Ogni soluzione di lavoro ha le sue sfide e il lavoro a distanza non è da meno. "Ma quali potrebbero essere queste sfide?", potresti pensare. Anche se al momento ti sembra tutto perfetto, condividere, usare e gestire i file di lavoro da casa presenta numerose sfide:
- Date di scadenza: consegnare i progetti a un cliente o a un team più ampio al momento giusto è un problema sia da casa che in ufficio, soprattutto se le persone collaborano a livello internazionale o in fusi orari diversi.
- Spazio di archiviazione: lavori con file di progetto di grandi dimensioni a cui è necessario accedere regolarmente? Come saranno archiviati i file di lavoro di grandi dimensioni dai tuoi designer? Man mano che il volume di dati aumenta, aumentano anche le probabilità che si verifichino dei problemi.
- Sicurezza: da remoto, è difficile raggiungere il livello di protezione necessario. Senza uno spazio di archiviazione cloud efficiente e best practice solide, non potrai lavorare con la sicurezza adeguata.
- Comunicazione e collaborazione: scrivere note, fornire feedback e collaborare sono elementi essenziali quando si prova a lavorare da casa, rendendo la condivisione efficiente dei file un fattore fondamentale.
Datori di lavoro e dipendenti, freelance e imprenditori individuali credono nel lavoro a distanza.
Secondo uno studio condotto da McKinsey nel 2022, l'87% dei lavoratori a cui è stata offerta una qualche forma di lavoro a distanza ha colto l'opportunità, lavorando da casa in media 3 giorni a settimana.
Scopriamo i modi migliori per condividere i file e alcuni consigli generali:
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Condividere file con Dropbox
In qualità di piattaforma di spazio di archiviazione cloud e di collaborazione leader del settore, Dropbox garantisce una condivisione sicura dei file, nonché molte altre funzionalità essenziali per le aziende, come il recupero dei dati di file persi.
Spesso, la condivisione di file con Dropbox è l'opzione più conveniente e vantaggiosa, soprattutto se si lavora da casa. Infatti:
- È possibile lavorare su diversi dispositivi e sistemi operativi, come telefoni Android, tablet Apple o computer Windows. In ogni caso, l'esperienza utente sarà impeccabile.
- Dropbox è noto per le sue funzionalità di sicurezza leader del settore, perfette per condividere e lavorare su file sensibili, come contratti, documenti finanziari o contenenti i dati personali dei clienti.
- Dropbox semplifica la collaborazione grazie a strumenti come Dropbox Paper, che offrono funzionalità intuitive e di modifica in tempo reale per rendere super efficiente il flusso di lavoro per i file e i documenti condivisi.
- Con Dropbox i file di grandi dimensioni non costituiscono nessun problema. Se lavori da remoto con un team creativo e di design, con Dropbox Transfer potrai spostare file ingombranti fino a 100 GB.
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Suggerimento avanzato: se usi Dropbox, prova DocSend. Sarai in grado di sapere chi visualizza i file condivisi, controllare gli accessi e usare i dati analitici in tempo reale per ottenere statistiche che ti consentiranno di lavorare in modo più intelligente.
Altri modi per condividere file con il tuo team
Dropbox è lo strumento ideale per condividere file con il tuo team. Tuttavia, in alcune situazioni potresti dover optare per un'alternativa, ad esempio se un cliente ti chiede di usare la sua soluzione attuale.
Microsoft OneDrive e Google Drive sono le due piattaforme alternative più comuni.
Condividere file con OneDrive
OneDrive è l'offerta di Microsoft nell'ambito dello spazio di archiviazione cloud. Di solito, viene utilizzato da aziende che hanno adottato Microsoft Teams, Office 365 e SharePoint come soluzioni per i flussi di lavoro digitali.
Condividere file con il team utilizzando OneDrive è possibile, ma presenta alcuni svantaggi:
- Tipi di file: OneDrive non supporta diversi tipi di file, come i file multimediali e quelli di grandi dimensioni. Dropbox ti consente, invece, di lavorare con centinaia di tipi di file, direttamente dallo spazio di archiviazione cloud.
- Spazio di archiviazione del team limitato: per impostazione predefinita, lo spazio di archiviazione è limitato a 1 TB per utente.
- Flussi di lavoro creativi limitati: Dropbox, invece, supporta codec audio e video professionali, consente di visualizzare in anteprima file Adobe di grandi dimensioni e aggiungere note, di commentare i video a livello di fotogramma e offre un limite maggiore di caricamento di 2 TB alla volta, nonché il ripristino delle versioni con un clic.
