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Como compartilhar arquivos com sua equipe enquanto trabalha em casa

O compartilhamento seguro de arquivos não deve ser uma barreira para o trabalho remoto. A maioria das pessoas já superou a novidade de trabalhar em casa, mas levar os arquivos certos às pessoas certas pode ser um problema.

Segurança, tamanhos de arquivos, versões e permissões são apenas alguns dos problemas comuns, mas não tenha medo! Exploraremos as melhores maneiras de compartilhar arquivos de forma eficiente e alinhada ao seu fluxo de trabalho exclusivo, garantindo uma experiência de trabalho remoto uniforme e eficiente.

Comece a compartilhar com qualquer plano
Uma pessoa que trabalha em casa toma um drink enquanto verifica o computador e senta à mesa da cozinha.

Qualquer contrato de trabalho apresenta desafios, não é diferente com o trabalho remoto. Mas, qual é o problema? Você pode se perguntar. Mesmo que tudo esteja correndo bem, existem inúmeros desafios no compartilhamento, uso e gerenciamento de arquivos de trabalho quando se trabalha em casa:

  • Prazos: levar projetos ao cliente ou à equipe mais ampla no momento certo é um problema quando se trabalha em casa ou no escritório, especialmente quando as pessoas colaboram de países diferentes ou em fusos horários diferentes.
  • Armazenamento: precisa acessar o arquivo de um projeto muito grande com regularidade? Como os designers vão armazenar arquivos de trabalho complexos? Conforme o uso de dados aumenta, a probabilidade de ocorrer algum problema aumenta também.
  • Segurança: conseguir o nível de proteção necessário é um desafio do trabalho remoto. Você não vai conseguir trabalhar com o nível certo de segurança sem um armazenamento em nuvem robusto e a implementação de melhores práticas.
  • Comunicação e colaboração: fazer anotações, deixar feedback e colaborar são cruciais quando trabalhamos de casa, portanto, o compartilhamento eficiente de arquivos é fundamental

Funcionários e empregadores, freelancers e empreendedores solo acreditam no trabalho remoto.

De acordo com um estudo da McKinsey de 2022, 87% dos trabalhadores que receberam proposta de alguma forma de trabalho remoto aproveitaram a oportunidade, e passam em média 3 dias por semana trabalhando em casa.

Vamos dar uma olhada nas melhores maneiras de compartilhar arquivos e explorar dicas gerais.

Ir direto para a seção:

Compartilhamento de arquivos com o Dropbox

Como uma plataforma líder de armazenamento em nuvem e colaboração, o Dropbox é perfeito para compartilhar arquivos com segurança, além de muitos outros itens essenciais para empresas, como recuperação de dados em caso de perda de arquivos.

Compartilhar arquivos com o Dropbox costuma ser a opção mais conveniente e benéfica, principalmente ao trabalhar em casa, por exemplo:

  • É possível trabalhar em diferentes sistemas operacionais e dispositivos, desde telefones Android até tablets da Apple ou computadores Windows, para que você sempre tenha uma experiência de usuário perfeita
  • O Dropbox é conhecido pela segurança líder do setor, perfeita para compartilhar e trabalhar com arquivos confidenciais, como contratos, documentos financeiros ou informações pessoais dos clientes.
  • Com o Dropbox, colaborar é fácil, com ferramentas como o Dropbox Paper que oferecem recursos de edição intuitivos e em tempo real, para você ter um fluxo de trabalho ultraeficiente nos arquivos e documentos compartilhados
  • É muito simples manusear arquivos grandes usando o Dropbox, por isso, ao trabalhar com uma equipe remota de design e criação, os arquivos grandes não são um problema: você transfere arquivos de até 100 GB com o Dropbox Transfer

Você pode experimentar o Dropbox Basic com 2 GB de espaço gratuitamente. Os planos pagos começam em US$ 9,99 por mês, com opções personalizáveis de acordo com suas necessidades. Assine e aproveite uma experiência tranquila!

Dicas profissional: ao usar o Dropbox, experimente também o DocSend. É possível ver quem está visualizando seus arquivos compartilhados, controlar o acesso e usar análises em tempo real para consultar estatísticas que permitem trabalhar de forma mais inteligente.

Outras maneiras de compartilhar arquivos com sua equipe

O Dropbox é a maneira ideal de compartilhar arquivos com sua equipe, no entanto, pode haver situações em que você precisa usar uma solução alternativa, como um cliente que precisa que você use a solução atual dele.

Duas das plataformas alternativas mais comuns que você pode encontrar são o Microsoft OneDrive e o Google Drive.

Compartilhamento de arquivos com o OneDrive

O OneDrive é a oferta da Microsoft para espaço de armazenamento em nuvem. Geralmente, esse é um recurso que você encontra quando trabalha com empresas que investiram no Microsoft Teams, no Office 365 e no SharePoint como as soluções de fluxo de trabalho digital da empresa.

