Qualquer contrato de trabalho apresenta desafios, não é diferente com o trabalho remoto. Mas, qual é o problema? Você pode se perguntar. Mesmo que tudo esteja correndo bem, existem inúmeros desafios no compartilhamento, uso e gerenciamento de arquivos de trabalho quando se trabalha em casa:
- Prazos: levar projetos ao cliente ou à equipe mais ampla no momento certo é um problema quando se trabalha em casa ou no escritório, especialmente quando as pessoas colaboram de países diferentes ou em fusos horários diferentes.
- Armazenamento: precisa acessar o arquivo de um projeto muito grande com regularidade? Como os designers vão armazenar arquivos de trabalho complexos? Conforme o uso de dados aumenta, a probabilidade de ocorrer algum problema aumenta também.
- Segurança: conseguir o nível de proteção necessário é um desafio do trabalho remoto . Você não vai conseguir trabalhar com o nível certo de segurança sem um armazenamento em nuvem robusto e a implementação de melhores práticas.
- Comunicação e colaboração: fazer anotações, deixar feedback e colaborar são cruciais quando trabalhamos de casa, portanto, o compartilhamento eficiente de arquivos é fundamental
Funcionários e empregadores, freelancers e empreendedores solo acreditam no trabalho remoto.
De acordo com um estudo da McKinsey de 2022, 87% dos trabalhadores que receberam proposta de alguma forma de trabalho remoto aproveitaram a oportunidade, e passam em média 3 dias por semana trabalhando em casa.
Vamos dar uma olhada nas melhores maneiras de compartilhar arquivos e explorar dicas gerais.
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Compartilhamento de arquivos com o Dropbox
Como uma plataforma líder de armazenamento em nuvem e colaboração, o Dropbox é perfeito para compartilhar arquivos com segurança, além de muitos outros itens essenciais para empresas, como recuperação de dados em caso de perda de arquivos.
Compartilhar arquivos com o Dropbox costuma ser a opção mais conveniente e benéfica, principalmente ao trabalhar em casa, por exemplo:
- É possível trabalhar em diferentes sistemas operacionais e dispositivos, desde telefones Android até tablets da Apple ou computadores Windows, para que você sempre tenha uma experiência de usuário perfeita
- O Dropbox é conhecido pela segurança líder do setor, perfeita para compartilhar e trabalhar com arquivos confidenciais, como contratos, documentos financeiros ou informações pessoais dos clientes.
- Com o Dropbox, colaborar é fácil, com ferramentas como o Dropbox Paper que oferecem recursos de edição intuitivos e em tempo real, para você ter um fluxo de trabalho ultraeficiente nos arquivos e documentos compartilhados
- É muito simples manusear arquivos grandes usando o Dropbox, por isso, ao trabalhar com uma equipe remota de design e criação, os arquivos grandes não são um problema: você transfere arquivos de até 100 GB com o Dropbox Transfer
Você pode experimentar o Dropbox Basic com 2 GB de espaço gratuitamente. Os planos pagos começam em US$ 9,99 por mês, com opções personalizáveis de acordo com suas necessidades. Assine e aproveite uma experiência tranquila!
Dicas profissional: ao usar o Dropbox, experimente também o DocSend. É possível ver quem está visualizando seus arquivos compartilhados, controlar o acesso e usar dados analíticos em tempo real para ter estatísticas que permitem que você trabalhe de forma mais inteligente.
Outras maneiras de compartilhar arquivos com sua equipe
O Dropbox é a maneira ideal de compartilhar arquivos com sua equipe, no entanto, pode haver situações em que você precisa usar uma solução alternativa, como um cliente que precisa que você use a solução atual dele.
Duas das plataformas alternativas mais comuns que você pode encontrar são o Microsoft OneDrive e o Google Drive.
Compartilhamento de arquivos com o OneDrive
O OneDrive é a oferta da Microsoft para espaço de armazenamento em nuvem. Geralmente, esse é um recurso que você encontra quando trabalha com empresas que investiram no Microsoft Teams, no Office 365 e no SharePoint como as soluções de fluxo de trabalho digital da empresa.
Embora seja possível compartilhar arquivos com sua equipe usando o OneDrive, ele apresenta algumas desvantagens em comparação com o Dropbox:
- Tipos de arquivo: muitos arquivos, incluindo mídias avançadas e arquivos grandes, não são aceitos pelo OneDrive. O Dropbox permite que você trabalhe com centenas de tipos de arquivos, diretamente no seu armazenamento em nuvem.
