Digital fotografering ændrede den måde, vi deler og gemmer familiebilleder på. De fleste af os har ikke længere kasser fyldt med gamle billeder. I stedet ender en masse billeder på en harddisk uden navn eller identifikation. Det er rart at vide, at vores minder er sikre – bortset fra at eksterne drev ikke varer evigt og kan gå tabt eller blive beskadiget. Det er ganske enkelt: Hvis det er værd at gemme, skal du opbevare det i skyen. Du kan nemt og automatisk sikkerhedskopiere vigtige filer, der er gemt på eksterne drev, med ekstern sikkerhedskopiering af drev for at beskytte dit indhold i skyen. Og med automatiske kameraoverførsler kan du sikkerhedskopiere alle dine billeder og videoklip automatisk – du skal blot aktivere kameraoverførsler, når du har downloadet Dropbox-mobilappen for at komme i gang.
2. Enhver fil, formular eller dokument, du har brug for, er lige ved hånden
Samtykkeerklæringer, forsikringskort og juridiske dokumenter bliver stadig vigtigere i takt med, at folk bliver ældre. AARP udgav en juridisk tjekliste for omsorgspersoner i familier. Det første trin, de anbefaler, er at indsamle de rigtige dokumenter, det tredje er at organisere vigtige papirer. Det er rigtigt – to af deres seks tip understreger vigtigheden af dine forældres papirarbejde.
Selvfølgelig er det svært at vide, hvornår du får brug for et bestemt dokument. Men hvorfor vente til en nødsituation for at opdage, at der mangler noget? Din forældres nye læge kræver normalt et forsikringskort og en komplet sygehistorie. Desuden skal du dele medicinsk og økonomisk info for at kvalificere dig til visse ydelser.
A Place for Mom's Merritt Whitley citerer i sit indlæg 30 vigtige dokumenter som skal være i orden for aldrende forældre senior-henvisningstjenestens senior-direktør for kundeudvikling, Tiffany Wise: "Hvis et familiemedlem ikke kan finde vigtige dokumenter som selvangivelser eller bankkontooplysninger, kan det forsinke eller ende med at en ældre person nægtes fordele som Medicaid eller veteranydelser."
Den bedste måde at forberede sig på er at have alt hos dig. Du kan gemme en forælders medicinske formularer, en varig fuldmagt og livstestamente i en enkelt mappe i Dropbox. Og alle de vigtige filer er øjeblikkeligt tilgængelige fra din smartphone eller en computer. På den måde behøver du ikke at lede alle vegne efter en formular – alt er lige, hvor du forventer at det skal være.
3. Det er meget nemmere at dele vigtig information med hele din familie
Har din aldrende forælder allergier? Hvilken receptmedicin tager de? Hvem er deres læge? Det er svært at huske alle detaljer i en forælders omsorgsplan, men det er vigtig information. Whitley siger: "At have hurtig adgang til en ældres medicinske historie kan være livreddende i en medicinsk nødsituation. For eksempel kan en enkelt medicinsk information, såsom en bestemt medicin, påvirke behandlingen dramatisk."
Der er en simpel smutvej til at huske dette bjerg af info: Skriv en liste. Nedskriv dine forældres medicin, lægens navne og helbredstilstande. Gem derefter dokumentet i Dropbox, og del det med omsorgspersoner og familiemedlemmer. Alle de nyeste oplysninger er ét sted, så du ikke behøver at dele de samme ting igen og igen. Og det er nemt at foretage opdateringer – du kan redigere Google Docs og Microsoft Office-filer direkte fra Dropbox.
4. eSignatures sparer tid og en masse besvær
Aldrende forældre bliver bedt om at underskrive en lang række forskellige dokumenter. Traditionelt er det en langsom og arbejdskrævende proces. Du venter flere dage eller uger på, at formularen kommer med posten. Når den så er underskrevet, skal du lave en kopi til dine optegnelser, stemple den og sende den tilbage. Hvert trin tager tid, og der er altid en chance for, at dokumentet bliver fejlplaceret et sted undervejs.
Sådan effektiviserer du det: Vælg eSign, når det er muligt. Med en e-signatur kan du afslutte hele processen på få sekunder, ikke flere dage. Digitale dokumenter og formularer leveres øjeblikkeligt. Dine forældre kan underskrive dem med et par klik. Og Dropbox til teams opretter forbindelse til førende e-signaturværktøjer og gemmer automatisk underskrevne filer.
E-signaturer er juridisk bindende, men nogle få formularer som f.eks. et testamente eller en fuldmagt kræver en fysisk underskrift. Du kan dog alligevel gemme en underskrevet kopi i skyen. Dropbox gør det nemt at scanne fysiske dokumenter. På den måde er dine forældres papirarbejde på ét sikkert sted. Og det er meget enklere at dele det altid opdaterede digitale dokument i stedet for en fotokopi.
5. Dropbox fungerer med de enheder, dine forældre allerede bruger
Det er ikke let at hjælpe aldrende forældre med en ny smartphone eller computer. Og når de først får styr på tingene, er det bedst at lade status quo være uforstyrret. Det samme gælder nye apps og tjenester. I en artikel for Forbes advarer forfatter Robin Seaton Jefferson: "... forskere fandt ud af, at meget 'frustration' med ny teknologi gjorde ældre voksne usikre på deres evne til at bruge den, hvilket efterlod dem umotiverede til overhovedet at prøve." Det betyder ikke, at du ikke kan opdatere dine forældres teknologi. Nøglen er at overveje deres behov nøje – og derefter tålmodigt lære dem at bruge nye værktøjer.
Dropbox fungerer på samme måde på forskellige platforme. Dine forældre kan se delte filer fra deres pc, selvom du arbejder på en Mac. Og alt opbevares sammen, uanset om du er på iOS eller Android. Alle har den samme oplevelse, selvom I ikke har den samme teknologi. Det gør det meget nemmere at hjælpe dine forældre med nye processer.
Vi indsamler alle et overflødighedshorn af registreringer, billeder og dokumenter gennem livet. Så det er nemt at blive begravet i papirarbejde, især når du administrerer oplysninger for andre familiemedlemmer. Heldigvis har cloudlagring omdannet dokumentindehaverens rolle. Tænk i stedet for på dig selv som familiens teknologichef. Nu er det dit ansvar at vælge den rigtige teknologi til jobbet. Og Dropbox er en nem måde at dele og få adgang til nødvendige filer.
