Как делиться файлами с командой, работая из дома

Любой способ организации труда имеет свои сложности, и удаленная работа не является исключением. «В чем же дело?» — спросите вы. Дело в том, что, даже если к настоящему моменту вы не столкнулись с трудностями, при работе из дома возникает множество проблем, касающихся обмена рабочими материалами, их использования и управления ими. Сюда относится следующее.

• Сроки выполнения. Со своевременной передачей проекта клиенту или другим участникам рабочей группы могут возникать проблемы, особенно если сотрудники живут в разных странах или часовых поясах.
• Хранение. Работаете над крупным проектом, к материалам которого требуется регулярный доступ? А где ваши проектировщики собираются хранить свои громоздкие рабочие файлы? Использование данных неизменно связано с различными сложностями.
• Безопасность. Необходимый уровень защиты при удаленной работе обеспечить достаточно сложно. Для этого необходимы надежное облачное хранилище с эффективными способами защиты.
• Общение и сотрудничество. Рекомендации, отзывы и сотрудничество имеют решающее значение при работе из дома, поэтому крайне важно организовать эффективный обмен файлами.

Сотрудники и работодатели, фрилансеры и индивидуальные предприниматели считают, что за удаленной работой будущее.

По результатам исследования , проведенного в 2022 году компанией McKinsey, 87 % работников, которым было предложено перейти на удаленный режим хотя бы частично, воспользовались этой возможностью и в среднем 3 дня в неделю работают из дома.

Давайте же узнаем, как эффективно организовать общий доступ к рабочим файлам.

Перейти к разделу:

• Общий доступ с помощью Dropbox
• Общий доступ с помощью OneDrive
• Общий доступ с помощью Google Диск
• Рекомендации по предоставлению общего доступа и работе с файлами из дома

Общий доступ с помощью Dropbox

Dropbox — это популярное облачное хранилище и платформа для совместной работы. Этот сервис идеально подходит для безопасного обмена файлами, а также предоставляет множество других необходимых для бизнеса услуг, таких как восстановление данных в случае их потери.

Совместный доступ к файлам с помощью Dropbox часто оказывается наиболее удобным и выгодным вариантом, особенно при работе из дома по следующим причинам.

• Вы можете использовать различные операционные системы и устройства, от телефонов Android до планшетов Apple и компьютеров Windows, при этом интерфейс и удобство работы остаются прежними.
• Dropbox известен своей современной системой безопасности, что делает эту платформу идеальным выбором для обмена конфиденциальными файлами, такими как контракты, финансовые документы или личная информация клиента, и работы с ними.
• В Dropbox удобно вести сотрудничество, а такие инструменты, как Dropbox Paper, обеспечивают интуитивно понятную функцию редактирования в режиме реального времени и позволяет весьма эффективно работать с общими файлами и документами.
• Dropbox позволяет без труда отправлять файлы большого размера, поэтому если вы сотрудничаете с удаленной дизайнерской или рекламной рабочей группой, у вас не возникнет проблем: Dropbox Transfer позволяет перемещать файлы объемом до 100 ГБ.

Вы можете бесплатно попробовать тарифный план Dropbox Basic, который включает хранилище размером 2 ГБ. Стоимость платных тарифных планов начинается от 9,99 долларов США в месяц, при этом опции настраиваются в соответствии с вашими потребностями. Зарегистрируйтесь и убедитесь, насколько удобно пользоваться Dropbox!

Совет профессионала: если вы пользуетесь Dropbox, попробуйте заодно DocSend. Вы сможете видеть, кто просматривает общие файлы, контролировать доступ к ним и использовать аналитику в режиме реального времени для получения статистики, чтобы работать эффективнее.

Другие способы предоставления общего доступа к файлами рабочей группы

Dropbox — это идеальный инструмент для предоставления общего доступа в рабочих группах, однако могут возникнуть ситуации, когда требуется альтернативное решение.

Две наиболее популярные альтернативные платформы для обмена файлами — это Microsoft OneDrive и Google Диск.

Общий доступ с помощью OneDrive

OneDrive — это облачное решение для хранения данных, разработанное Microsoft. Его обычно применяют в компаниях, которые выбрали Microsoft Teams, Office 365 и SharePoint в качестве платформы для цифрового документооборота.

Хотя OneDrive можно использовать для обмена файлами в рабочих группах, у этого решения есть несколько недостатков по сравнению с Dropbox:

• Типы файлов. OneDrive не поддерживает многие типы файлов, в том числе мультимедиа и файлы большого размера. Dropbox позволяет работать с сотнями типов файлов прямо в облачном хранилище.
• Объем места. По умолчанию объем места ограничен 1 ТБ на пользователя.
• Ограниченность творческих рабочих процессов. Dropbox, обеспечивает поддержку профессиональных аудио- и видеокодеков, предпросмотр и аннотирование больших файлов Adobe, добавление комментариев с точностью до кадра для видео, одновременную загрузку файлов объемом до 2 ТБ, а также восстановление версий одним щелчком мыши.

Разумеется, компании, предпочитающие Microsoft Office, вполне могут воспользоваться преимуществами обоих продуктов, ведь Dropbox прекрасно работает с приложениями Microsoft 365.

Хотите узнать больше? См. полное сравнение в статье Dropbox и OneDrive .

Общий доступ с помощью Google Диск

Google Диск — это облачное хранилище Google, с которым вам, скорее всего, придется иметь дело, если вы работаете с клиентами, использующими Google Workspace.

Как и аналог от Microsoft, Google Диск позволяет делиться файлами с участниками рабочей группы, но опять же с некоторыми ограничениями.

• Лимиты на загрузку. Google Диск не позволяет загружать больше 750 ГБ за 24-часовой период, в то время как в Dropbox можно синхронизировать загружаемые файлы объемом до 2 ТБ за один раз.
• Журнал версий. В Google Диск вы имеете доступ к журналу версий только для файлов Google, таких как документы и таблицы, в то время как Dropbox предоставляет полный журнал изменений для всех форматов файлов.
• Пошаговое резервное копирование. В команде много соавторов, которые вносят мелкие локальные правки в большие файлы? При использовании Google Диск необходимо синхронизировать весь файл при каждом изменении, в то время как Dropbox позволяет синхронизировать только измененные данные, что гораздо быстрее!

Хотите узнать больше? Полный сравнительный анализ см. в статье Dropbox и Google Диск.