Cualquier modalidad de trabajo tiene sus retos y el trabajo a distancia no es diferente. ¿Cuál es el problema? Te preguntarás. Pues bien, aunque ahora todo vaya sobre ruedas, compartir, utilizar y gestionar los archivos de trabajo desde casa plantea muchos retos:
- Plazos: entregar los proyectos a un cliente o a un equipo más amplio en el momento oportuno es un problema en casa o en la oficina, sobre todo cuando las personas colaboran a nivel internacional o en distintas zonas horarias.
- Almacenamiento: ¿tienes un gran archivo de proyecto al que necesitas acceder con regularidad? ¿Cómo van a almacenar tus diseñadores sus engorrosos archivos de trabajo? A medida que aumenta el uso de datos, también lo hace la probabilidad de que surjan problemas.
- Seguridad: conseguir el nivel de protección necesario es un reto cuando se trabaja a distancia. No podrás trabajar con el nivel de seguridad adecuado sin un almacenamiento en la nube sólido y prácticas recomendadas.
- Comunicación y colaboración: escribir notas, hacer comentarios y colaborar son tareas cruciales cuando se intenta trabajar desde casa, por lo que compartir archivos de forma eficiente es vital.
Empleados y empresarios, autónomos y emprendedores creen en el trabajo a distancia.
Según un estudio de McKinsey de 2022, el 87 % de los trabajadores a los que se ofreció al menos alguna forma de trabajo a distancia aprovecharon la oportunidad y pasan una media de 3 días a la semana trabajando desde casa.
Veamos las mejores formas de compartir tus archivos y exploremos sugerencias generales.
Ve a una sección:
Compartir archivos con Dropbox
Como plataforma líder de colaboración y almacenamiento en la nube, Dropbox es perfecto para compartir archivos de forma segura. Esto es sin hablar de muchos otros aspectos empresariales esenciales, como la recuperación de datos si pierdes tus archivos.
Compartir archivos con Dropbox suele ser la opción más cómoda y beneficiosa, sobre todo cuando se trabaja desde casa, por ejemplo:
- Puedes trabajar con distintos sistemas operativos y dispositivos, desde teléfonos Android a tabletas Apple o computadoras de Windows para disfrutar siempre de una experiencia de usuario fluida.
- Dropbox es conocido por su seguridad líder del sector, perfecta para compartir y trabajar con archivos confidenciales como contratos, documentos financieros o la información personal de un cliente
- La colaboración es fácil con Dropbox, con herramientas como Dropbox Paper que ofrece funciones de edición intuitivas y en tiempo real, para que obtengas un flujo de trabajo ultraeficiente en tus archivos y documentos compartidos
- Los archivos grandes son pan comido con Dropbox, así que si trabajas con un equipo creativo y de diseño remoto, los archivos voluminosos no son un problema. Dropbox Transfer te permite mover archivos de hasta 100 GB
Puedes probar Dropbox Basic con 2 GB de espacio gratis. Planes pagos desde $9.99 al mes, con opciones personalizables adaptadas a tus necesidades. Regístrate y comprueba lo fácil que puede ser la experiencia.
Sugerencias profesionales: al utilizar Dropbox prueba DocSend. Puedes ver quién consulta tus archivos compartidos, controlar el acceso y utilizar análisis en tiempo real para obtener información que te permita trabajar de forma más inteligente.
Otras formas de compartir archivos con tu equipo
Dropbox es la forma ideal de compartir archivos con tu equipo, sin embargo, puede haber algunas situaciones en las que necesites optar por una alternativa, como cuando un cliente necesita que utilices su solución actual.
Dos de las plataformas alternativas más habituales son Microsoft OneDrive y Google Drive.
Compartir archivos con OneDrive
OneDrive es la oferta de Microsoft en el espacio de almacenamiento en la nube. Por lo general, te lo encontrarás cuando trabajes con empresas que hayan invertido en Microsoft Teams, Office 365 y SharePoint como solución de flujo de trabajo digital de su empresa.
Aunque es posible compartir archivos con tu equipo utilizando OneDrive, tiene algunos inconvenientes en comparación con Dropbox:
- Tipos de archivo: muchos archivos, incluidos los multimedia y los de gran tamaño, no son compatibles con OneDrive. Dropbox te permite trabajar con cientos de tipos de archivos, directamente en tu almacenamiento en la nube.
- Límite en la capacidad de almacenamiento: por defecto, el límite de almacenamiento por usuario es de 1 TB
- Flujos de trabajo creativos limitados: Dropbox, en comparación, es compatible con códecs de audio y video profesionales, permite previsualizar y anotar en archivos de diseño de Adobe de gran tamaño, comentar vídeos con precisión de fotograma, tiene límites de carga más amplios de hasta 2 TB cada vez y recupera versiones con un solo clic.
