디지털 사진은 우리가 가족사진을 공유하고 저장하는 방식을 변화시켰습니다. 이제 사진을 인화해 상자에 보관하는 사람은 거의 없습니다. 대신 오늘날에는 많은 사람이 하드 드라이브에 마구잡이로 사진을 저장해 놓죠. 외장 하드 드라이브는 소중한 추억이 안전하게 저장되어 있다는 점에서는 안심할 수 있지만, 손상되거나 잃어버릴 수 있다는 단점이 있습니다. 그래서 보관할 만한 가치가 있는 사진은 클라우드에 저장하는 것이 좋죠. 이때 외장 드라이브 백업 기능을 사용하면 외장 하드 드라이브에 있는 파일을 자동으로 백업해 클라우드에 안전하게 보관할 수 있습니다. 또한, 카메라 업로드 기능을 활성화하면 모든 사진과 동영상이 자동으로 백업되죠. Dropbox 모바일 앱을 다운로드한 후 카메라 업로드 기능을 켜기만 하면 바로 백업이 시작됩니다.
2. 필요한 모든 파일과 양식, 문서가 내 손 안에
나이가 들수록 동의서, 건강보험증, 법률 문서의 중요성은 점점 커집니다. 미국은퇴자협회(AARP)가 발표한 가족 부양자가 챙겨야 할 점검 사항에 따르면 그중 첫 번째는 올바른 문서를 수집하는 것이고, 세 번째는 중요한 문서를 정리하는 것입니다. 총 6가지 점검 사항 중 2가지가 부모님 문서 정리의 중요성을 강조하죠.
물론 어떤 문서가 언제 필요한지 예측하기란 힘듭니다. 하지만 그렇다고 해서 응급 상황이 발생했는데 막상 필요한 문서가 없다는 것을 깨달을 때까지 마냥 기다리고 있을 순 없죠. 부모님의 나이가 들수록 건강보험 자격확인통보서와 병력기록지가 필요한 경우나 혜택을 받기 위해 의료 기록과 재정 확인서를 제출해야 하는 경우는 많아질 겁니다.
미국 노인 요양기관 A Place for Mom의 Merritt Whitley는 블로그 글 30+ Essential Documents to Have in Order for Aging Parents에서 고객 개발 담당 선임 책임자 Tiffany Wise의 말을 빌려 "세금 환급서, 은행 계좌 정보 등의 중요한 문서를 가족이 찾지 못할 경우 저소득층 지원금이나 연금 등의 혜택을 받지 못하거나, 받는다고 해도 시간이 지연될 수 있다"고 설명합니다.
이러한 경우를 대비하는 가장 좋은 방법은 바로 자녀가 문서를 보관하는 것입니다. 부모님의 진료 기록, 위임장, 사전연명의료의향서 등을 하나의 Dropbox 폴더에 저장해 놓으세요. 그러면 스마트폰이나 컴퓨터로 이 모든 중요한 파일에 즉각적으로 액세스할 수 있어 문서 하나를 찾느라 구석구석을 뒤질 필요가 없습니다.
3. 중요한 정보를 온 가족과 간편하게 공유
알레르기가 있는 부모님의 처방전과 주치의 등 부모님의 의료 정보를 세세하게 모두 기억하기란 어렵습니다. 하지만 이러한 정보는 매우 중요하죠. Whitley는 "특정한 약과 같은 작은 정보가 치료 방법에 큰 영향을 줄 수 있는 것처럼 응급 상황이 발생했을 때는 부모님의 병력기록지를 얼마나 빨리 확인하느냐에 따라 생사가 오갈 수 있다"고 말합니다.
이 수많은 정보를 모두 다 기억하지 않아도 되는 간편한 방법이 있습니다. 바로 커닝 페이퍼를 만드는 것이죠. 부모님의 복용하는 약, 주치의 이름, 건강 상태를 문서로 정리해 이 문서를 Dropbox에 저장한 후 가족과 간병인에게 공유하세요. 모든 최신 정보가 한 곳에 저장되어 있어 문서를 반복해서 공유할 필요가 없습니다. 문서 내용을 업데이트하는 방법도 간편합니다. Dropbox에서 바로 Google 문서와 Microsoft Office 파일을 편집할 수 있죠.
