Cualquier modalidad de trabajo tiene sus más y sus menos, y el teletrabajo no es una excepción. "¿Qué tiene de malo?",te preguntarás. Pues bien, aunque el teletrabajo funcione de maravilla por ahora, es cierto que tiene sus complicaciones a la hora de compartir, gestionar y abrir archivos desde casa:
- Los plazos: enviar a tiempo un proyecto a un cliente o al resto del equipo es un quebradero de cabeza tanto en casa como en la oficina, sobre todo si las personas involucradas trabajan en distintas partes del mundo o en diferentes husos horarios.
- El almacenamiento: imagina que tienes entre manos un proyecto grande al que el equipo necesita acceder con frecuencia. ¿Cómo se las van a apañar tus diseñadores para almacenar unos archivos tan pesados? A mayor consumo de datos, más probabilidades hay de tener un problema.
- La seguridad: trabajar de forma remota complica bastante contar con el nivel de protección necesario. A no ser que dispongas de un buen almacenamiento en la nube y sigas las prácticas recomendadas, te resultará imposible trabajar con el nivel de seguridad adecuado.
- La comunicación y la colaboración: dejar notas, hacer valoraciones y colaborar es imprescindible si se trabaja desde casa. Por esto, es fundamental que se puedan compartir archivos.
Tanto empleados y empleadores como autónomos y emprendedores independientes apuestan por el teletrabajo.
Según un estudio de la consultora McKinsey llevado a cabo en 2022, el 87 % de los trabajadores a los que les propusieron teletrabajar, aunque fuera de forma mínima, aceptaron la oferta y ahora trabajan desde casa una media de 3 días a la semana.
A continuación, te daremos unos consejos generales y te enseñaremos cuáles son las mejores formas de compartir archivos.
Ir directamente a…
Compartir archivos con Dropbox
Al ser la plataforma líder en almacenamiento en la nube y colaboración, Dropbox es la opción perfecta para compartir archivos de forma segura; por no hablar de otras funciones imprescindibles en el mundo empresarial, como la recuperación de datos en caso de pérdida.
Utilizar Dropbox para compartir archivos suele ser lo más útil y práctico, sobre todo, si teletrabajas, porque te ofrece lo siguiente:
- Puedes trabajar con varios dispositivos y sistemas operativos, desde móviles Android hasta tablets de Apple, pasando por ordenadores Windows. No habrá día que no goces de una experiencia de usuario sublime.
- En la industria, Dropbox se conoce por su seguridad sin parangón, que es ideal para trabajar con archivos confidenciales y compartirlos, como contratos, documentación fiscal o, simplemente, información personal de un cliente.
- Dropbox te pone fácil el trabajo colaborativo. Con herramientas como Dropbox Paper y sus funciones de edición en tiempo real totalmente intuitivas, podrás trabajar en tus archivos y documentos compartidos con una eficiencia sin igual.
- Los archivos de gran tamaño son fáciles de gestionar con Dropbox. Si teletrabajas con un equipo de profesionales creativos y del diseño, los archivos pesados no supondrán un problema, ya que Dropbox Transfer te permite transferir archivos de hasta 100 GB.
Puedes probar Dropbox Basic con 2 GB de espacio de forma gratuita. Ofertamos planes de pago a partir de 9,99 $ al mes, y puedes personalizarlos para ajustarlos a tus necesidades. Regístrate y comprueba en primera persona todas las ventajas que te ofrece esta experiencia.
Consejo para profesionales: Ya que vas a usar Dropbox, prueba DocSend. Es un producto que te permite saber quién ha visto tus archivos compartidos, controlar el acceso y utilizar las analíticas en tiempo real para obtener información privilegiada y trabajar mejor.
Otras formas de compartir archivos con tu equipo
Dropbox es ideal para compartir archivos con tu equipo, pero tal vez haya ocasiones en las que tengas que utilizar otras opciones. Por ejemplo, si un cliente te pide que utilices su solución de almacenamiento.
Las dos plataformas que suelen utilizarse de forma alternativa a Dropbox son Microsoft OneDrive y Google Drive.
Compartir archivos con OneDrive
OneDrive es el espacio de almacenamiento en la nube que ofrece Microsoft. Por norma general, tendrás que usarlo si trabajas con empresas que han invertido en Microsoft Teams, Office 365 y SharePoint para utilizarlos como solución de flujo de trabajo digital.
Aunque puedes usar OneDrive para compartir archivos con tu equipo, presenta un par de desventajas con respecto a Dropbox:
- Tipos de archivo: hay muchos archivos que OneDrive no admite, entre ellos, los archivos multimedia enriquecidos y los archivos de gran tamaño. Por contra, con Dropbox puedes trabajar con cientos de tipos de archivos, y sin salir de tu almacenamiento en la nube.
- Límite de almacenamiento para el equipo: el almacenamiento está limitado a 1 TB por usuario de forma predeterminada.
