Digitale fotografie heeft de manier waarop we familiefoto's delen en bewaren, veranderd. De meeste mensen hebben geen dozen vol oude foto's meer. In plaats daarvan belanden veel foto's anoniem en ongelabeld op een harde schijf. Het is prettig om te weten dat je herinneringen veilig opgeborgen zijn, behalve dat externe schijven niet eeuwig meegaan en dat ze ook kwijt of beschadigd kunnen raken. Als je het de moeite waard vindt om te bewaren, moet je het in de cloud opslaan. Je kunt gemakkelijk en automatisch een back-up maken van belangrijke bestanden die zijn opgeslagen op externe schijven met externe schijfback-up om je materiaal veilig in de cloud te bewaren. En met automatische camera-uploads kun je automatisch een back-up maken van al jouw foto's en video's: schakel camera-uploads in wanneer je de mobiele Dropbox-app hebt gedownload om aan de slag te gaan.
2. Je hebt elk bestand, formulier of document dat je nodig hebt altijd bij de hand
Goedkeuringsformulieren, verzekeringspasjes en juridische documenten worden steeds belangrijker naarmate mensen ouder worden. De AARP heeft een juridische checklist voor mantelzorgers uitgegeven. Volgens die moet je als eerste stap de juiste documenten verzamelen en als derde stap de belangrijke papieren ordenen. Je leest het goed: twee van de zes tips gaan over het belang van het papierwerk van jouw ouders.
Natuurlijk weet je nooit wanneer je een bepaald document nodig zult hebben. Maar waarom zou je wachten op een noodsituatie om erachter te komen dat er iets ontbreekt? Als jouw ouders een nieuwe arts krijgen, heeft deze meestal een verzekeringspasje en hun volledige medische voorgeschiedenis nodig. Bovendien heb je medische en financiële documenten nodig om voor bepaalde uitkeringen in aanmerking te komen.
Merritt Whitley van A Place for Mom citeert in haar post '30+ Essential documents to have in order for aging parents' de senior directeur klantontwikkeling van de doorverwijsdienst voor seniorenwoningen, Tiffany Wise: "Als een familielid belangrijke documenten zoals belastingaangiften of bankgegevens niet kan vinden, kan dat ertoe leiden dat een oudere uitkeringen misloopt, zoals zorgtoeslagen of veteranenuitkeringen, of dat deze vertraging oplopen."
Voor de beste voorbereiding kun je het beste alles bij de hand houden. Je kunt bijvoorbeeld de medische documenten van jouw ouders, een permanente volmacht en een levenstestament in één map in Dropbox bewaren. En al die belangrijke bestanden zijn direct toegankelijk vanaf jouw smartphone of een computer. Op die manier hoef je niet eindeloos naar een bepaald formulier te zoeken, want je vindt alles precies waar je het verwacht.
3. Het is veel eenvoudiger om cruciale informatie met jouw hele familie te delen
Misschien heeft een van je ouders allergieën. Welke voorgeschreven medicijnen gebruiken ze? Wie is hun huisarts? Het is moeilijk om alle details te onthouden met betrekking tot het zorgplan van een ouder, maar het is wel enorm belangrijke informatie. Whitley zegt: "Als je snel toegang hebt tot de medische voorgeschiedenis van je ouders, kan dat in geval van nood hun leven redden. Zo kan een los stukje medische informatie, bijvoorbeeld bepaalde medicijnen, enorm van invloed zijn op de behandeling."
In plaats van deze berg informatie uit je hoofd te leren, kun je simpelweg een spiekbriefje maken. Noteer de medicijnen van jouw ouders, de namen van hun dokters en eventuele gezondheidsproblemen. Sla het document vervolgens op in Dropbox en deel het met zorgverleners en familieleden. Iedereen heeft toegang tot de nieuwste gegevens, allemaal op dezelfde plek, dus je hoeft niet telkens dezelfde dingen te delen. En bijwerken is heel eenvoudig: je kunt rechtstreeks vanuit Dropbox aan jouw Google Documenten en Microsoft Office-bestanden werken.
4. Elektronische handtekeningen besparen tijd en veel gedoe
Als jouw ouders op leeftijd zijn, wordt hun regelmatig gevraagd allerlei verschillende documenten te ondertekenen. Traditioneel is dat een langzaam, arbeidsintensief proces. Je wacht dagen of zelfs weken voordat een formulier per post aankomt. En als het dan ondertekend is, moet je nog een kopie maken voor je administratie, het frankeren en terugsturen. Elke stap kost tijd, en de kans bestaat natuurlijk dat het document onderweg ergens kwijtraakt.
Zo kun je de zaken stroomlijnen: kies waar mogelijk voor elektronisch ondertekenen. Met een e-handtekening duurt dit hele proces geen dagen, maar een paar seconden. Digitale documenten en formulieren komen onmiddellijk aan. Je ouders kunnen ze in een handomdraai ondertekenen. En Dropbox voor teams kan worden verbonden met toonaangevende tools voor e-handtekeningen om ondertekende bestanden automatisch op te slaan.
Elektronische handtekeningen zijn juridisch bindend, maar voor sommige formulieren, zoals een testament of een volmacht, is een fysieke handtekening vereist. Je kunt het getekende exemplaar echter nog steeds in de cloud bewaren. Dropbox maakt het eenvoudig om fysieke documenten te scannen. Zo bevinden zich alle papieren van je ouders op één veilige plek. En het is veel eenvoudiger om het altijd bijgewerkte digitale document te delen in plaats van een gekopieerde versie.
5. Dropbox werkt met de apparaten die jouw ouders al gebruiken
Het is niet altijd eenvoudig om ouders op leeftijd te helpen met een nieuwe smartphone of computer. En als ze eenmaal de smaak te pakken hebben, is het beter om niets te veranderen aan de status quo. Hetzelfde geldt voor nieuwe apps en services. In een artikel voor Forbes waarschuwt auteur Robin Seaton Jefferson: "...onderzoekers ontdekten dat 'frustratie' over nieuwe technologie er vaak voor zorgde dat ouderen twijfelden of ze er wel mee om konden gaan, waardoor ze niet gemotiveerd waren om het zelfs maar te proberen." Dat betekent niet dat je de technologie van jouw ouders nooit kunt bijwerken. Wat belangrijk is, is dat je goed nadenkt over wat ze nodig hebben en ze dan geleidelijk leert de nieuwe tools te gebruiken.
Dropbox werkt hetzelfde op verschillende platforms. Jouw ouders kunnen de gedeelde bestanden bekijken vanaf hun pc, zelfs als je een Mac gebruikt. En alles wordt bij elkaar opgeslagen, of je nu iOS of Android gebruikt. Iedereen ervaart hetzelfde, zelfs als je een andere technologie gebruikt. Op die manier is het veel eenvoudiger om jouw ouders te helpen met eventuele nieuwe processen.
We verzamelen allemaal een heleboel gegevens, foto's en documenten tijdens ons leven. Je raakt dus snel bedolven onder het papierwerk, vooral als je ook nog eens de gegevens van andere familieleden beheert. Gelukkig heeft cloudopslag gezorgd voor een nieuwe vorm van gegevensbeheer. Beschouw jezelf als de CTO van de familie. Nu is het jouw verantwoordelijkheid om de juiste technologie voor de klus te kiezen. En Dropbox is een eenvoudige manier om jouw belangrijke bestanden te delen en te raadplegen.
