Każdy rodzaj pracy wiąże się z wyzwaniami, a praca zdalna nie jest pod tym względem wyjątkiem. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że nie ma się czym martwić. Jednak nawet jeśli teraz wszystko idzie gładko, udostępnianie i używanie plików służbowych oraz zarządzanie nimi z domu wiąże się z wieloma wyzwaniami:
- Terminy: terminowe dostarczanie projektów klientowi lub szerszemu zespołowi jest problematyczne zarówno w domu, jak i w biurze, zwłaszcza w przypadku współpracy międzynarodowej lub w wielu strefach czasowych.
- Miejsce: masz duży plik projektu, który wymaga regularnego dostępu? W jaki sposób projektanci zamierzają przechowywać nieporęczne pliki robocze? Wraz ze wzrostem ilości wykorzystywanych danych rośnie również prawdopodobieństwo wystąpienia problemu.
- Bezpieczeństwo: w przypadku pracy zdalnej uzyskanie optymalnego poziomu ochrony stanowi spore wyzwanie. Nie będziesz w stanie pracować na odpowiednim poziomie bezpieczeństwa bez wydajnej usługi przechowywania w chmurze i sprawdzonych procedur.
- Komunikacja i współpraca: pisanie notatek, przekazywanie opinii i współpraca mają kluczowe znaczenie podczas pracy z domu, co sprawia, że efektywne udostępnianie plików jest niezwykle ważne.
W pracę zdalną wierzą zarówno pracownicy, jak i pracodawcy, freelancerzy i osoby prowadzące jednoosobowe firmy.
Według badania McKinsey z 2022 roku 87% pracowników, którym zaoferowano jakąś formę pracy zdalnej, skorzystało z tej możliwości – i spędza średnio 3 dni w tygodniu, pracując w domu.
Przyjrzyjmy się najlepszym sposobom udostępniania plików i zapoznajmy się z ogólnymi wskazówkami.
Przejdź do sekcji:
Udostępnianie plików za pomocą Dropbox
Dropbox to wiodąca platforma współpracy i przechowywania w chmurze, która doskonale nadaje się do bezpiecznego udostępniania plików. Zapewnia również wiele innych niezbędnych funkcji biznesowych, takich jak odzyskiwanie danych w przypadku utraty plików.
Udostępnianie plików za pomocą Dropbox jest często najwygodniejszą i najkorzystniejszą opcją, szczególnie podczas pracy z domu:
- Możesz pracować w różnych systemach operacyjnych i na różnych urządzeniach, od telefonów z Androidem po tablety Apple lub komputery z systemem Windows – środowisko użytkownika zawsze jest płynne.
- Dropbox jest znany z czołowych w branży zabezpieczeń, które świetnie sprawdzają się przy udostępnianiu poufnych plików, takich jak umowy, dokumenty finansowe lub dane osobowe klientów, i pracy nad nimi.
- Dzięki Dropbox współpraca jest łatwa, a narzędzia takie jak Dropbox Paper zapewniają intuicyjne funkcje edycji w czasie rzeczywistym, co pozwala uzyskać niezwykle wydajny przepływ pracy nad udostępnionymi plikami i dokumentami.
- Duże pliki również nie stanowią problemu dla Dropbox, co jest szczególnie ważne, jeśli pracujesz ze zdalnym zespołem projektowym i kreatywnym – Dropbox Transfer umożliwia przenoszenie plików o rozmiarze do 100 GB.
Możesz wypróbować Dropbox Basic z 2 GB miejsca za darmo. Płatne taryfy zaczynają się od 9,99 USD miesięcznie i oferują możliwość dostosowania opcji do własnych potrzeb. Zarejestruj się i zobacz, jak płynnie możesz pracować!
Praktyczna wskazówka: jeśli korzystasz z Dropbox, wypróbuj DocSend. Możesz sprawdzać, kto przegląda udostępnione przez Ciebie pliki, kontrolować dostęp i korzystać z analiz w czasie rzeczywistym, aby uzyskać informacje, które pozwolą Ci pracować mądrzej.
Inne sposoby udostępniania plików zespołowi
Dropbox to idealny sposób na udostępnianie plików zespołowi, jednak mogą zdarzyć się sytuacje, w których będzie trzeba zdecydować się na alternatywne rozwiązanie – np. w przypadku klienta, który wymaga, aby korzystać z obecnie używanego przez niego rozwiązania.
Dwie najczęściej spotykane alternatywne platformy to Microsoft OneDrive i Dysk Google.
Udostępnianie plików za pomocą OneDrive
OneDrive to usługa firmy Microsoft do przechowywania danych w chmurze. Zazwyczaj można się z nią zetknąć podczas pracy z firmami, które zainwestowały w Microsoft Teams, Office 365 i SharePoint jako rozwiązania do cyfrowego przepływu pracy.
Chociaż możliwe jest udostępnianie plików zespołowi za pomocą OneDrive, usługa ta ma kilka wad w porównaniu z Dropbox:
- Typy plików: wiele plików, w tym pliki multimedialne i duże pliki, nie jest obsługiwanych przez OneDrive. Dropbox umożliwia pracę z setkami typów plików bezpośrednio w usłudze przechowywania w chmurze.
- Limity miejsca dla zespołów: domyślnie obowiązuje limit 1 TB na użytkownika.
- Ograniczone procesy twórcze: dla porównania Dropbox obsługuje kodeki audio i profesjonalne kodeki wideo, umożliwia podgląd i dodawanie adnotacji do dużych plików Adobe Design oraz komentowanie filmów z dokładnością co do klatki, a także zapewnia większe limity przesyłania wynoszące do 2 TB jednocześnie oraz możliwość odzyskiwania wersji za jednym kliknięciem.