Por supuesto, no hay razón para que las empresas que adoran Microsoft Office no puedan tener lo mejor de ambos mundos, ya que Dropbox funciona a la perfección con las aplicaciones de Microsoft 365.
¿Quiere saber más? Ver Dropbox vs OneDrive para una comparación completa.
Compartir archivos con Google Drive
Drive es la plataforma de almacenamiento en la nube de Google que, al igual que el equivalente de Microsoft, encontrarás normalmente cuando colabores con clientes que utilicen Google Workspace.
Una vez más, es posible compartir archivos almacenados en Google Drive con su equipo, pero esto viene con algunas limitaciones:
- Límites de cargas: Google Drive te impide subir archivos adicionales después de alcanzar los 750 GB en un solo periodo de 24 horas. Mientras que con Dropbox puedes sincronizar cargas de hasta 2 TB cada vez
- Historial de versiones: con Google Drive, sólo puedes acceder al historial de versiones de los tipos de archivo patentados (como Docs y Sheets) mientras que Dropbox proporciona un historial completo de todos los formatos de archivo
- Copia de seguridad incremental: ¿son varios los colaboradores que realizan pequeñas ediciones locales en archivos de gran tamaño? Con Google Drive, tienes que sincronizar todo el archivo cada vez que se revisa, mientras que Dropbox sólo tiene que sincronizar los datos que han cambiado, lo que es mucho más rápido
¿Quiere saber más? Consulta Dropbox frente a Google Drive para ver un desglose completo.
Buenas prácticas para compartir archivos trabajando desde casa
Sea cual sea la herramienta que elijas, el mejor método para compartir archivos con tus compañeros de trabajo es hacerlo de una forma que tenga sentido en función de las necesidades de seguridad, colaboración y organización de tu empresa.
Ten en cuenta los siguientes consejos y las mejores prácticas para tener éxito cuando trabajes con archivos de forma remota.
Seguridad
Algunas de las mejores prácticas generales para la seguridad al compartir o utilizar archivos de forma remota incluyen lo siguiente:
- Comprueba si las direcciones de correo electrónico son del dominio de tu empresa antes de compartirlas
- Formar a los miembros del equipo para identificar estafas, phishing y otros riesgos.
- Asegúrate de que tu servicio de almacenamiento en la nube incluye seguridad de última generación
- Utiliza un gestor de contraseñas seguro, como Dropbox Passwords
- Haz siempre copias de seguridad de tus archivos de trabajo, puedes hacerlo automáticamente con Dropbox Backup
Dropbox es la herramienta perfecta para proteger tus archivos, incluso si caes en la suplantación de identidad o pishing. Obtén más información sobre las funciones de seguridad de Dropbox y selecciona un plan para uso personal o empresarial hoy mismo.
Colaboración/compartir
Algunas sugerencias para colaborar en archivos cuando se trabaja desde casa son las siguientes:
- Evita utilizar el correo electrónico para compartir archivos, utiliza vínculos para compartir desde tu almacenamiento en la nube
- Establece permisos para controlar el acceso, de modo que las personas adecuadas tengan acceso a los archivos que necesitan
- Crea políticas de empresa para concienciar sobre la protección de datos y los riesgos de compartir archivos
- Utiliza la autenticación multifactor para evitar hackeos y fugas de datos
- Al utilizar Dropbox crea vínculos para compartir con fechas límite
Organización
Para organizar mejor tus archivos mientras trabajas a distancia, prueba lo siguiente:
- Separa tus archivos en categorías
- Estructura las carpetas de forma lógica, con carpetas para diferentes departamentos, proyectos o tipos de trabajo
- Utiliza convenciones de nomenclatura coherentes, como fechas, propietarios de proyectos o versiones
- Cuando utilices Dropbox organiza tus archivos con etiquetas
Dropbox ha ayudado a muchas organizaciones a realizar la transición a un estilo de trabajo a distancia.
El uso de Dropbox y Dropbox Sign nos permite gestionar nuestros archivos y nuestros documentos en un solo lugar y eso nos mantiene más organizados y más eficientes en nuestros procesos diarios.
Utiliza Dropbox para compartir archivos con tu equipo mientras trabajas desde casa
La elección de tu plataforma de almacenamiento en la nube depende de las necesidades de tu equipo. Dropbox es una forma estable y eficaz de compartir, gestionar y almacenar tus archivos mientras trabajas a distancia. Incluso cuando estás en la oficina, Dropbox almacena los archivos de forma segura en una ubicación remota.
Si quieres una forma fiable de compartir archivos que te ayude a evitar la ineficacia y a promover mejores flujos de trabajo, Dropbox es la herramienta elegida por empresas de todos los tamaños.