Fotografi digital mengubah cara kita membagikan dan menyimpan foto keluarga. Kebanyakan dari kita tidak lagi memiliki kotak berisi foto-foto lama. Banyak foto kita yang berakhir dalam hard drive anonim yang tidak berlabel. Lega rasanya saat tahu kenangan kita tersimpan dengan aman—tetapi drive eksternal tidak bertahan selamanya dan mungkin saja hilang atau rusak. Faktanya: Apabila file itu penting, Anda harus menyimpannya di awan. Anda dapat dengan mudah dan otomatis mencadangkan file penting yang disimpan di drive eksternal dengan cadangan drive eksternal untuk menjaga konten Anda tetap aman di awan. Dan dengan unggahan kamera otomatis, Anda dapat mencadangkan semua foto dan video secara otomatis—cukup nyalakan unggahan kamera setelah mengunduh aplikasi mobile Dropbox untuk memulai.
2. Semua file, formulir, atau dokumen yang Anda butuhkan ada di ujung jari Anda
Formulir persetujuan, kartu asuransi, dan dokumen hukum semakin penting seiring seseorang menua. AARP merilis daftar periksa hukum untuk perawat keluarga. Langkah pertama yang mereka sarankan adalah mengumpulkan dokumen yang tepat, lalu yang ketiga adalah merapikan dokumen penting. Anda tak salah baca—dua dari enam kiat itu menekankan pentingnya dokumen orang tua Anda.
Memang Anda tak dapat memperkirakan kapan akan memerlukan item tertentu. Tetapi mengapa harus menunggu hingga terjadi keadaan darurat untuk mengetahui ada yang hilang? Dokter baru orang tua Anda biasanya meminta kartu asuransi dan riwayat medis yang lengkap. Selain itu, Anda harus membagikan informasi medis dan keuangan agar memenuhi syarat untuk mendapatkan manfaat tertentu.
Merritt Withley dari A Place of Mom, dalam postingannya yang berjudul 30+ Dokumen Penting untuk Dimiliki Secara Teratur bagi Orang Tua Lanjut Usia , mengutip perkataan dari direktur senior pengembangan pelanggan sebuah layanan referensi panti jompo, Tiffany Wise: "Apabila anggota keluarga tidak bisa menemukan dokumen penting, seperti pengembalian pajak atau informasi rekening bank, itu dapat menunda atau bahkan menyebabkan lansia ditolak menerima manfaat seperti Medicaid atau tunjangan veteran."
Cara terbaik untuk bersiap adalah menyimpan semuanya. Anda dapat menyimpan formulir medis, surat kuasa tetap, dan wasiat hidup orang tua Anda dalam satu folder di Dropbox. Semua file penting itu dapat diakses seketika dari ponsel pintar atau komputer Anda. Dengan demikian, Anda tak perlu kerepotan mencari satu formulir—semuanya ada di tempatnya.
3. Lebih mudah berbagi info penting dengan segenap keluarga
Apa orang tua Anda yang sudah lanjut usia memiliki alergi? Apa obat resep yang mereka konsumsi? Siapa dokter umum mereka? Sulit untuk mengingat setiap perincian rencana perawatan orang tua, tetapi itu informasi yang vital. Whitley mengatakan, "Akses cepat ke riwayat medis lansia dapat menyelamatkan nyawa mereka saat keadaan darurat. Misalnya, satu informasi medis, seperti obat tertentu, dapat secara signifikan memengaruhi perawatan."
Ada trik mudah untuk mengingat segudang informasi ini: Buat lembar ringkasan. Ketik obat, nama dokter, dan kondisi kesehatan orang tua Anda. Kemudian, simpan dokumen tersebut dalam Dropbox, lalu bagikan dengan perawat dan anggota keluarga lain. Semua info terbaru ada di satu tempat, jadi Anda tak perlu membagikan hal yang sama berulang kali. Anda juga dapat memperbaruinya dengan mudah—Anda dapat mengedit file Google Docs dan Microsoft Office langsung dari Dropbox Anda.
4. eSignature menghemat banyak waktu dan kerepotan
Orang tua yang sudah lanjut usia kerap diminta menandatangani beragam dokumen. Biasanya, ini adalah proses yang lamban dan sangat memakan energi. Anda harus menunggu berhari-hari, bahkan berbulan-bulan, untuk menerima formulir yang dikirimkan lewat pos. Kemudian, setelah ditandatangani, Anda masih harus membuat salinan untuk arsip Anda, mengecapnya, dan mengirimkannya kembali. Setiap langkah memerlukan waktu, dan selalu ada kemungkinan dokumen hilang saat perjalanan.
Inilah cara mempermudah semuanya: Sebisa mungkin pilih tanda tangan elektronik. Tanda tangan elektronik memungkinkan Anda menyelesaikan seluruh proses dalam sekejap, tidak lagi berhari-hari. Dokumen dan formulir digital dikirimkan secara instan. Orang tua Anda dapat menandatanganinya dengan beberapa klik saja. Selain itu, Dropbox untuk tim terhubung dengan alat bantu tanda tangan elektronik terkemuka untuk secara otomatis menyimpan file yang ditandatangani.
Tanda tangan elektronik mengikat secara hukum, tetapi sejumlah formulir seperti wasiat atau surat kuasa memerlukan tanda tangan fisik. Anda masih tetap dapat menyimpan salinan yang ditandatangi di awan. Dropbox memudahkan pemindaian dokumen fisik. Dengan demikian, semua dokumen orang tua Anda tersimpan di satu tempat yang aman. Dan lebih mudah membagikan dokumen digital yang selalu diperbarui daripada versi fotokopinya.
5. Dropbox berfungsi di perangkat yang digunakan orang tua Anda
Membantu orang tua yang sudah lanjut usia menggunakan ponsel pintar atau komputer baru tidaklah mudah. Setelah mereka memahaminya, lebih baik untuk membiarkannya tanpa gangguan. Begitu juga dengan aplikasi dan layanan baru. Dalam artikelnya di Forbes, penulis Robin Seaton Jefferson memperingatkan, "...peneliti menemukan bahwa kebanyakan 'rasa frustrasi' yang dirasakan orang dewasa lanjut usia terhadap teknologi baru menjadikan mereka tidak yakin dapat menggunakannya, bahkan tidak terdorong untuk mencobanya." Ini bukan berarti Anda tidak dapat memperbarui teknologi orang tua Anda. Kuncinya adalah mempertimbangkan kebutuhan mereka dengan cermat—lalu mengajari mereka menggunakan alat baru dengan sabar.
Dropbox bekerja dengan cara yang sama di berbagai platform. Orang tua Anda dapat melihatfile bersamadari PC mereka, sekalipun Anda menggunakan Mac. Dan semuanya tersimpan bersama, baik saat Anda menggunakan iOS maupun Android. Semua orang merasakan pengalaman yang sama sekalipun menggunakan teknologi yang berbeda. Ini sangat mempermudah orang tua Anda dalam memahami proses baru.
Seumur hidup, kita semua mengumpulkan banyak catatan, foto, dan dokumen. Jadi mudah saja untuk merasa kewalahan dengan banyaknya dokumen, khususnya saat Anda juga menangani informasi milik anggota keluarga lain. Untungnya, penyimpanan awan telah membentuk ulang peran penyimpan catatan. Pikirkan diri Anda sebagai CTO keluarga. Sekarang Anda bertanggung jawab untuk memilih teknologi yang tepat dalam melakukan tugas ini. Dropbox menjadi cara mudah untuk membagikan dan mengakses file yang harus dimiliki.
