Любой способ организации труда имеет свои сложности, и удаленная работа не является исключением. «В чем же дело?» — спросите вы. Дело в том, что, даже если к настоящему моменту вы не столкнулись с трудностями, при работе из дома возникает множество проблем, касающихся обмена рабочими материалами, их использования и управления ими. Сюда относится следующее.
- Сроки выполнения. Со своевременной передачей проекта клиенту или другим участникам рабочей группы могут возникать проблемы, особенно если сотрудники живут в разных странах или часовых поясах.
- Хранение. Работаете над крупным проектом, к материалам которого требуется регулярный доступ? А где ваши проектировщики собираются хранить свои громоздкие рабочие файлы? Использование данных неизменно связано с различными сложностями.
- Безопасность. Необходимый уровень защиты при удаленной работе обеспечить достаточно сложно. Для этого необходимы надежное облачное хранилище с эффективными способами защиты.
- Общение и сотрудничество. Рекомендации, отзывы и сотрудничество имеют решающее значение при работе из дома, поэтому крайне важно организовать эффективный обмен файлами.
Сотрудники и работодатели, фрилансеры и индивидуальные предприниматели считают, что за удаленной работой будущее.
По результатам исследования , проведенного в 2022 году компанией McKinsey, 87 % работников, которым было предложено перейти на удаленный режим хотя бы частично, воспользовались этой возможностью и в среднем 3 дня в неделю работают из дома.
Давайте же узнаем, как эффективно организовать общий доступ к рабочим файлам.
Перейти к разделу:
Общий доступ с помощью Dropbox
Dropbox — это популярное облачное хранилище и платформа для совместной работы. Этот сервис идеально подходит для безопасного обмена файлами, а также предоставляет множество других необходимых для бизнеса услуг, таких как восстановление данных в случае их потери.
Совместный доступ к файлам с помощью Dropbox часто оказывается наиболее удобным и выгодным вариантом, особенно при работе из дома по следующим причинам.
- Вы можете использовать различные операционные системы и устройства, от телефонов Android до планшетов Apple и компьютеров Windows, при этом интерфейс и удобство работы остаются прежними.
- Dropbox известен своей современной системой безопасности, что делает эту платформу идеальным выбором для обмена конфиденциальными файлами, такими как контракты, финансовые документы или личная информация клиента, и работы с ними.
- В Dropbox удобно вести сотрудничество, а такие инструменты, как Dropbox Paper, обеспечивают интуитивно понятную функцию редактирования в режиме реального времени и позволяет весьма эффективно работать с общими файлами и документами.
- Dropbox позволяет без труда отправлять файлы большого размера, поэтому если вы сотрудничаете с удаленной дизайнерской или рекламной рабочей группой, у вас не возникнет проблем: Dropbox Transfer позволяет перемещать файлы объемом до 100 ГБ.
Вы можете бесплатно попробовать тарифный план Dropbox Basic, который включает хранилище размером 2 ГБ. Стоимость платных тарифных планов начинается от 9,99 долларов США в месяц, при этом опции настраиваются в соответствии с вашими потребностями. Зарегистрируйтесь и убедитесь, насколько удобно пользоваться Dropbox!
Совет профессионала: если вы пользуетесь Dropbox, попробуйте заодно DocSend. Вы сможете видеть, кто просматривает общие файлы, контролировать доступ к ним и использовать аналитику в реальном времени для получения статистики, чтобы работать эффективнее.
Другие способы предоставления общего доступа к файлами рабочей группы
Dropbox — это идеальный инструмент для предоставления общего доступа в рабочих группах, однако могут возникнуть ситуации, когда требуется альтернативное решение.
Две наиболее популярные альтернативные платформы для обмена файлами — это Microsoft OneDrive и Google Диск.
Общий доступ с помощью OneDrive
OneDrive — это облачное решение для хранения данных, разработанное Microsoft. Его обычно применяют в компаниях, которые выбрали Microsoft Teams, Office 365 и SharePoint в качестве платформы для цифрового документооборота.
Хотя OneDrive можно использовать для обмена файлами в рабочих группах, у этого решения есть несколько недостатков по сравнению с Dropbox:
- Типы файлов. OneDrive не поддерживает многие типы файлов, в том числе мультимедиа и файлы большого размера. Dropbox позволяет работать с сотнями типов файлов прямо в облачном хранилище.
- Объем места. По умолчанию объем места ограничен 1 ТБ на пользователя.
