Vijf redenen waarom jouw ouders Dropbox moeten gebruiken

Maak het leven voor iedereen eenvoudiger door de stapel papieren die bij jouw ouders op tafel ligt te digitaliseren. Gebruik Dropbox om belangrijke financiële documenten veilig op te slaan. Krijg snel toegang tot belangrijke medische informatie. Deel eenvoudig familiefoto's. En bespaar jezelf een hoop tijd en gedoe.

Onze levens zijn goed gedocumenteerd. We ontvangen afschriften, houden administratie bij en bewaren belangrijke persoonlijke documenten. En dan hebben we nog al die mooie foto's en video's die we maken, delen en bewaren. Iedereen heeft een eigen eclectische verzameling van materiaal. En de verantwoordelijkheid om het geordend en veilig te houden is groot. 

Toen we nog jong waren, waren het onze ouders die al die informatie voor ons verzamelden. Ze maakten fotoalbums, filmden en bewaarden onze documenten in mappen. Maar uiteindelijk wordt die taak overgedragen van de ouders op hun kinderen. Op een gegeven moment krijgen we allemaal ons eigen materiaal in bezit. En veel van ons helpen onze ouder wordende ouders ook om hun zaken op orde te houden. 

Gelukkig maken digitale bestanden en cloudopslag het eenvoudig om persoonlijke informatie te catalogiseren. Je kunt online documenten ondertekenen, razendsnel foto's delen en medische dossiers ordenen op jouw telefoon. Helaas weet niet elke ouder deze nieuwe tools goed te gebruiken. Maar jij wel, dus met een beetje voorwerk vooraf kun je het leven voor iedereen eenvoudiger maken.

Vijf goede redenen waarom jouw ouders ook Dropbox zouden moeten gebruiken: 

1. Het delen van foto's en video's is een fluitje van een cent

Jouw ouders kunnen waarschijnlijk de hele dag wel naar foto's kijken. Ze vinden het prachtig om te zien waar je met het gezin op vakantie was en welke avonturen de kleinkinderen allemaal beleven. Door foto's of video's te sturen blijf je in contact met elkaar, of je nu aan de andere kant van de stad, het land of de wereld bent. 

Hoe kun je je opnamen het beste delen met jouw dierbaren? Dat kan via sms of e-mail. Maar het is vervelend om telkens dezelfde foto's opnieuw te moeten sturen omdat jouw ouders ze 'niet kunnen vinden'. Met Dropbox Family upload je afbeeldingen rechtstreeks naar een gedeelde map. Dan krijgen jouw ouders een melding dat ze een nieuwe foto kunnen bekijken. Bovendien weten ze dan precies waar alles wat je al eerder had gestuurd te vinden is.

Digitale fotografie heeft de manier veranderd waarop we familiefoto's delen en bewaren. De meeste mensen hebben geen dozen vol oude foto's meer. In plaats daarvan belanden veel foto's anoniem en ongelabeld op een harde schijf. Het is prettig om te weten dat je herinneringen veilig opgeborgen zijn, behalve dat externe schijven niet eeuwig meegaan en dat ze ook kwijt of beschadigd kunnen raken. Als je het de moeite waard vindt om te bewaren, moet je het in de cloud opslaan. En met automatische camera-uploads kun je automatisch een back-up maken van al jouw foto's en video's: schakel simpelweg camera-uploads in als je de mobiele Dropbox-app hebt gedownload.

2. Je hebt elk bestand, formulier of document dat je nodig hebt altijd bij de hand

Goedkeuringsformulieren, verzekeringspasjes en juridische documenten worden steeds belangrijker naarmate mensen ouder worden. De AARP heeft een juridische checklist voor mantelzorgers uitgegeven. Volgens die moet je als eerste stap de juiste documenten verzamelen en als derde stap de belangrijke papieren ordenen. Je leest het goed: twee van de zes tips gaan over het belang van het papierwerk van jouw ouders.

Natuurlijk weet je nooit wanneer je een bepaald document nodig zult hebben. Maar waarom zou je wachten op een noodsituatie om erachter te komen dat er iets ontbreekt? Als jouw ouders een nieuwe arts krijgen, heeft deze meestal een verzekeringspasje en hun volledige medische voorgeschiedenis nodig. Bovendien heb je medische en financiële documenten nodig om voor bepaalde uitkeringen in aanmerking te komen. 

Merritt Whitley van A Place for Mom citeert in haar post '30+ Essential documents to have in order for aging parents' de senior directeur klantontwikkeling van de doorverwijsdienst voor seniorenwoningen, Tiffany Wise: "Als een familielid belangrijke documenten zoals belastingaangiften of bankgegevens niet kan vinden, kan dat ertoe leiden dat een oudere uitkeringen misloopt, zoals zorgtoeslagen of veteranenuitkeringen, of dat deze vertraging oplopen."

