5 Gründe, warum Ihre Eltern Dropbox nutzen sollten

Machen Sie allen das Leben leichter: Verwandeln Sie den Dokumentenstapel auf dem Couchtisch Ihrer Eltern in digitale Dateien. Nutzen Sie Dropbox, um wichtige Finanzdokumente sicher zu speichern. Greifen Sie im Handumdrehen auf wichtige Informationen und Unterlagen über die Gesundheit Ihrer Eltern zu. Geben Sie Familienfotos ganz einfach für andere frei. Und sparen Sie sich eine Menge Zeit und Mühen.

In unserem Leben ist alles umfassend dokumentiert. Wir bekommen Belege, machen Aufzeichnungen und heften wichtige persönliche Dokumente ab. Hinzu kommen all die großartigen Fotos und Videos, die wir aufnehmen, mit anderen teilen und speichern. Wir alle stellen aus verschiedenen Quellen unsere eigene Sammlung an Inhalten zusammen. Und es ist eine große Verantwortung, dafür zu sorgen, dass sie strukturiert und sicher ist. 

Als wir jung waren, haben unsere Eltern diese Informationen und Dokumente für uns gesammelt. Sie haben Familienfotoalben erstellt, eigene kleine Filme gedreht und unsere Dokumente in Aktenordnern abgelegt. Irgendwann aber geht diese Aufgabe von den Eltern auf die Kinder über. Wir alle kümmern uns ab einem bestimmten Zeitpunkt selbst um unsere Daten, unsere Dokumente und Unterlagen. Und viele von uns helfen auch ihren älter werdenden Eltern, gut organisiert zu bleiben. 

Glücklicherweise machen digitale Dateien und Cloud-Speicher es einfach, persönliche Daten und Informationen zu katalogisieren. Sie können Dokumente online unterzeichnen, Fotos sofort für andere freigeben und medizinische Unterlagen auf Ihrem Telefon organisieren. Leider wissen nicht alle Eltern, wie diese neuen Tools effektiv zu nutzen sind. Aber Sie wissen es. Und ein wenig Arbeit im Vorfeld kann später das Leben für alle einfacher machen.

Hier sind fünf gute Gründe, warum Sie Ihre Eltern von Dropbox überzeugen sollten:

1. Fotos und Videos auszutauschen, ist kinderleicht

Niemand sieht so gerne Fotos an wie Eltern. Sie sehen mit Begeisterung, wo Sie im Urlaub waren und welche Abenteuer ihre Enkel erlebt haben. Ihnen Fotos oder Videos zu schicken, ist also eine großartige Möglichkeit, verbunden zu bleiben – egal, ob die Eltern am anderen Ende der Stadt oder am anderen Ende des Landes leben. 

Wie können Sie Ihre Aufnahmen am besten mit Ihren Lieben teilen? Sie können sie per Textnachricht oder E-Mail verschicken. Aber es ist lästig, dasselbe Bild mehrmals zu verschicken, weil die Eltern es „nicht finden“ können. Mit Dropbox Family laden Sie Bilder direkt in einen freigegebenen Ordner hoch. Ihre Eltern bekommen dann eine Benachrichtigung, dass es ein neues Foto gibt. Und sie wissen ganz genau, wo sie all das, was Sie schon gesendet haben, finden. 

Die digitale Fotografie hat die Art und Weise verändert, wie wir Familienfotos austauschen und aufbewahren. Die meisten von uns haben keine Schachteln mehr, die randvoll sind mit alten Fotos. Stattdessen enden viele Bilder auf einer anonymen, unbeschrifteten Festplatte. Es ist schön zu wissen, dass unsere Erinnerungen sicher sind – nur halten externe Laufwerke nicht ewig und könnten verloren gehen oder beschädigt werden. Die Wahrheit ist die: Wenn etwas es wert ist, aufbewahrt zu werden, sollten Sie es in der Cloud aufbewahren. Und Dropbox kann all Ihre Fotos und Videos automatisch sichern.