4. 전자 서명으로 시간과 노력 절약
부모님이 나이가 들수록 서명해야 할 문서도 많아집니다. 전통적으로 서명은 느리고 노동이 필요한 과정이었습니다. 양식을 우편으로 받을 때까지 며칠 또는 몇 주를 기다려야 했고, 서명을한 후에는 보관용 사본을 만든 후 도장을 찍어 다시 우편으로 부쳐야 했죠. 단계마다 상당한 시간이 소요되는 것은 물론 우편으로 배송하는 과정에서 분실될 위험도 있었습니다.
이제 전자 서명으로 그 과정을 간소화할 수 있습니다. 전자 서명을 사용하면 서명 과정이 며칠에서 몇 초로 단축됩니다. 디지털 문서와 양식은 배송에 시간이 걸리지도 않고, 부모님도 클릭 몇 번만으로 서명을 완료할 수 있죠. Dropbox에서는 업계 최고 전자 서명 도구와의 통합 기능이 지원되어 서명이 완료된 파일을 자동으로 저장할 수 있습니다.
전자 서명은 법적 구속력을 발휘합니다. 하지만 유언장, 위임장 등의 일부 문서에는 수기 서명이 필요한데요, 수기 서명이 필요한 문서도 서명이 완료된 사본을 클라우드에 저장해 놓는 것이 좋습니다. Dropbox로 종이 문서를 간편하게 스캔해보세요. 문서를 스캔해 놓으면 부모님의 모든 문서를 하나의 안전한 공간에 정리해둘 수 있습니다. 그리고 끊임없이 내용이 변경되는 문서는 사본보다는 디지털 문서로 공유하는 것이 훨씬 간편하죠.
5. 부모님이 이미 사용 중인 장치 그대로 사용
나이가 들어가는 부모님에게 새로운 스마트폰이나 컴퓨터를 사용하는 방법을 알려주기란 쉽지 않습니다. 그래서 장치 사용 방법을 익힌 후에는 되도록 같은 장치를 사용하게 두는 것이 좋죠. 새로운 앱과 서비스도 마찬가지입니다. 작가 Robin Seaton Jefferson은 Forbes에 기고한 글에서 "...연구 결과, 새로운 기술로 인해 '좌절감'을 반복적으로 경험한 노인들은 본인의 능력을 의심하며 시도조차 하지 않는다는 사실이 발견되었다"고 설명합니다. 하지만 그렇다고 해서 부모님에게 새로운 기술을 알려주는 것이 전혀 불가능하지는 않습니다. 가장 중요한 것은 부모님에게 정말 필요한 것이 무엇인지를 고려해 인내심을 가지로 새로운 도구를 사용하는 방법을 알려주는 것이죠.
Dropbox는 다양한 장치와 플랫폼에서 동일한 방식으로 실행됩니다. 그래서 자녀가 Mac을 사용한다고 해도 부모님은 PC로 공유된 파일을 확인할 수 있죠. 또한, iOS 장치를 사용하든 Android 장치를 사용하든 모든 것이 한 공간에 저장됩니다. 서로 사용하는 기술이 달라도 모두가 같은 경험을 공유하죠. 그래서 새로운 프로세스를 부모님에게 알려주기도 훨씬 쉽습니다.
우리 모두는 살아가는 동안 엄청난 양의 문서와 사진, 기록을 처리합니다. 그래서 까딱하다가는 서류 작업에 파묻혀 허우적대기 십상이죠. 다른 가족의 정보를 관리해야 할 때에는 더더욱 그렇습니다. 다행히도 클라우드 스토리지의 출현으로 기록을 관리하는 사람의 부담이 줄어들었습니다. 본인을 가족을 대표하는 CTO로 생각하고, 직무에 맞는 기술을 선택하도록 하세요. Dropbox는 중요한 파일을 간편하게 공유하고 액세스할 수 있는 공간입니다.
