Sebarang aturan kerja mempunyai cabaran masing-masing, dan tiada beza dengan kerja jarak jauh. Apakah masalah besar? Anda mungkin berkata. Baiklah, walaupun keadaan berjalan lancar sekarang, terdapat banyak cabaran dalam berkongsi, menggunakan dan mengurus fail kerja dari rumah:
- Tarikh akhir: Menyediakan projek kepada klien atau pasukan yang lebih besar pada masa yang sesuai merupakan cabaran di rumah atau di pejabat, terutama apabila orang bekerjasama di peringkat antarabangsa atau merentasi berbilang zon masa.
- Simpanan: Mendapat fail projek yang besar serta memerlukan akses tetap? Bagaimanakah pereka anda akan menyimpan fail kerja yang menyusahkan mereka? Apabila penggunaan data meningkat, begitu juga kemungkinan masalah.
- Keselamatan: Mendapatkan tahap perlindungan yang anda perlukan ialah satu cabaran apabila berada jauh. Anda tidak akan dapat bekerja pada tahap keselamatan yang betul tanpa penyimpanan awan yang kukuh dan amalan terbaik.
- Komunikasi dan kerjasama: Menulis nota, memberi maklum balas dan bekerjasama adalah penting apabila cuba bekerja dari rumah, menjadikan perkongsian fail dengan cekap semakin penting
Pekerja dan majikan, pekerja bebas dan usahawan solo percaya pada kerja jarak jauh.
Menurut kajian McKinsey dari tahun 2022, 87% pekerja yang ditawarkan sekurang-kurangnya dalam bentuk kerja jarak jauh menerima peluang itu—dan menghabiskan purata 3 hari seminggu bekerja dari rumah.
Mari lihat cara terbaik untuk berkongsi fail anda dan terokai tip umum.
Pergi ke bahagian:
Berkongsi fail dengan Dropbox
Sebagai pelantar kerjasama dan penyimpanan awan yang terkemuka, Dropbox sesuai untuk perkongsian fail yang selamat—apatah lagi keperluan perniagaan lain yang penting, seperti pemulihan data jika anda kehilangan fail.
Berkongsi fail dengan Dropbox selalu menjadi pilihan yang paling mudah dan bermanfaat, terutama apabila bekerja dari rumah, sebagai contoh:
- Anda boleh bekerja merentasi sistem pengendalian dan peranti yang berbeza, daripada telefon Android, kepada tablet Apple atau komputer Windows—supaya anda sentiasa mendapat pengalaman pengguna yang lancar
- Dropbox terkenal dengan keselamatan peneraju industri, yang sesuai untuk berkongsi dan bekerja dalam fail sensitif seperti kontrak, dokumen kewangan atau maklumat peribadi pelanggan
- Kerjasama adalah mudah dengan Dropbox, melalui alat seperti Dropbox Paper yang menyediakan ciri penyuntingan masa nyata yang intuitif, supaya anda mendapat aliran kerja yang sungguh cekap pada fail dan dokumen kongsian anda
- Fail besar adalah mudah dengan Dropbox, maka, jika anda bekerja dengan reka bentuk dan pasukan kreatif dari jarak jauh, fail besar tidak menjadi masalah—Dropbox Transfer membolehkan anda mengalihkan fail hingga 100 GB
Anda boleh cuba Dropbox Basic dengan ruang sebanyak 2 GB secara percuma. Pelan berbayar bermula daripada $9.99 sebulan, dengan pilihan tersuai yang disesuaikan dengan keperluan anda. Daftar dan alami betapa lancarnya pengalaman itu!
Tip pro: Apabila menggunakan Dropbox, cuba DocSend. Anda boleh melihat individu yang sedang melihat fail kongsian anda, mengawal akses dan menggunakan analisis masa nyata untuk mendapatkan statistik yang membolehkan kerja anda dilakukan dengan lebih bijak.
Cara yang lain untuk berkongsi fail dengan pasukan anda
Dropbox ialah cara yang ideal untuk berkongsi fail dengan pasukan anda, namun, mungkin terdapat beberapa situasi apabila anda perlu memilih alternatif—seperti klien yang memerlukan anda untuk menggunakan penyelesaian semasa mereka.
Dua daripada pelantar alternatif paling biasa yang mungkin anda temui ialah Microsoft OneDrive dan Google Drive.
Berkongsi fail dengan OneDrive
OneDrive ialah aplikasi yang ditawarkan oleh Microsoft dalam ruang penyimpanan awan. Anda akan biasa terjumpa dengan OneDrive apabila bekerja dengan perniagaan yang telah melabur dalam Microsoft Teams, Office 365 dan SharePoint sebagai penyelesaian aliran kerja digital syarikat mereka.
Walaupun ada kemungkinan untuk berkongsi fail dengan pasukan anda menggunakan OneDrive, ia mempunyai beberapa kelemahan berbanding dengan Dropbox:
- Jenis fail: Terdapat banyak fail, termasuk media beraneka dan fail yang besar, tidak disokong oleh OneDrive. Dropbox membenarkan anda bekerja dengan ratusan jenis fail, secara terus dalam penyimpanan awan anda.
- Had simpanan pasukan: Anda dihadkan secara lalai dengan had simpanan sebanyak 1 TB bagi setiap pengguna
- Aliran kerja kreatif yang terhad: Dropbox, sebagai perbandingan, mempunyai sokongan untuk codec audio dan video profesional, pratonton dan anotasi pada fail reka bentuk Adobe yang besar, komen tepat pada rangka pada video, had muat naik yang lebih besar hingga 2 TB pada satu masa, dan pemulihan versi dengan satu klik
Sudah tentu, tiada sebab apabila perniagaan yang menyukai Microsoft Office juga boleh menikmati kelebihan kedua-dua pilihan—kerana Dropbox berfungsi dengan lancar dengan apl Microsoft 365..