2. Alle Dateien, Formulare oder Dokumente, die Sie benötigen, sind sofort zur Hand

Einverständniserklärungen, Versicherungskarten und rechtliche Dokumente werden mit zunehmendem Alter immer wichtiger. Die American Association of Retired Persons (AARP), eine amerikanische Vereinigung für Menschen im Ruhestand, hat eine Checkliste zu rechtlichen Belangen für pflegende Angehörige veröffentlicht. Als ersten Schritt empfiehlt sie die Zusammenstellung der richtigen Dokumente, der dritte Schritt besteht darin, wichtige Unterlagen zu organisieren und zu strukturieren. Ganz richtig – zwei ihrer sechs Tipps betonen die Wichtigkeit der Dokumente und Unterlagen Ihrer Eltern. 

Natürlich kann niemand vorhersagen, wann ein bestimmtes Dokument benötigt wird. Aber warum auf einen Notfall warten, um festzustellen, dass etwas fehlt? Ein neuer Arzt Ihrer Eltern benötigt in der Regel eine Versicherungskarte und die vollständige Krankengeschichte. Außerdem müssen Sie medizinische Dokumente und Finanzunterlagen vorlegen, um bestimmte Leistungen beantragen zu können. 

In ihrem Post 30+ Essential Documents to Have in Order for Aging Parents (Über 30 wichtige Dokumente für älter werdende Eltern) zitiert Merritt Whitley von „A Place for Mom“ Tiffany Wise, Senior Director of Customer Development: „Wenn ein Familienmitglied wichtige Dokumente wie Steuererklärungen oder Bankkontoauszüge nicht finden kann, kann das alles verzögern oder sogar dazu führen, dass einem älteren Menschen Leistungen wie die des Gesundheitsdienstes für Bedürftige oder Kriegsopferrente verweigert werden.“

Der beste Weg, sich vorzubereiten, ist dafür zu sorgen, dass alles vorliegt. Sie können medizinische Formulare, die Vorsorgevollmacht und die Patientenverfügung eines Elternteils in einem einzigen Ordner in Ihrer Dropbox speichern. Und all diese wichtigen Dateien sind sofort von Ihrem Smartphone oder Computer aus zugänglich. Auf diese Weise müssen Sie nicht lange nach einem Formular suchen – alles ist genau da, wo Sie es erwarten.

3. Es ist viel einfacher, wichtige Informationen mit Ihrer gesamten Familie auszutauschen

Hat ein Elternteil irgendwelche Allergien? Welche rezeptpflichtigen Medikamente nehmen Ihre Eltern? Wer ist ihr behandelnder Arzt? Es ist nicht leicht, sich jedes Detail des Pflegeplans eines Elternteils zu merken, aber das sind entscheidende Informationen. „Ein schneller Zugriff auf die Krankengeschichte eines älteren Menschen kann bei einem medizinischen Notfall lebensrettend sein. Zum Beispiel kann eine einzige medizinische Information, wie etwa Angaben zu einem bestimmten Medikament, die Behandlung entscheidend beeinflussen“, so Whitley.

Es gibt einen einfachen Weg, sich diesen Berg an Informationen zu merken: Machen Sie sich einen Spickzettel. Tippen Sie die Medikamente, Namen der Ärzte und gesundheitliche Probleme Ihrer Eltern in ein Dokument. Speichern Sie das Dokument anschließend in Ihrer Dropbox und geben Sie es sowohl für Betreuer als auch für Familienmitglieder frei. Alle aktuellen Informationen befinden sich an einem zentralen Ort, daher müssen Sie nicht immer wieder dieselben Dinge weitergeben. Und es ist einfach, Aktualisierungen vorzunehmen: Sie können Google Docs und Microsoft Office-Dateien direkt von Dropbox aus bearbeiten.