- Flujos de trabajo creativo limitados: si los comparamos, Dropbox admite códecs de audio y vídeo profesionales, y te permite previsualizar archivos de diseño de Adobe de gran tamaño y hacer anotaciones en ellos. Asimismo, te ofrece la posibilidad de hacer comentarios en fotogramas concretos de vídeos, subir archivos de un máximo de 2 TB a la vez y recuperar versiones del historial con un solo clic.
Con esto no queremos decir que las empresas que trabajen con Microsoft Office no puedan disfrutar también de las ventajas de Dropbox, ya que se integra perfectamente con las aplicaciones de Microsoft 365.
¿Quieres obtener más información? Lee el artículo Dropbox frente a OneDrive para ver una comparación en profundidad.
Compartir archivos con Google Drive
Drive es la plataforma de almacenamiento en la nube de Google. Y, al igual que ocurre con el equivalente de Microsoft, tendrás que trabajar con él si colaboras con clientes que utilizan Google Workspace.
De nuevo, puedes compartir con tu equipo archivos almacenados en Google Drive, pero también tiene ciertas limitaciones:
- Límites en las subidas: Google Drive no te deja subir más archivos si has superado los 750 GB en un periodo de 24 horas. Mientras que, con Dropbox, puedes sincronizar subidas de hasta 2 TB a la vez.
- Historial de versiones: con Google Drive, solo puedes acceder al historial de versiones en archivos nativos de Google, es decir, Docs y Sheets. Por su parte, Dropbox ofrece un historial de versiones para cualquier clase de archivo.
- Copia de seguridad por incrementos: ¿hay varios colaboradores haciendo pequeñas modificaciones a archivos grandes? Con Google Drive, hay que sincronizar todo el archivo cada vez que alguien lo revisa. Por contra, con Dropbox solo hace falta sincronizar los datos que se han modificado. ¡Rapidísimo!
¿Quieres obtener más información? Consulta el artículo Dropbox frente a Google Drive para ver análisis comparativo.
Prácticas recomendadas para compartir archivos si trabajas desde casa
Independientemente de la herramienta que escojas, la mejor forma de compartir archivos con tus compañeros es ajustándote a las necesidades de seguridad, colaboración y organización de tu empresa.
Ten en mente los consejos y las prácticas recomendadas que vamos a darte para trabajar con archivos de forma remota sin un solo impedimento.
Seguridad
Estas son algunas de las prácticas recomendadas relacionadas con la seguridad que debes tener en cuenta cuando compartas o abras archivos de forma remota:
- Comprueba que la dirección de correo electrónico pertenece al dominio de tu empresa antes de compartir nada
- Instruye a los miembros del equipo para que sean capaces de detectar estafas, phishing y otros riesgos
- Asegúrate de que tu servicio de almacenamiento en la nube cuente con seguridad de última generación
- Utiliza un gestor de contraseñas fiable, como Dropbox Passwords
- Haz una copia de seguridad de tus archivos de trabajo; puedes hacerlas de forma automática con Dropbox Backup
Dropbox es la herramienta ideal con la que proteger tus archivos, aunque piques en una estafa. Infórmate sobre las funciones de seguridad de Dropbox y escoge un plan de uso personal o empresarial.
Colaboración y uso compartido
Aquí te dejamos un par de consejos para colaborar en archivos si teletrabajas:
- Evita mandar archivos por correo; en su lugar, opta por enlaces compartidos creados en tu almacenamiento en la nube
- Establece permisos para controlar el acceso; de este modo, los demás solo tendrán acceso a los archivos que necesiten
- Crea políticas de empresa para concienciar sobre la protección de datos y los riesgos de compartir archivos
- Utiliza la autenticación de varios factores para evitar ataques informáticos y filtraciones de datos
- Crea enlaces con caducidad cuando uses Dropbox
Organización
Para organizar mejor los archivos cuando teletrabajes, prueba a hacer lo siguiente:
- Divide los archivos en categorías
- Ordena las carpetas de forma lógica; crea una para cada departamento, proyecto o tipo de trabajo
- Nombra los archivos de la misma manera; puedes incluir fechas, propietarios de proyectos o versiones
- Organiza los archivos con etiquetas cuando uses Dropbox
Gracias a Dropbox, muchas empresas han dado el salto al teletrabajo.
Usar Dropbox y Dropbox Sign nos permite gestionar los archivos y documentos desde un solo lugar para tener todo más organizado y ser más eficientes en los procesos diarios.
Utiliza Dropbox para compartir archivos con tu equipo si trabajas desde casa
La elección de la plataforma de almacenamiento en la nube depende de las necesidades de tu equipo. Dropbox te ofrece una forma fiable y eficiente de compartir, gestionar y guardar archivos si teletrabajas. Aun estando en la oficina, Dropbox almacena tus archivos de forma segura en otra ubicación.
Si lo que buscas es una herramienta digna confianza con la que compartir archivos, evitar retrasos y mejorar el flujo de trabajo, Dropbox es la primera elección de las empresas, sean del tamaño que sean.