과 문서를 한 공간에서 관리하게 되면서 일상적인 프로세스의 체계성과 효율성이 향상되었습니다.
원격으로 근무하는 팀과 파일 공유하기
어떤 클라우드 스토리지 플랫폼을 선택하느냐는 팀의 요구 사항에 따라 다를 수 있습니다. Dropbox는 원격 근무 시 파일을 안정적이고 효율적으로 공유하고, 관리하고, 저장할 수 있는 공간입니다. 회사에 출근하는 경우에도 Dropbox는 파일을 원격 위치에 안전하게 보관합니다.
비효율적인 업무를 방지하고 더 나은 워크플로를 지원하는 안정적인 파일 공유 방식을 원한다면 Dropbox를 선택하세요. Dropbox는 모든 규모의 비즈니스에 적합합니다.