4. Elektronische Signaturen sparen viel Zeit und Mühe

Eltern, die älter werden, müssen eine Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten unterzeichnen. Das ist normalerweise ein langsamer, aufwendiger Prozess. Sie warten tage- oder wochenlang, dass das Formular per Post ankommt. Nachdem es unterzeichnet ist, muss noch eine Kopie für die eigenen Unterlagen gemacht, das Schreiben frankiert und zurückgesendet werden. Jeder Schritt braucht Zeit und es besteht immer die Möglichkeit, dass das Dokument irgendwo auf dem Weg verloren geht.

So können Sie die Dinge optimieren: Wählen Sie, wann immer möglich, eine elektronische Signatur. Mithilfe einer elektronischen Signatur können Sie den gesamten Prozess innerhalb von Sekunden abschließen, nicht innerhalb von Tagen. Digitale Dokumente und Formulare werden sofort zugestellt. Ihre Eltern können sie mit wenigen Klicks unterzeichnen. Und Dropbox kann mit führenden Tools für elektronische Signaturen verbunden werden, um signierte Dateien automatisch zu speichern. 

Elektronische Signaturen sind rechtsverbindlich, aber einige Formulare, wie ein Testament oder eine Vollmacht, erfordern eine tatsächliche, handschriftliche Unterschrift. Sie können jedoch trotzdem eine unterzeichnete Kopie in der Cloud speichern. Mit Dropbox können Sie physische Dokumente ganz einfach scannen. Auf diese Weise befinden sich die gesamten Unterlagen Ihrer Eltern an einem einzigen, sicheren Ort. Und es ist viel unkomplizierter, das stets aktuelle digitale Dokument freizugeben, statt eine Fotokopie weiterzugeben.

5. Dropbox funktioniert mit den Geräten, die Ihre Eltern schon verwenden

Es ist nicht einfach, älter werdenden Eltern ein neues Smartphone oder einen neuen Computer zu erklären. Und wenn sie erst einmal den Dreh raus haben, ist es am besten, nichts daran zu verändern. Dasselbe gilt für neue Apps und Dienste. In einem Artikel für Forbes warnt der Autor Robin Seaton Jefferson: „[...] Forscher haben festgestellt, dass ‚frustrierende Erfahrungen‘ mit neuen Technologien dazu führten, dass ältere Erwachsene unsicher wurden, ob sie in der Lage wären, sie auch zu benutzen. Dadurch waren sie nicht motiviert, es überhaupt erst zu versuchen.“ Das heißt nicht, dass Sie die Technik Ihrer Eltern nicht auf den neuesten Stand bringen können. Entscheidend ist, ihre Bedürfnisse sorgfältig zu berücksichtigen – und ihnen dann geduldig beizubringen, die neuen Tools zu benutzen.

Dropbox funktioniert auf verschiedenen Plattformen auf dieselbe Weise. Ihre Eltern können freigegebene Dateien auf ihrem PC ansehen, auch wenn Sie an einem Mac arbeiten. Und alles wird zusammen gespeichert, egal ob Sie iOS oder Android nutzen. Alle haben das gleiche Nutzererlebnis, auch wenn Sie nicht dieselbe Technologie verwenden. Das macht es viel einfacher, Ihre Eltern zu unterstützen, wenn sich Dinge ändern.

 

Wir alle sammeln im Laufe unseres Lebens eine Fülle von Aufzeichnungen, Fotos und Dokumenten an. Es ist so einfach, unter einem Berg an Papieren und Unterlagen begraben zu werden – besonders wenn Sie auch die Dokumente und Informationen anderer Familienmitglieder verwalten. Glücklicherweise hat Cloud-Speicher die Aufgaben der Person, die für die Verwaltung der Unterlagen zuständig ist, verändert. Betrachten Sie sich selbst als CTO, als Chief Technical Officer Ihrer Familie. Sie sind dafür zuständig, die richtige Technologie für diese Aufgabe auszuwählen. Und Dropbox macht es so leicht, wichtige Dateien für andere freizugeben und darauf zuzugreifen.

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