Egal, von wo aus wir arbeiten, haben wir mit Herausforderungen zu tun; im Home-Office ist das nicht anders. Was ist schon dabei? Sagen Sie sich vielleicht. Nun, auch wenn es im Moment reibungslos läuft, gibt es viele Herausforderungen beim Teilen, Verwenden und Verwalten von Arbeitsdateien von zu Hause aus:
- Fristen: Projekte zum richtigen Zeitpunkt einem Kunden oder dem Team zur Verfügung zu stellen, ist im Home-Office wie im Büro ein Problem, insbesondere bei der Zusammenarbeit über Landesgrenzen oder über mehrere Zeitzonen hinweg.
- Speicherplatz: Sie haben eine große Projektdatei, auf die regelmäßig zugegriffen werden muss? Wie werden Ihre Designer ihre umfangreichen Arbeitsdateien speichern? Mit zunehmender Datennutzung steigt auch die Wahrscheinlichkeit eines Problems.
- Sicherheit: Wenn Sie remote arbeiten, ist es eine Herausforderung, das erforderliche Sicherheitsniveau zu erreichen. Ohne starken Cloud-Speicherplatz und Best Practices können Sie nicht mit dem richtigen Sicherheitsniveau arbeiten.
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Das Schreiben von Notizen, das Erteilen von Feedback und die Zusammenarbeit sind im Home-Office von entscheidender Bedeutung und machen den effizienten Austausch von Dateien unerlässlich.
Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Freiberufler und Soloselbständige glauben an das Home-Office.
Laut einer McKinsey-Studie aus dem Jahr 2022 nutzten 87 % der Arbeitnehmer, denen Remote-Arbeit angeboten wurde, die Möglichkeit – und arbeiten durchschnittlich drei Tage pro Woche von zu Hause aus.
Schauen wir uns die Möglichkeiten zum Teilen Ihrer Dateien und allgemeine Tipps an.
Zu einem Abschnitt springen:
Dateien mit Dropbox teilen
Als führende Plattform für Cloud-Speicher und Zusammenarbeit eignet sich Dropbox perfekt für die sichere Dateifreigabe – ganz zu schweigen von vielen anderen wichtigen Businessfunktionen wie der Datenwiederherstellung, falls Sie Ihre Dateien verlieren.
Das Teilen von Dateien mit Dropbox ist oft die praktischste und vorteilhafteste Option, insbesondere im Home-Office. Einige Beispiele:
- Sie können auf verschiedenen Betriebssystemen und Geräten arbeiten, von Android-Smartphones über Apple-Tablets bis hin zu Windows-Computern – und erhalten immer ein nahtloses Benutzererlebnis.
- Dropbox ist für seine branchenführende Sicherheit bekannt und eignet sich perfekt für die Freigabe und Bearbeitung vertraulicher Dateien wie Verträge, Finanzdokumente oder persönliche Daten eines Kunden.
- Mit Dropbox ist die Zusammenarbeit einfach. Tools wie Dropbox Paper bieten intuitive Bearbeitungsfunktionen in Echtzeit, sodass Sie einen äußerst effizienten Workflow für Ihre freigegebenen Dateien und Dokumente erhalten.
- Große Dateien sind mit Dropbox ein Kinderspiel. Wenn Sie also mit einem remote arbeitenden Design- und Kreativ-Team zusammenarbeiten, sind Dateigrößen kein Problem – mit Dropbox Transfer können Sie Dateien von bis zu 100 GB verschieben.
Sie können Dropbox Basic mit 2 GB Speicherplatz kostenlos testen. Zahlungspflichtige Abos beginnen bei 9,99 $ pro Monat und bieten auf Ihre Bedürfnisse anpassbare Optionen. Registrieren Sie sich und sehen Sie selbst, wie reibungslos das Erlebnis sein kann!
Profi-Tipp: Wenn Sie Dropbox verwenden, probieren Sie DocSend aus. Sie können sehen, wer sich Ihre freigegebenen Dateien ansieht, den Zugriff steuern und Echtzeitanalysen nutzen, um dank dieser Einblicke intelligenter zu arbeiten.
Andere Möglichkeiten, Dateien mit Ihrem Team zu teilen
Dropbox ist die ideale Möglichkeit, Dateien mit Ihrem Team zu teilen. Es kann jedoch Situationen geben, in denen Sie sich für eine Alternative entscheiden müssen – etwa wenn ein Kunde möchte, dass Sie seine aktuelle Lösung verwenden.
Zwei der gängigsten alternativen Plattformen sind Microsoft OneDrive und Google Drive.
Dateien mit OneDrive teilen
OneDrive ist Microsofts Angebot im Cloud-Speicher-Segment. Sie haben meist damit zu tun, wenn Sie mit Unternehmen arbeiten, die in Microsoft Teams, Office 365 und SharePoint als digitale Workflow-Lösung investiert haben.
Obwohl Sie Dateien mit OneDrive mit Ihrem Team teilen können, hat es im Vergleich zu Dropbox einige Nachteile:
- Dateitypen: Viele Dateien, darunter Rich Media und große Dateien, werden von OneDrive nicht unterstützt. Mit Dropbox können Sie mit Hunderten von Dateitypen direkt in Ihrem Cloud-Speicher arbeiten.
- Begrenzter Team-Speicher: Standardmäßig ist Ihr Speicherplatz auf 1 TB pro Benutzer beschränkt.
- Eingeschränkte kreative Arbeitsabläufe: Dropbox bietet im Vergleich Unterstützung für Audio- und professionelle Videocodecs, Vorschauen und Kommentare für große Adobe-Designdateien, framegenaue Kommentare auf Videos, größere Upload-Limits von bis zu 2 TB auf einmal und Versionswiederherstellung mit einem Klick.