Berminat untuk ketahui lagi? Lihat Dropbox lwn OneDrive untuk perbandingan yang menyeluruh.
Berkongsi fail dengan Google Drive
Drive ialah pelantar penyimpanan awan Google, yang—sama seperti pelantar yang setara dengan Microsoft—yang biasa anda temui apabila bekerjasama dengan klien yang menggunakan Google Workspace.
Sekali lagi, anda boleh berkongsi fail yang disimpan dalam Google Drive dengan pasukan anda, tetapi ini disertakan dengan beberapa pembatasan:
- Had muat naik: Google Drive menghentikan anda daripada memuat naik fail tambahan selepas mencapai saiz 750 GB dalam satu tempoh masa 24 jam, manakala—dengan Dropbox—anda boleh selaraskan muat naik sebesar 2 TB pada satu masa
- Sejarah versi: Dengan Google Drive, anda hanya boleh mengakses sejarah versi untuk jenis fail proprietari—seperti Dokumen and Helaian—sementara Dropbox menyediakan sejarah penuh untuk semua format fail
- Sandaran tambahan: Adakah beberapa kolaborator membuat suntingan kecil dan tempatan pada fail yang besar? Dengan Google Drive, anda perlu selaraskan keseluruhan fail setiap kali fail disemak, manakala Dropbox hanya perlu menyelaraskan data yang telah berubah—lebih cepat!
Berminat untuk ketahui lagi? Lihat Dropbox lwn Google Drive Untuk pecahan huraian menyeluruh yang dipaparkan sebelah menyebelah.
Amalan terbaik untuk berkongsi fail semasa bekerja dari rumah
Apa-apa sahaja alat yang anda pilih untuk perkongsian, kaedah terbaik untuk berkongsi fail dengan rakan sekerja adalah dengan cara yang dapat diterima dari segi keselamatan, kerjasama, dan keperluan organisasi anda.
Sentiasa ingat kepada tip dan amalan terbaik berikut untuk berjaya apabila bekerja dengan fail jarak jauh.
Keselamatan
Beberapa amalan terbaik yang umum untuk keselamatan apabila berkongsi atau menggunakan fail jarak jauh termasuk:
- Periksa jika alamat e-mel adalah daripada domain syarikat anda sebelum berkongsi
- Latih ahli pasukan untuk mengenal pasti penipuan, pemancingan data dan risiko lain
- Pastikan perkhidmatan penyimpanan awan anda mengandungi langkah keselamatan yang canggih
- Gunakan pengurus kata laluan yang selamat, seperti Dropbox Passwords
- Sentiasa sandarkan fail kerja anda, dan anda boleh lakukan sandaran secara automatik dengan Dropbox Backup
Dropbox ialah alat yang sesuai untuk melindungi fail anda, walaupun anda terjebak dengan pemancingan data. Baca lebih lanjut tentang ciri keselamatan Dropbox dan pilih pelan untuk kegunaan peribadi atau perusahaan hari ini.
Kerjasama/berkongsi
Beberapa tip untuk bekerjasama pada fail semasa bekerja dari rumah termasuk:
- Mengelakkan penggunaan e-mel untuk berkongsi fail, sebaliknya, gunakan pautan boleh dikongsi daripada penyimpanan awan anda
- Menetapkan keizinan untuk mengawal akses, supaya orang yang sepatutnya mempunyai akses kepada fail yang mereka perlukan
- Mencipta dasar syarikat untuk meningkatkan kesedaran tentang perlindungan data dan risiko perkongsian fail
- Menggunakan pengesahan berbilang faktor untuk mengelakkan cubaan menggodam dan kebocoran data
- Apabila menggunakan Dropbox, cipta pautan kongsian yang sensitif masa
Pengaturan
Untuk mengatur fail anda dengan lebih baik apabila bekerja jarak jauh, cuba perkara berikut:
- Asingkan fail anda kepada beberapa kategori
- Buat struktur folder secara logik, dengan folder untuk jabatan, projek atau jenis kerja yang berbeza
- Gunakan konvensyen penamaan yang konsisten, termasuk perkara seperti tarikh, pemilik projek atau versi
- Apabila menggunakan Dropbox, atur fail anda menggunakan tag
Dropbox telah membantu banyak organisasi beralih kepada gaya bekerja jarak jauh.
Menggunakan Dropbox dan Dropbox Sign membenarkan kami mengurus fail dan dokumen kami di satu tempat dan itu menjadikan kami lebih teratur dan lebih cekap dalam proses harian kami.
Gunakan Dropbox untuk berkongsi fail dengan pasukan anda semasa bekerja dari rumah
Pilihan pelantar penyimpanan awan anda bergantung pada keperluan pasukan anda. Dropbox ialah cara yang stabil dan cekap untuk berkongsi, mengurus dan menyimpan fail anda semasa bekerja jarak jauh. Walaupun anda berada di pejabat, Dropbox menyimpan fail dengan selamat di lokasi yang jauh.
Jika anda mahukan cara yang boleh dipercayai untuk berkongsi fail yang akan membantu mencegah ketidakcekapan dan menggalakkan aliran kerja yang lebih baik, Dropbox ialah alat pilihan untuk semua saiz perniagaan.