Naturalmente, nulla impedisce alle aziende che adorano Microsoft Office di trarre il meglio dalle due soluzioni. Infatti, Dropbox funziona perfettamente con le app di Microsoft 365.
Vuoi saperne di più? Leggi l'articolo Dropbox vs OneDrive per il confronto completo.
Condividere file con Google Drive
Drive è la piattaforma per lo spazio di archiviazione cloud di Google che, come l'equivalente di Microsoft, viene utilizzata da clienti che usano Google Workspace.
Anche in questo caso è possibile condividere file archiviati su Google Drive con il team, ma incontrerai alcuni limiti:
- Limiti di caricamento: Google Drive ti impedisce di caricare ulteriori file dopo aver raggiunto i 750 GB in 24 ore. Con Dropbox, invece, puoi sincronizzare caricamenti da 2 TB alla volta.
- Cronologia delle versioni: con Google Drive puoi accedere alla cronologia delle versioni solo dei tipi di file proprietari, come Documenti e Fogli, mentre Dropbox offre la cronologia completa per tutti i formati.
- Backup incrementale: più collaboratori apportano piccole modifiche locali a file di grandi dimensioni? Con Google Drive sarà necessario sincronizzare l' intero file ogni volta che viene rivisto. Dropbox, invece, adotta una soluzione più rapida: sincronizzare solo i dati modificati.
Vuoi saperne di più? Leggi l'articolo Dropbox vs Google Drive per il confronto punto per punto.
Best practice per condividere e lavorare con i file da casa
Qualunque sia lo strumento che scegli per la condivisione dei file con i colleghi, il metodo migliore è quello che più si adatta agli standard di sicurezza e di collaborazione della tua organizzazione, nonché alle sue esigenze.
Quando lavori da remoto sui file, ricorda questi consigli e best practice.
Sicurezza
Ecco alcune best practice generali per la sicurezza quando condividi o usi file da remoto:
- Prima di condividere, controlla che gli indirizzi email appartengano al dominio della tua azienda.
- Istruisci i membri del team su come individuare truffe, phishing e altri rischi.
- Assicurati che il tuo servizio per lo spazio di archiviazione cloud includa funzionalità di sicurezza all'avanguardia.
- Usa uno strumento di gestione delle password sicuro, come Dropbox Passwords.
- Esegui sempre il backup dei file di lavoro. Con Dropbox Backup puoi farlo automaticamente.
Dropbox è lo strumento perfetto per proteggere i tuoi file, anche se sei vittima di phishing. Scopri di più sulle funzionalità di sicurezza di Dropbox e seleziona un piano per l'utilizzo personale o aziendale oggi stesso.
Collaborazione e condivisione
Ecco alcuni consigli per collaborare sui file mentre lavori da casa:
- Non usare le email per condividere i file. Piuttosto, usa link condivisibili dal tuo spazio di archiviazione cloud.
- Imposta autorizzazioni per controllare l'accesso, così le persone giuste potranno accedere ai file di cui hanno bisogno.
- Crea politiche aziendali per sensibilizzare i dipendenti sulla protezione dei dati e sui rischi legati alla condivisione dei file.
- Usa l'autenticazione a più fattori per prevenire attacchi da parte di hacker e perdite di dati.
- Se usi Dropbox, crea link condivisi con date di scadenza.
Organizzazione
Per organizzare al meglio i file quando lavori a distanza, prova a seguire questi suggerimenti:
- Dividi i file in categorie.
- Organizza le cartelle in modo logico, dividendole per dipartimenti, progetti o tipi di lavoro.
- Usa convenzioni di denominazione coerenti, come date, nome dei proprietari dei progetti o versioni.
- Se usi Dropbox, organizza i file usando i tag.
Dropbox ha aiutato molte organizzazioni a passare a una modalità di lavoro da remoto.
L'uso di Dropbox e Dropbox Sign ci permette di gestire i nostri file e documenti in un unico posto e questo ci consente di essere più organizzati ed efficienti nei nostri processi quotidiani.
Usa Dropbox per condividere file con il team quando lavori da casa
La scelta della piattaforma per lo spazio di archiviazione cloud dipende dalle esigenze del tuo team. Dropbox rappresenta un modo stabile ed efficiente per condividere, gestire e archiviare i file quando si lavora da remoto. Ma non solo: Dropbox archivia i file in modo sicuro in una posizione remota anche quando lavori in ufficio.
Se cerchi uno strumento affidabile per condividere file, che aiuti a prevenire inefficienze e a promuovere flussi di lavoro migliori, Dropbox è la scelta ideale per aziende di ogni dimensione.