Oczywiście firmy, które cenią sobie pakiet Microsoft Office, mogą mieć to, co najlepsze z obu światów – Dropbox płynnie współpracuje z aplikacjami Microsoft 365.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapoznaj się ze stroną Dropbox a OneDrive, aby uzyskać pełne porównanie.
Udostępnianie plików za pomocą Dysku Google
Dysk to platforma Google do przechowywania danych w chmurze, z którą – podobnie jak z jej odpowiednikiem od firmy Microsoft – można się zetknąć podczas współpracy z klientami korzystającymi z Google Workspace.
Podobnie jak w poprzednim przypadku – można udostępniać zespołowi pliki przechowywane na Dysku Google, ale wiąże się to z pewnymi ograniczeniami:
- Limity przesyłania: Dysk Google uniemożliwia przesyłanie dodatkowych plików po wysłaniu 750 GB w ciągu 24 godzin, podczas gdy Dropbox umożliwia synchronizację plików o rozmiarze do 2 TB na raz.
- Historia wersji: na Dysku Google można uzyskać dostęp do historii wersji tylko w przypadku plików Google, takich jak Dokumenty i Arkusze, podczas gdy Dropbox zapewnia pełną historię w przypadku wszystkich formatów plików.
- Przyrostowa kopia zapasowa: wielu współpracowników dokonuje małych, lokalnych zmian w dużych plikach? Dysk Google wymaga synchronizacji całego pliku za każdym razem, gdy jest on zmieniany, podczas gdy Dropbox wymaga synchronizacji tylko tych danych, które uległy zmianie – to znacznie szybsze!
Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapoznaj się ze stroną Dropbox a Dysk Google, aby uzyskać pełne zestawienie funkcji.
Sprawdzone procedury udostępniania plików podczas pracy z domu
Niezależnie od wybranego narzędzia najlepsza metoda udostępniania plików współpracownikom to taka, która ma sens z punktu widzenia potrzeb firmy w zakresie bezpieczeństwa, współpracy i organizacji.
Pamiętaj o poniższych wskazówkach i sprawdzonych procedurach, które pomogą Ci odnieść sukces podczas zdalnej pracy z plikami.
Bezpieczeństwo
Oto ogólne sprawdzone procedury dotyczące bezpieczeństwa podczas zdalnego udostępniania lub korzystania z plików:
- Przed udostępnieniem sprawdź, czy adresy e-mail pochodzą z domeny firmowej.
- Przeszkol członków zespołu w zakresie rozpoznawania oszustw, phishingu i innych zagrożeń.
- Upewnij się, że Twoja usługa przechowywania w chmurze oferuje najnowocześniejsze zabezpieczenia.
- Korzystaj z bezpiecznego menedżera haseł takiego jak Dropbox Passwords.
- Zawsze twórz kopie zapasowe plików służbowych – możesz to robić automatycznie za pomocą Dropbox Backup.
Dropbox to doskonałe narzędzie do ochrony plików, nawet jeśli padniesz ofiarą phishingu. Dowiedz się więcej o funkcjach bezpieczeństwa Dropbox i już dziś wybierz taryfę do użytku osobistego lub firmowego.
Współpraca/udostępnianie
Oto kilka wskazówek dotyczących współpracy nad plikami podczas pracy z domu:
- Unikaj udostępniania plików za pośrednictwem poczty e-mail; zamiast tego używaj łączy do udostępniania z usługi przechowywania w chmurze.
- Ustaw uprawnienia, aby kontrolować dostęp, dzięki czemu odpowiednie osoby będą miały dostęp do potrzebnych im plików.
- Utwórz firmowe zasady w celu podniesienia poziomu wiedzy na temat ochrony danych i ryzyka związanego z udostępnianiem plików.
- Używaj uwierzytelniania wieloskładnikowego, aby zapobiegać włamaniom i wyciekom danych.
- Korzystając z Dropbox, twórz łącza udostępnione z datą wygaśnięcia.
Organizacja
Aby lepiej organizować pliki podczas pracy zdalnej, zastosuj poniższe rozwiązania:
- Dziel pliki na kategorie.
- Usystematyzuj foldery w logiczny sposób – na potrzeby różnych działów, projektów lub rodzajów pracy.
- Używaj spójnych konwencji nazewnictwa obejmujących m.in. daty, właścicieli projektów czy wersje.
- Korzystając z Dropbox, organizuj pliki za pomocą tagów.
Dropbox pomógł wielu organizacjom przejść na pracę zdalną.
Korzystanie z Dropbox i Dropbox Sign pozwala nam zarządzać wszystkimi plikami i dokumentami w jednym miejscu, a to sprawia, że jesteśmy lepiej zorganizowani i wydajniejsi w naszych codziennych działaniach.
Używaj Dropbox do udostępniania plików zespołowi podczas pracy z domu
Wybór platformy do przechowywania danych w chmurze zależy od potrzeb zespołu. Dropbox to stabilny i wydajny sposób na udostępnianie i przechowywanie plików oraz zarządzanie nimi podczas pracy zdalnej. Nawet gdy jesteś w biurze, Dropbox bezpiecznie przechowuje pliki w zdalnej lokalizacji.
Potrzebujesz niezawodnego sposobu udostępniania plików, który pomoże zwiększyć efektywność i promować lepsze przepływy pracy? Firmy każdej wielkości wybierają w tym celu Dropbox.