- Limites de armazenamento da equipe: você tem o limite de armazenamento de 1 TB por usuário por padrão
- Fluxos de trabalho criativos limitados: o Dropbox, em comparação, aceita codecs de áudio e vídeo profissionais, visualização prévia e anotação em grandes arquivos de design do Adobe, comentários com precisão de quadro em vídeos, limites maiores de envio de até 2 TB por vez e recuperação de versões em um clique
É claro que não há razão para que as empresas que adoram o Microsoft Office não possam usufruir do melhor de dois mundos, afinal o Dropbox funciona perfeitamente com os aplicativos do Microsoft 365.
Quer saber mais? Confira Dropbox x OneDrive para uma comparação completa.
Compartilhamento de arquivos com o Google Drive
O Drive é a plataforma de armazenamento em nuvem do Google, que, assim como o equivalente da Microsoft, você normalmente vai encontrar ao colaborar com clientes que usam o Google Workspace.
Novamente, é possível compartilhar arquivos armazenados no Google Drive com sua equipe, mas com algumas limitações:
- Limites de envios: o Google Drive impede que você envie arquivos adicionais depois de atingir 750 GB em um único período de 24 horas, enquanto, com o Dropbox, você pode sincronizar envios de até 2 TB por vez
- Histórico de versões: com o Google Drive, você só pode acessar o histórico de versões para tipos de arquivos patenteados, como Docs e Sheets, enquanto o Dropbox fornece um histórico completo para todos formatos de arquivo
- Backup incremental: vários colaboradores estão fazendo pequenas edições locais em arquivos grandes? Com o Google Drive, você vai precisar sincronizar o arquivo inteiro sempre que ele for revisado, enquanto com o Dropbox você só vai precisar sincronizar os dados que foram alterados: muito mais rápido!
Quer saber mais? Consulte Dropbox x Google Drive para uma análise completa lado a lado.
Melhores práticas para compartilhar arquivos ao trabalhar em casa
Qualquer que seja a ferramenta escolhida para compartilhamento, o melhor método para compartilhar arquivos com colegas de trabalho é aquele que faz sentido em termos de necessidades de segurança, colaboração e organização da sua empresa.
Para ter sucesso no trabalho remoto com arquivos, tenha em mente as dicas e práticas recomendadas a seguir.
Segurança
Algumas das melhores práticas de segurança ao compartilhar ou usar arquivos remotamente incluem:
- Verificar se os endereços de e-mail são do domínio da sua empresa antes de compartilhar
- Treinar membros da equipe para identificar golpes, phishing e outros riscos
- Certificar-se de que o serviço de armazenamento em nuvem usado inclui segurança de última geração
- Usar um gerenciador de senhas seguro, como o Dropbox Passwords
- Sempre fazer backup dos arquivos de trabalho, o que pode ser feito automaticamente com o Dropbox Backup
O Dropbox é a ferramenta perfeita para proteger seus arquivos, mesmo que você caia em um golpe de phishing. Leia mais sobre os recursos de segurança do Dropbox e selecione um plano para uso pessoal ou empresarial hoje mesmo.
Colaboração/compartilhamento
Algumas dicas para colaborar em arquivos ao trabalhar em casa incluem:
- Evitar usar e-mail para compartilhar arquivos, em vez disso usar links compartilháveis do seu armazenamento em nuvem
- Definir permissões para controlar o acesso, para que as pessoas certas acessem os arquivos de que precisam
- Criar políticas empresariais para aumentar a conscientização sobre a proteção dos dados e os riscos do compartilhamento de arquivos
- Usar a autenticação multifatorial para evitar hacks e vazamentos de dados
- Criar um link compartilhado com prazo de validade ao usar o Dropbox
Organização
Para organizar melhor seus arquivos enquanto trabalha remotamente, tente fazer o seguinte:
- Separar os arquivos em categorias
- Estruturar as pastas de forma lógica, com pastas para diferentes departamentos, projetos ou tipos de trabalho
- Usar convenções de nomenclatura consistentes, incluindo datas, proprietários de projetos ou versões
- Ao usar o Dropbox, organizar os arquivos usando marcação
O Dropbox ajudou muitas organizações na transição para um estilo de trabalho remoto.
O uso do Dropbox e do Dropbox Sign nos permite gerenciar nossos arquivos e documentos em um só lugar e isso nos mantém mais organizados e mais eficientes em nossos processos diários.
Use o Dropbox para compartilhar arquivos com sua equipe enquanto trabalha em casa
A escolha de uma plataforma de armazenamento em nuvem depende das necessidades da sua equipe. O Dropbox é uma maneira estável e eficiente de compartilhar, gerenciar e armazenar os arquivos ao trabalhar remotamente. Mesmo quando você trabalha no escritório, o Dropbox armazena arquivos com segurança em um local remoto.
Se quiser uma maneira confiável de compartilhar arquivos que ajude a evitar ineficiência e promover melhores fluxos de trabalho, o Dropbox é a ferramenta preferida para empresas de todos os portes.