Setiap pekerjaan mempunyai tantangannya masing-masing, tak terkecuali dengan pekerjaan jarak jauh. Apa masalahnya? Anda mungkin berpikir demikian. Meski saat ini berjalan lancar, ada banyak tantangan ketika berbagi, menggunakan, dan mengelola file kerja dari rumah:
- Tenggat Waktu: Menyelesaikan proyek yang diminta klien atau tim yang lebih besar di waktu yang tepat merupakan suatu permasalahan yang bisa terjadi di rumah atau di kantor, terutama ketika orang-orang berkolaborasi secara internasional atau di berbagai zona waktu.
- Penyimpanan: Punya file proyek besar yang memerlukan akses rutin? Bagaimana cara desainer Anda menyimpan file pekerjaan mereka yang rumit? Ketika penggunaan data semakin meningkat, kemungkinan terjadinya masalah juga meningkat.
- Keamanan: Mendapatkan tingkat perlindungan yang Anda perlukan merupakan sebuah tantangan ketika berada dalam jarak jauh. Anda tidak akan dapat bekerja pada tingkat keamanan yang tepat tanpa penyimpanan awan dan praktik terbaik yang kuat.
- Komunikasi dan kolaborasi: Menulis catatan, memberikan umpan balik, dan berkolaborasi merupakan hal yang sangat penting ketika mencoba bekerja dari rumah, sehingga berbagi file secara efisien menjadi hal yang penting
Karyawan dan pemberi kerja, pekerja lepas, dan solopreneur percaya pada kerja jarak jauh.
Menurut studi McKinsey pada tahun 2022, 87% pekerja yang ditawari beberapa bentuk pekerjaan jarak jauh memanfaatkan peluang tersebut—dan menghabiskan rata-rata 3 hari seminggu bekerja dari rumah.
Mari kita lihat cara terbaik untuk membagikan file Anda dan menjelajahi kiat umum.
Langsung ke bagian:
Berbagi file dengan Dropbox
Sebagai platform penyimpanan awan dan kolaborasi terkemuka, Dropbox sangat pas untuk berbagi file dengan aman—belum lagi banyak hal penting seputar bisnis lainnya, seperti pemulihan data jika Anda kehilangan file.
Berbagi file dengan Dropbox sering kali merupakan opsi yang paling nyaman dan bermanfaat, khususnya saat bekerja dari rumah, misalnya:
- Anda dapat bekerja di berbagai sistem operasi dan perangkat, mulai dari ponsel Android, hingga tablet Apple, atau komputer Windows—sehingga Anda selalu mendapatkan pengalaman pengguna yang lancar
- Dropbox terkenal dengan keamanan terdepan di industri, yang sangat cocok untuk berbagi dan mengerjakan file sensitif seperti kontrak, dokumen keuangan, atau informasi pribadi pelanggan
- Kolaborasi menjadi mudah berkat Dropbox, dengan alat seperti Dropbox Paper yang menyediakan fitur pengeditan real-time yang intuitif, sehingga alur kerja untuk file dan dokumen yang Anda bagikan menjadi sangat efisien
- File berukuran besar sangat mudah digunakan dengan Dropbox, jadi jika Anda bekerja dengan tim desain dan kreatif jarak jauh, file berukuran besar tidak menjadi masalah—Dropbox Transfer memungkinkan Anda memindahkan file hingga 100 GB
Anda dapat mencoba Dropbox Basic dengan ruang 2 GB secara gratis. Paket berbayar mulai dari $9,99 per bulan, dengan opsi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Daftar dan lihat betapa lancarnya pengalaman ini!
Kiat pro: Saat menggunakan Dropbox, coba DocSend. Anda dapat mengetahui siapa yang melihat file yang Anda bagikan, mengontrol akses, dan menggunakan analisis real time untuk mendapatkan wawasan yang membuat Anda bekerja dengan lebih cerdas.
Cara lain untuk membagikan file dengan tim Anda
Dropbox merupakan cara ideal untuk membagikan file dengan tim Anda. Namun, mungkin ada situasi ketika Anda perlu memilih alternatif—seperti klien yang mengharuskan Anda menggunakan solusi mereka saat ini.
Dua platform alternatif paling umum yang mungkin Anda temui adalah Microsoft OneDrive dan Google Drive.
Berbagi file dengan OneDrive
OneDrive adalah ruang penyimpanan awan dari Microsoft. Biasanya Anda akan menemukannya saat bekerja dengan bisnis yang telah berinvestasi di Microsoft Teams, Office 365, dan SharePoint sebagai solusi alur kerja digital perusahaan mereka.
Meskipun membagikan file dengan tim Anda menggunakan OneDrive mungkin dilakukan, OneDrive memiliki beberapa kelemahan dibandingkan dengan Dropbox:
- Jenis file: Banyak file, termasuk multimedia dan file besar, tidak didukung oleh OneDrive. Dropbox memungkinkan Anda bekerja dengan ratusan jenis file, langsung di penyimpanan awan Anda.
- Batas penyimpanan tim: Anda memiliki batas penyimpanan 1 TB per pengguna secara default
- Alur kerja kreatif yang terbatas: Dropbox, sebagai perbandingan, memiliki dukungan untuk codec audio dan video profesional, pratinjau dan anotasi pada file desain Adobe berukuran besar, komentar akurat sesuai bingkai pada video, batas unggahan yang lebih besar hingga 2 TB sekaligus, dan pemulihan versi sekali klik.
