どんな働き方にも課題は付きものです。リモート ワークも例外ではありません。どっちにしても大した問題じゃないのでは？そうお思いになる方がいるかもしれません。しかし、今は物事がスムーズに進んでいるとしても、在宅勤務で業務ファイルを共有、活用、管理する場合には、以下のようにさまざまな問題に直面する可能性があります。
- 納期の遵守：クライアントや外部のチームが関わるプロジェクトの納期を遵守するのは、オフィス勤務でも在宅勤務でも簡単ではありません。共同作業の相手が外国など時差のある場所にいる場合はなおさらです。
- ファイルの保存：大容量のプロジェクト ファイルに頻繁にアクセスしていませんか？デザイナーはかさばる作業ファイルをどう保存していますか？データの容量が大きくなると、そのぶんだけ問題も発生しやすくなります。
- セキュリティ：リモート ワーク環境で必要な水準の安全性を確保するのは困難です。十分なセキュリティを維持しながら仕事をするためには、高機能なクラウド ストレージと確固たるベスト プラクティスが欠かせません。
- コミュニケーションとコラボレーション：ファイルにメモを書き込む、フィードバックをする、共同で作業をする。在宅勤務ではこのような作業が特に重要となるため、効率的なファイル共有が不可欠です。
従業員も雇用主も、フリーランサーもソロプレナーも、リモート ワークの価値を認めています。
マッキンゼーの 2022 年の調査によると、何らかの形でリモート ワークの機会を与えられた労働者の 87 % はその機会を受け入れ、平均で週 3 日、在宅勤務で仕事をしています。
ここからは、最も効果的なファイル共有の方法と一般的なヒントを紹介していきます。
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Dropbox を使用したファイル共有
クラウド ストレージとコラボレーションのための先進的なプラットフォームである Dropbox は、安全なファイル共有に最適なツールです。そしてもちろん、ファイルを失った場合のデータ復元など、ビジネスに欠かせないその他の機能も数多く備えています。
Dropbox は、ファイル共有の手段として、多くの場合に最も便利で有用な選択肢ですが、特に大きな効果を発揮するのは在宅勤務の場合です。たとえば、以下のような機能と特徴を備えています。
- 幅広い OS とデバイスで利用可能：Android スマートフォンや Apple 製タブレット、Windows パソコンなど、多様な OS とデバイスに対応しているので、一貫してシームレスなユーザー エクスペリエンスが得られます。
- 定評のある先進的なセキュリティ機能を搭載：契約書や金融関連の書類、顧客の個人情報など、機密性の高いファイルを共有し、取り扱う場合に最適です。
- 共同作業がスムーズ：直感的なリアルタイム編集機能を備える Dropbox Paper などのツールを使うと、共有ファイルやドキュメントを扱うワークフローが超効率的になります。
- 大容量ファイルの取り扱いが簡単：遠隔地にいるデザイン チームやクリエイティブ チームと共同作業する場合でも、サイズの大きいファイルを問題なくやり取りできます。Dropbox Transfer を使えば、最大 100 GB のファイルを転送できます。
2 GB のストレージが付属する Dropbox Basic なら無料でご利用いただけます。有料プランは月額 ¥1,200 から、ニーズに合わせてオプションをカスタマイズできます。ぜひご登録のうえ、スムーズな使い勝手をお試しください。
ヒント：Dropbox をご利用の際は、ぜひ DocSend もお試しください。誰が共有ファイルを閲覧しているかを把握し、アクセスを管理できるほか、リアルタイムの分析情報に基づくインサイトを取得してスマートに作業できます。
チームとファイルを共有するその他の方法
Dropbox は、チームとファイルを共有する理想的なツールですが、別のツールの使用が必要になる場合もあります。クライアントから、その会社で導入しているツールの使用を求められたような場合です。
そのような可能性のある 2 大ツールが Microsoft OneDrive と Google ドライブです。
OneDrive を使用したファイル共有
OneDrive は、Microsoft が提供するクラウド ストレージ サービスです。OneDrive の使用を求められる典型的な例としては、自社のデジタル ワークフロー ソリューションとして Microsoft Teams や Office 365、SharePoint を導入している会社と取引するケースが挙げられます。
OneDrive を使ってチームとファイルを共有することは可能ですが、Dropbox に比べると以下のような制限があります。
- ファイル形式：OneDrive では、リッチ メディアや大容量ファイルを含め、多くのファイル形式がサポートされていません。これに対し Dropbox では、数百種類のファイル形式をクラウド ストレージ内で直接扱うことができます。
- チームで使えるストレージ容量の上限：ストレージ容量は、デフォルトではユーザーあたり 1 TB に制限されています。
- クリエイティブなワークフローにおける制限：OneDrive とは対照的に、Dropbox には、音声コーデックやプロ仕様の動画コーデックのサポート、大容量の Adobe デザイン ファイルのプレビューと注釈付け、動画へのフレーム単位のコメント付け、一度にアップロードできる容量は OneDrive よりも大きい最大 2 TB、ワンクリックでのバージョン復元といった強みがあります。