Embora seja possível compartilhar arquivos com sua equipe usando o OneDrive, ele apresenta algumas desvantagens em comparação com o Dropbox:

  • Tipos de arquivo: muitos arquivos, incluindo mídias avançadas e arquivos grandes, não são aceitos pelo OneDrive. O Dropbox permite que você trabalhe com centenas de tipos de arquivos, diretamente no seu armazenamento em nuvem.
  • Limites de armazenamento da equipe: você tem o limite de armazenamento de 1 TB por usuário por padrão
  • Fluxos de trabalho criativos limitados: o Dropbox, em comparação, aceita codecs de áudio e vídeo profissionais, visualização prévia e anotação em grandes arquivos de design do Adobe, comentários com precisão de quadro em vídeos, limites maiores de envio de até 2 TB por vez e recuperação de versões em um clique

É claro que não há razão para que as empresas que adoram o Microsoft Office não possam usufruir do melhor de dois mundos, afinal o Dropbox funciona perfeitamente com os aplicativos do Microsoft 365.

Quer saber mais? Confira Dropbox x OneDrive para uma comparação completa.

Compartilhamento de arquivos com o Google Drive

O Drive é a plataforma de armazenamento em nuvem do Google, que, assim como o equivalente da Microsoft, você normalmente vai encontrar ao colaborar com clientes que usam o Google Workspace.

Novamente, é possível compartilhar arquivos armazenados no Google Drive com sua equipe, mas com algumas limitações:

  • Limites de envios: o Google Drive impede que você envie arquivos adicionais depois de atingir 750 GB em um único período de 24 horas, enquanto, com o Dropbox, você pode sincronizar envios de até 2 TB por vez
  • Histórico de versões: com o Google Drive, você só pode acessar o histórico de versões para tipos de arquivos patenteados, como Docs e Sheets, enquanto o Dropbox fornece um histórico completo para todos formatos de arquivo
  • Backup incremental: vários colaboradores estão fazendo pequenas edições locais em arquivos grandes? Com o Google Drive, você vai precisar sincronizar o arquivo inteiro sempre que ele for revisado, enquanto com o Dropbox você só vai precisar sincronizar os dados que foram alterados: muito mais rápido!

Quer saber mais? Consulte Dropbox x Google Drive para uma análise completa lado a lado.

Uma pessoa clica em "Iniciar backup" no Dropbox Backup, que protege seus arquivos com apenas alguns cliques.

Melhores práticas para compartilhar arquivos ao trabalhar em casa

Qualquer que seja a ferramenta escolhida para compartilhamento, o melhor método para compartilhar arquivos com colegas de trabalho é aquele que faz sentido em termos de necessidades de segurança, colaboração e organização da sua empresa.

Para ter sucesso no trabalho remoto com arquivos, tenha em mente as dicas e práticas recomendadas a seguir.

Segurança

Algumas das melhores práticas de segurança ao compartilhar ou usar arquivos remotamente incluem:

  1. Verificar se os endereços de e-mail são do domínio da sua empresa antes de compartilhar
  2. Treinar membros da equipe para identificar golpes, phishing e outros riscos
  3. Certificar-se de que o serviço de armazenamento em nuvem usado inclui segurança de última geração
  4. Usar um gerenciador de senhas seguro, como o Dropbox Passwords
  5. Sempre fazer backup dos arquivos de trabalho, o que pode ser feito automaticamente com o Dropbox Backup

O Dropbox é a ferramenta perfeita para proteger seus arquivos, mesmo que você caia em um golpe de phishing. Leia mais sobre os recursos de segurança do Dropbox e selecione um plano para uso pessoal ou empresarial hoje mesmo.

Colaboração/compartilhamento

Algumas dicas para colaborar em arquivos ao trabalhar em casa incluem:

  1. Evitar usar e-mail para compartilhar arquivos, em vez disso usar links compartilháveis do seu armazenamento em nuvem
  2. Definir permissões para controlar o acesso, para que as pessoas certas acessem os arquivos de que precisam
  3. Criar políticas empresariais para aumentar a conscientização sobre a proteção dos dados e os riscos do compartilhamento de arquivos
  4. Usar a autenticação multifatorial para evitar hacks e vazamentos de dados
  5. Criar um link compartilhado com prazo de validade ao usar o Dropbox

Organização

Para organizar melhor seus arquivos enquanto trabalha remotamente, tente fazer o seguinte:

  1. Separar os arquivos em categorias
  2. Estruturar as pastas de forma lógica, com pastas para diferentes departamentos, projetos ou tipos de trabalho
  3. Usar convenções de nomenclatura consistentes, incluindo datas, proprietários de projetos ou versões
  4. Ao usar o Dropbox, organizar os arquivos usando marcação

O Dropbox ajudou muitas organizações na transição para um estilo de trabalho remoto.

O uso do Dropbox e do Dropbox Sign nos permite gerenciar nossos arquivos e documentos em um só lugar e isso nos mantém mais organizados e mais eficientes em nossos processos diários".

Matt Seigel, presidente, Collier.Simon

Use o Dropbox para compartilhar arquivos com sua equipe enquanto trabalha em casa

A escolha de uma plataforma de armazenamento em nuvem depende das necessidades da sua equipe. O Dropbox é uma maneira estável e eficiente de compartilhar, gerenciar e armazenar os arquivos ao trabalhar remotamente. Mesmo quando você trabalha no escritório, o Dropbox armazena arquivos com segurança em um local remoto.

Se quiser uma maneira confiável de compartilhar arquivos que ajude a evitar ineficiência e promover melhores fluxos de trabalho, o Dropbox é a ferramenta preferida para empresas de todos os portes.