Natürlich gibt es keinen Grund, warum Unternehmen, die Microsoft Office lieben, nicht das Beste aus beiden Welten haben können – denn Dropbox funktioniert nahtlos mit Microsoft 365 Apps.
Sie möchten mehr erfahren? Einen umfassenden Vergleich finden Sie unter Dropbox vs. OneDrive.
Dateien mit Google Drive teilen
Drive ist Googles Cloud-Speicherplattform, auf die Sie – ähnlich wie beim Angebot von Microsoft – normalerweise bei der Zusammenarbeit mit Kunden stoßen, die Google Workspace verwenden.
Auch mit Google Drive ist es möglich, gespeicherte Dateien mit Ihrem Team zu teilen, allerdings mit einigen Einschränkungen:
- Upload-Beschränkungen: Google Drive verhindert das Hochladen zusätzlicher Dateien, wenn innerhalb von 24 Stunden 750 GB erreicht wurden. Mit Dropbox hingegen können Sie Uploads synchronisieren, die jeweils bis zu 2 GB groß sind.
- Versionsverlauf: Mit Google Drive können Sie nur auf den Versionsverlauf für proprietäre Dateitypen – wie Docs und Sheets – zugreifen, während Dropbox einen vollständigen Verlauf für alle Dateiformate bietet.
- Inkrementelle Sicherung: Nehmen mehrere andere Nutzer kleine, lokale Änderungen an großen Dateien vor? Bei Google Drive müssen Sie die Synchronisierung bei jeder Überarbeitung für die gesamte Datei durchführen, während Dropbox nur die Daten synchronisiert, die sich geändert haben – das geht viel schneller!
Sie möchten mehr erfahren? Einen umfassenden Direktvergleich finden Sie unter Dropbox vs. Google Drive.
Best Practices zum Teilen von Dateien im Home-Office
Unabhängig davon, welches Tool Sie zum Teilen nutzen, ist die beste Methode zum Teilen von Dateien mit Kollegen diejenige, die im Hinblick auf die Sicherheits-, Zusammenarbeits- und Organisationsanforderungen Ihres Unternehmens sinnvoll ist.
Beachten Sie die folgenden Tipps und Vorgehensweisen, um erfolgreich remote mit Dateien zu arbeiten.
Sicherheit
Zu den allgemeinen Best Practices für die Sicherheit beim Teilen oder Verwenden von Dateien per Fernzugriff gehören:
- Überprüfen Sie vor der Freigabe, ob E-Mail-Adressen von der Domain Ihres Unternehmens stammen.
- Schulen Sie Teammitglieder darin, Betrug, Phishing und andere Risiken zu erkennen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Cloud-Speicheranbieter aktuellste Sicherheitsmaßnahmen bietet.
- Verwenden Sie einen sicheren Passwort-Manager wie Dropbox Passwords.
- Sichern Sie stets Ihre Arbeitsdateien; mit Dropbox Backup geht das auch automatisch.
Dropbox ist das perfekte Tool zum Schutz Ihrer Dateien, selbst wenn Sie Opfer von Phishing werden. Lesen Sie mehr über die Sicherheitsfunktionen von Dropbox und wählen Sie noch heute zwischen einem privaten oder Enterprise Abo.
Zusammenarbeit/Freigabe
Einige Tipps für die Zusammenarbeit an Dateien bei der Arbeit im Home-Office:
- Vermeiden Sie die Verwendung von E-Mails zum Teilen von Dateien und verwenden Sie stattdessen Freigabelinks aus Ihrem Cloud-Speicher.
- Legen Sie Berechtigungen fest, um den Zugriff zu kontrollieren, damit die richtigen Personen Zugriff auf die benötigten Dateien haben.
- Erstellen Sie Unternehmensrichtlinien, um das Bewusstsein für den Datenschutz und die Risiken beim Teilen von Dateien zu schärfen.
- Verwenden Sie mehrstufige Authentifizierung, um Hacks und Datenlecks zu verhindern.
- Erstellen Sie bei Verwendung von Dropbox zeitlich begrenzte geteilte Links.
Organisation
Für eine bessere Organisation Ihrer Dateien im Home-Office können Sie Folgendes versuchen:
- Teilen Sie Ihre Dateien in Kategorien ein.
- Strukturieren Sie Ordner logisch, mit Ordnern für verschiedene Abteilungen, Projekte oder Arbeitsarten.
- Verwenden Sie konsistente Benennungsregeln, einschließlich Datumsangaben, Projektverantwortlicher oder Version.
- Wenn Sie Dropbox verwenden, organisieren Sie Ihre Dateien mithilfe von Tags.
Dropbox hat vielen Unternehmen beim Übergang ins Home-Office geholfen.
Mit Dropbox und Dropbox Sign können wir unsere Dateien und Dokumente an einem Ort verwalten. Dadurch sind wir in unseren täglichen Prozessen besser organisiert und effizienter.
Teilen Sie Dateien mit Dropbox mit Ihrem Team, während Sie von zu Hause arbeiten
Die Wahl Ihrer Cloud-Speicherplattform hängt von den Anforderungen Ihres Teams ab. Dropbox ist eine stabile und effiziente Möglichkeit, Ihre Dateien zu teilen, zu verwalten und zu speichern, während Sie remote arbeiten. Selbst wenn Sie im Büro sind, speichert Dropbox Dateien sicher remote.
Wenn Sie eine zuverlässige Möglichkeit zum Teilen von Dateien suchen, die Effizienz und bessere Arbeitsabläufe fördert, ist Dropbox das Tool der Wahl für Unternehmen jeder Größe.