もちろん、Microsoft Office を多用している会社が Microsoft と Dropbox のいいとこ取りをすることも可能です。Dropbox は、Microsoft 365 アプリとシームレスに連携できます。
さらに詳しい情報をご希望ですか？Dropbox と OneDrive を詳細に比較したこちらの記事をご覧ください。
Google ドライブを使用したファイル共有
Google ドライブは、Google が提供するクラウド ストレージ サービスです。Microsoft OneDrive と同様、Google Workspace を導入しているクライアントと共同作業する場合、Google ドライブの使用を求められる可能性があります。
OneDrive の場合と同じように、Google ドライブに保存されたファイルをチームと共有することは可能ですが、Google ドライブには以下の制限があります。
- アップロード制限：Google ドライブでは、24 時間という期間内のアップロード容量が 750 GB に達すると、それ以上ファイルをアップロードできなくなります。一方 Dropbox の場合、2 TB もの容量を一度に同期アップロードできます。
- バージョン履歴：Google ドライブでは、Google ドキュメントや Google スプレッドシートなど、Google 独自のファイル形式でしかバージョン履歴を利用できません。これに対し Dropbox では、すべてのファイル形式で完全な履歴を確認できます。
- 増分バックアップ：大容量ファイルに対し、複数の共同編集者が小さな変更をローカルで加えていませんか？このような場合、Google ドライブでは、変更のたびにファイル全体を同期する必要がありますが、Dropbox では変更部分だけを同期すれば済むので、処理スピードがはるかに高速です。
さらに詳しい情報をご希望ですか？Dropbox と Google ドライブを細かく比較したこちらの記事をご覧ください。
在宅勤務でファイルを共有するためのベスト プラクティス
同僚とファイルを共有する際に最も大切なのは、どのツールを使うかに関係なく、セキュリティや共同作業、ファイル整理に関する会社のニーズに合った方法を用いることです。
以下のヒントとベスト プラクティスに従うと、リモート ワークでのファイル共有を効率よく安全に行うことができます。
セキュリティ
リモート ワークでファイルを共有、使用する際のセキュリティ面での一般的なベスト プラクティスを以下に示します。
- 相手のメール アドレスが自社のドメインであるかどうかを共有前に確認する
- チーム メンバーに対し、詐欺やフィッシングなどのリスクを見極めるためのトレーニングを実施する
- クラウド ストレージ サービスは、最新のセキュリティ機能を備えたものを使用する
- 安全なパスワード マネージャーを使用する（Dropbox Passwords など）
- 作業ファイルを常にバックアップする（Dropbox Backup では自動バックアップが可能）
Dropbox はファイルの保護に最適なツールです。万が一フィッシングにだまされてしまっても被害を防げます。Dropbox が備えるセキュリティ機能について詳しくはこちらをご覧ください。また、個人向けと法人向けのプランがありますので、用途に最適なプランをお選びいただけます。
共同作業/ファイル共有
在宅勤務でファイルを使って共同作業する場合のヒントを以下にご紹介します。
- ファイル共有には、メールではなくクラウド ストレージ サービスの共有可能リンクを使用する
- アクセス管理のための権限を設定して、適切な人物が必要なファイルにアクセスできるようにする
- 会社としてのポリシーを策定して、データ保護とファイル共有のリスクについて啓発する
- 多要素認証を導入してハッキングやデータ漏えいのリスクを軽減する
- Dropbox を使用している場合は有効期限付きの共有リンクを作成する
ファイル整理
リモート ワークでファイルを効果的に整理するには、以下のヒントをお試しください。
- ファイルをカテゴリ別に分類する
- 論理的なフォルダ構造を作成する（部門別、プロジェクト別、作業タイプ別にフォルダを作成する）
- 一貫した命名規則を採用する（日付、プロジェクト所有者、バージョンなど）
- Dropbox を使用している場合はファイル整理にタグを活用する
Dropbox は、多くのお客様のリモート ワーク移行に活用されています。
Dropbox と Dropbox Sign を使うことで、ファイルやドキュメントを一元的に管理できるようになります。おかげで、整理された環境で日々の業務に効率的に取り組むことができています。
Dropbox を活用して、在宅勤務で働くチームとファイルを共有する
どのクラウド ストレージ プラットフォームを選ぶべきかは、チームのニーズによって決まります。Dropbox なら、リモート ワーク環境でも確実かつ効率的にファイルを共有、管理、保存できます。オフィス勤務の場合でも、遠隔地で安全にファイルを保管できるというメリットが得られます。
信頼できる方法でファイルを共有し、作業効率を高めてワークフローを円滑にしたいのなら、どのような規模の組織にとっても Dropbox が最適解となります。