Voor de beste voorbereiding kun je het beste alles bij de hand houden. Je kunt bijvoorbeeld de medische documenten van jouw ouders, een permanente volmacht en een levenstestament in één map in Dropbox bewaren. En al die belangrijke bestanden zijn direct toegankelijk vanaf jouw smartphone of een computer. Op die manier hoef je niet eindeloos naar een bepaald formulier te zoeken, want je vindt alles precies waar je het verwacht.

3. Het is veel eenvoudiger om cruciale informatie met jouw hele familie te delen

Misschien heeft een van je ouders allergieën. Welke voorgeschreven medicijnen gebruiken ze? Wie is hun huisarts? Het is moeilijk om alle details te onthouden met betrekking tot het zorgplan van een ouder, maar het is wel enorm belangrijke informatie. Whitley zegt: "Als je snel toegang hebt tot de medische voorgeschiedenis van je ouders, kan dat in geval van nood hun leven redden. Zo kan een los stukje medische informatie, bijvoorbeeld bepaalde medicijnen, enorm van invloed zijn op de behandeling."

In plaats van deze berg informatie uit je hoofd te leren, kun je simpelweg een spiekbriefje maken. Noteer de medicijnen van jouw ouders, de namen van hun dokters en eventuele gezondheidsproblemen. Sla het document vervolgens op in Dropbox en deel het met zorgverleners en familieleden. Iedereen heeft toegang tot de nieuwste gegevens, allemaal op dezelfde plek, dus je hoeft niet telkens dezelfde dingen te delen. En bijwerken is heel eenvoudig: je kunt rechtstreeks vanuit Dropbox aan jouw Google Documenten en Microsoft Office-bestanden werken.

4. Elektronische handtekeningen besparen tijd en veel gedoe

Als jouw ouders op leeftijd zijn, wordt hun regelmatig gevraagd allerlei verschillende documenten te ondertekenen. Traditioneel is dat een langzaam, arbeidsintensief proces. Je wacht dagen of zelfs weken voordat een formulier per post aankomt. En als het dan ondertekend is, moet je nog een kopie maken voor je administratie, het frankeren en terugsturen. Elke stap kost tijd, en de kans bestaat natuurlijk dat het document onderweg ergens kwijtraakt.

Zo kun je de zaken stroomlijnen: kies indien mogelijk voor elektronisch ondertekenen. Met een elektronische handtekening duurt dit hele proces geen dagen, maar een paar seconden. Digitale documenten en formulieren komen onmiddellijk aan. In een handomdraai kunnen jouw ouders ze ondertekenen. En Dropbox kan worden verbonden met toonaangevende tools voor elektronische handtekeningen om ondertekende bestanden automatisch op te slaan. 

Elektronische handtekeningen zijn juridisch bindend, maar voor sommige formulieren, zoals een testament of een volmacht, is een fysieke handtekening vereist. Je kunt het getekende exemplaar echter nog steeds in de cloud bewaren. Dropbox maakt het eenvoudig om fysieke documenten te scannen. Zo houd je de hele papierwinkel van jouw ouders op één veilige plek. En het is veel eenvoudiger om het altijd bijgewerkte digitale document te delen in plaats van een gekopieerde versie.

5. Dropbox werkt met de apparaten die jouw ouders al gebruiken

Het is niet altijd eenvoudig om ouders op leeftijd te helpen met een nieuwe smartphone of computer. En als ze eenmaal de smaak te pakken hebben, is het beter om niets te veranderen aan de status quo. Hetzelfde geldt voor nieuwe apps en services. In een artikel voor Forbes waarschuwt auteur Robin Seaton Jefferson: "...onderzoekers ontdekten dat 'frustratie' over nieuwe technologie er vaak voor zorgde dat ouderen twijfelden of ze er wel mee om konden gaan, waardoor ze niet gemotiveerd waren om het zelfs maar te proberen." Dat betekent niet dat je de technologie van jouw ouders nooit kunt bijwerken. Wat belangrijk is, is dat je goed nadenkt over wat ze nodig hebben en ze dan geleidelijk leert de nieuwe tools te gebruiken.

Dropbox werkt hetzelfde op verschillende platforms. Jouw ouders kunnen de gedeelde bestanden bekijken vanaf hun pc, zelfs als je een Mac gebruikt. En alles wordt bij elkaar opgeslagen, of je nu iOS of Android gebruikt. Iedereen ervaart hetzelfde, zelfs als je een andere technologie gebruikt. Op die manier is het veel eenvoudiger om jouw ouders te helpen met eventuele nieuwe processen.

 

We verzamelen allemaal een heleboel gegevens, foto's en documenten tijdens ons leven. Je raakt dus snel bedolven onder het papierwerk, vooral als je ook nog eens de gegevens van andere familieleden beheert. Gelukkig heeft cloudopslag gezorgd voor een nieuwe vorm van gegevensbeheer. Beschouw jezelf als de CTO van de familie. Nu is het jouw verantwoordelijkheid om de juiste technologie voor de klus te kiezen. En Dropbox is een eenvoudige manier om jouw belangrijke bestanden te delen en te raadplegen.

Maak het leven gemakkelijker voor jou en je ouders

Ga aan de slag met Dropbox Family

Tot zes leden per abonnement