- Ограниченность творческих рабочих процессов. Dropbox, обеспечивает поддержку профессиональных аудио- и видеокодеков, предпросмотр и аннотирование больших файлов Adobe, добавление комментариев с точностью до кадра для видео, одновременную загрузку файлов объемом до 2 ТБ, а также восстановление версий одним щелчком мыши.
Разумеется, компании, предпочитающие Microsoft Office, вполне могут воспользоваться преимуществами обоих продуктов, ведь Dropbox прекрасно работает с приложениями Microsoft 365.
Хотите узнать больше? См. полное сравнение в статье Dropbox и OneDrive .
Общий доступ с помощью Google Диск
Google Диск — это облачное хранилище Google, с которым вам, скорее всего, придется иметь дело, если вы работаете с клиентами, использующими Google Workspace.
Как и аналог от Microsoft, Google Диск позволяет делиться файлами с участниками рабочей группы, но опять же с некоторыми ограничениями.
- Лимиты на загрузку. Google Диск не позволяет загружать больше 750 ГБ за 24-часовой период, в то время как в Dropbox можно синхронизировать загружаемые файлы объемом до 2 ТБ за один раз.
- Журнал версий. В Google Диск вы имеете доступ к журналу версий только для файлов Google, таких как документы и таблицы, в то время как Dropbox предоставляет полный журнал изменений для всех форматов файлов.
- Пошаговое резервное копирование. В команде много соавторов, которые вносят мелкие локальные правки в большие файлы? При использовании Google Диск необходимо синхронизировать весь файл при каждом изменении, в то время как Dropbox позволяет синхронизировать только измененные данные, что гораздо быстрее!
Хотите узнать больше? Полный сравнительный анализ см. в статье Dropbox и Google Диск.
Рекомендации по предоставлению общего доступа к файлам при работе из дома
Какой бы инструмент вы ни выбрали для обмена файлами с коллегами, он должен соответствовать требованиям к безопасности, организации сотрудничества и рабочим процессам вашей компании.
Для успешной удаленной работы с файлами необходимо соблюдать следующие советы и рекомендации.
Безопасность
Ниже перечислены несколько общих принципов безопасности, которых следует придерживаться при предоставлении доступа к удаленным файлам и работе с ними.
- Прежде чем предоставлять общий доступ, убедитесь, что адрес электронной почты пользователя относится к домену вашей компании.
- Обучите участников рабочей группы распознавать мошенничество, фишинг и другие риски.
- Убедитесь, что ваше облачное хранилище включает в себя современную систему безопасности.
- Используйте надежный менеджер паролей, например Dropbox Passwords.
- Всегда выполняйте резервное копирование файлов, это можно делать автоматически с помощью Dropbox Backup.
Dropbox — идеальный инструмент для защиты файлов, даже если вы попались на удочку мошенников. Узнайте больше о средствах защиты Dropbox и выберите тарифный план для личного или коммерческого использования прямо сегодня!
Совместная работа и общий доступ
Вот несколько советов по организации совместной работы над файлами из дома.
- Не используйте электронную почту для обмена файлами — вместо этого отправляйте общие ссылки на файлы в облачном хранилище.
- Установите разрешение для управления доступом, чтобы доступ к файлам имели только санкционированные пользователи.
- Разработайте корпоративные политики, направленные на повышение осведомленности о защите данных и рисках, связанных с совместным использованием файлов.
- Используйте многофакторную проверку подлинности для предотвращения взломов и утечки данных.
- При работе с Dropbox используйте общие ссылки с ограниченным сроком действия.
Упорядоченное хранение
Для более эффективной организации работы с файлами в удаленном режиме попробуйте следующие способы.
- Разделите файлы по категориям.
- Разработайте логичную структуру хранения и создайте отдельные папки для разных подразделений, проектов и типов задач.
- Последовательно используйте соглашение о присвоении имен, включая даты, владельца проекта или номер версии.
- Если вы используете Dropbox, добавьте к файлам теги.
Dropbox уже помог многим организациям перейти на удаленный режим работы.
Использование Dropbox и Dropbox Sign позволяет управлять файлами и документами на одном платформе, каждый день повышая нашу организованность и продуктивность.
Используйте Dropbox, чтобы делиться файлами с командой, работая из дома
Выбор облачного хранилища зависит от потребностей вашей рабочей группы. Dropbox — это надежный и эффективный инструмент для предоставления общего доступа к файлам, их организации и хранения при удаленной работе. Даже когда вы находитесь в офисе, ваши файлы надежно хранятся на удаленных серверах.
Если вам нужен надежный способ предоставления общего доступа, который поможет повысить эффективность и оптимизировать рабочие процессы, Dropbox — это инструмент, который выбирают компании любого размера.