Tentu saja, tidak ada alasan mengapa bisnis yang menyukai Microsoft Office tidak dapat memiliki kecanggihan keduanya, —karena Dropbox bekerja tanpa kendala dengan aplikasi Microsoft 365.
Ingin mengetahui selanjutnya? Lihat Dropbox vs OneDrive untuk perbandingan lengkap.
Berbagi file dengan Google Drive
Drive merupakan platform penyimpanan awan Google, yang—mirip dengan Microsoft—biasanya Anda temui saat berkolaborasi dengan klien yang menggunakan Google Workspace.
Sekali lagi, Anda dapat membagikan file yang disimpan di Google Drive bersama tim Anda, tetapi Google Drive memiliki beberapa batasan:
- Batas unggahan: Google Drive akan menghentikan Anda mengunggah file tambahan setelah mencapai 750 GB dalam jangka waktu 24 jam, sedangkan—dengan Dropbox—Anda dapat menyinkronkan unggahan sebesar 2 TB sekaligus
- Riwayat versi: Dengan Google Drive, Anda hanya dapat mengakses riwayat versi untuk jenis file eksklusif—seperti Dokumen dan Sheets—sementara Dropbox menyediakan riwayat lengkap untuk semua format file
- Peningkatan bertahap: Apakah beberapa kolaborator melakukan pengeditan kecil dan lokal pada file besar? Dengan Google Drive, Anda perlu menyinkronkan seluruh file setiap kali direvisi, sedangkan Dropbox hanya perlu menyinkronkan data yang telah diubah—lebih cepat!
Ingin mengetahui selanjutnya? Lihat Dropbox vs Google Drive untuk perincian lengkap secara berdampingan.
Praktik terbaik untuk berbagi file saat bekerja dari rumah
Apa pun alat yang Anda pilih untuk berbagi, metode terbaik untuk berbagi file kepada rekan kerja adalah dengan cara yang masuk akal dalam hal keamanan, kolaborasi, dan kebutuhan organisasi perusahaan Anda.
Ingat kiat dan praktik terbaik berikut agar berhasil saat menangani file dari jarak jauh.
Keamanan
Beberapa praktik umum terbaik untuk keamanan saat berbagi atau menggunakan file dari jarak jauh antara lain:
- Periksa apakah alamat email berasal dari domain perusahaan Anda sebelum membagikannya
- Latih anggota tim untuk mengidentifikasi penipuan, phishing, dan risiko lainnya
- Pastikan layanan penyimpanan awan Anda dilengkapi keamanan mutakhir
- Gunakan manajer kata sandi yang aman, seperti Dropbox Passwords
- Selalu cadangkan file pekerjaan Anda, Anda dapat melakukannya secara otomatis dengan Dropbox Backup
Dropbox adalah alat sempurna untuk melindungi file Anda, bahkan jika Anda terkena phishing. Baca selengkapnya tentang fitur keamanan Dropbox dan pilih paket untuk penggunaan pribadi atau perusahaan sekarang juga.
Kolaborasi/berbagi
Beberapa kiat untuk melakukan kolaborasi pada file saat bekerja dari rumah antara lain:
- Hindari menggunakan email untuk berbagi file, gunakan tautan berbagi dari penyimpanan awan Anda
- Tetapkan izin untuk mengontrol akses, sehingga orang yang tepat memiliki akses ke file yang mereka perlukan
- Buat kebijakan perusahaan untuk meningkatkan kesadaran akan perlindungan data dan risiko berbagi file
- Gunakan autentikasi multifaktor untuk mencegah peretasan dan kebocoran data
- Saat menggunakan Dropbox, buat tautan bersama yang sensitif terhadap waktu
Organisasi
Untuk mengatur file Anda dengan lebih baik saat bekerja dari jarak jauh, coba cara berikut ini:
- Pisahkan file Anda ke dalam beberapa kategori
- Susun folder secara logis, dengan folder terpisah untuk setiap departemen, proyek, atau jenis pekerjaan
- Gunakan konvensi penamaan yang konsisten, termasuk hal-hal seperti tanggal, pemilik proyek, atau versi
- Saat menggunakan Dropbox, atur file Anda menggunakan tag
Dropbox telah membantu banyak organisasi beralih ke gaya kerja jarak jauh.
Menggunakan Dropbox dan Dropbox Sign memungkinkan kami mengelola file dan dokumen di satu tempat dan itu membuat kami lebih tertata rapi dan efisien dalam proses yang dilakukan sehari-hari.
Gunakan Dropbox untuk membagikan file dengan tim Anda saat bekerja dari rumah
Pilihan platform penyimpanan awan bergantung pada kebutuhan tim Anda. Dropbox adalah cara yang stabil dan efisien untuk membagikan, mengelola, dan menyimpan file Anda saat bekerja dari jarak jauh. Bahkan saat Anda berada di kantor, Dropbox menyimpan file dengan aman di lokasi yang jauh.
Jika Anda menginginkan cara andal untuk membagikan file yang akan membantu mencegah inefisiensi dan mendorong alur kerja yang lebih baik, Dropbox adalah alat pilihan untuk berbagai skala bisnis.