Fotografia cyfrowa zmieniła sposób udostępniania i przechowywania rodzinnych zdjęć. Nie trzymamy już w domach papierowych zdjęć w pudełkach. Teraz zdjęcia umieszczane są na dyskach twardych naszych komputerów. Dobrze jest wiedzieć, że nasze wspomnienia są bezpieczne, z tym, że na dyskach zewnętrznych nie są, bo te urządzenia można łatwo zgubić lub uszkodzić. Prawda jest taka, że jeśli chcesz coś zachować, to najbezpieczniej jest zapisać to w chmurze. Aby bezpiecznie trzymać swoje treści w chmurze, możesz łatwo i automatycznie tworzyć kopie zapasowe ważnych plików przechowywanych na zewnętrznych dyskach twardych, korzystając z kopii zapasowej dysku zewnętrznego. A dzięki funkcji automatycznego przesyłania z aparatu kopie zapasowe wszystkich Twoich zdjęć i filmów będą automatycznie zapisywane w usłudze Dropbox. Wystarczy, że po pobraniu aplikacji mobilnej Dropbox włączysz tę funkcję na swoim urządzeniu.
2. Wszystkie pliki, formularze i inne dokumenty są zawsze pod ręką
Formularze zgody, dokumenty ubezpieczeniowe i inne dokumenty prawne stają się coraz ważniejsze, gdy się starzejemy. Amerykańskie Stowarzyszenie Emerytów (American Association of Retired Persons, AARP) opublikowało listę kontrolną dla opiekunów. Pierwszym zalecanym krokiem jest zebranie odpowiednich dokumentów, natomiast trzecim – uporządkowanie tych najważniejszych. Aż dwie z sześciu wskazówek odnoszą się do dokumentów Twoich rodziców.
Nigdy nie wiadomo, kiedy będą Ci potrzebne konkretne dokumenty, więc nie ma po co z tym zwlekać. Lepiej mieć wszystko przygotowane zawczasu. Kiedy rodzice będą zmieniać lekarza, dobrze jest przekazać w przychodni pełną historię ich leczenia. Konieczne może być również przedstawienie innych stosownych dokumentów.
W swoim artykule na temat dokumentów starzejących się rodziców, które należy mieć pod ręką, Merritt Whitley pisząca dla A Place for Mom cytuje Tiffany Wise, starszą dyrektor ds. rozwoju: „Jeśli członek rodziny nie jest w stanie znaleźć ważnych dokumentów, takich jak zeznania podatkowe czy informacje dotyczące rachunku bankowego, może to opóźnić przyznanie świadczeń, a nawet spowodować odmowę ich przyznania”.
Przygotuj się na każdą okoliczność, zbierając wszystkie potrzebne dokumenty. W jednym folderze w usłudze Dropbox możesz zapisać historię chorób swoich rodziców, niezbędne pełnomocnictwa i oświadczenia woli. Do wszystkich plików uzyskasz dostęp zarówno na komputerze, jak i na smartfonie. Dzięki temu unikniesz przeszukiwania stosu dokumentów w poszukiwaniu tego właściwego, bo wszystkie znajdziesz w jednym miejscu.
3. Łatwy sposób udostępniania ważnych informacji rodzinie
Czy Twoi rodzice są alergikami? Jakie leki przyjmują? Jak nazywa się ich lekarz prowadzący? Trudno jest spamiętać te wszystkie niezwykle ważne informacje. „W nagłej sytuacji zagrożenia zdrowia szybki dostęp do historii leczenia osoby starszej może ocalić jej życie. Na przykład informacja o przyjmowanych lekach może mieć istotny wpływ na sposób leczenia” – pisze Whitley.
Jest prosty sposób pozwalający zapamiętać ten ogrom informacji – musisz sporządzić ściągawkę. Zawrzyj w niej informacje o stanie zdrowia rodziców i przyjmowanych przez nich lekach oraz nazwiska lekarzy. Następnie zapisz taki dokument na koncie Dropbox i udostępnij go opiekunom oraz członkom rodziny. Dzięki temu wszystkie najnowsze informacje będą gromadzone w jednym miejscu i będzie można je w każdej chwili aktualizować, wprowadzając zmiany w plikach Dokumentów Google i plikach pakietu Microsoft Office bezpośrednio w Dropbox.
4. Podpisy elektroniczne wiele ułatwiają i oszczędzą czas
Nasi rodzice podpisują mnóstwo różnych dokumentów. Jest to powolny i dość pracochłonny proces. Najpierw czekasz, aż formularz przyjdzie pocztą, następnie, gdy rodzice już go podpiszą, musisz zrobić jego kopię dla siebie, a potem odesłać. Każdy krok tego procesu zajmuje czas i sprzyja zawieruszeniu się gdzieś dokumentów.
Świetnym usprawnieniem jest stosowanie podpisu elektronicznego. Dzięki użyciu ePodpisu cały proces zajmie kilka sekund, a nie dni. Dokumenty i formularze w formie cyfrowej dostarczane są natychmiast. Twoi rodzice mogą podpisać je za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Dropbox dla zespołów współdziała z czołowymi narzędziami do podpisywania elektronicznego, dzięki czemu automatycznie zapisuje na koncie podpisane pliki.
Choć podpis elektroniczny jest prawnie wiążący, to niektóre dokumenty, takie jak pełnomocnictwo czy testament, wymagają podpisu własnoręcznego. Podpisaną kopię takich dokumentów też możesz przechowywać w chmurze. Dropbox ułatwia skanowanie dokumentów papierowych. Dzięki temu wszystkie dokumenty Twoich rodziców są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu. Poza tym o wiele łatwiej jest udostępnić aktualną wersję dokumentu cyfrowego niż kserokopię.
5. Dropbox działa na urządzeniach, z których korzystają już Twoi rodzice
Nauczenie rodziców obsługi nowego komputera lub smartfona nie jest łatwym zadaniem. Kiedy w końcu we wszystkim się połapią, najlepiej jest już nic nie zmieniać. Podobnie jest z nowymi aplikacjami i usługami. Robin Seaton Jefferson w artykule w magazynie Forbes ostrzega: „(...) badacze odkryli, że frustracja związana z nowymi technologiami sprawia, że osoby starsze obawiają się, że nie będą potrafiły z nich korzystać, w związku z czym nawet nie próbują”. Nie oznacza to jednak, że nie należy wprowadzać nowych technologii do życia rodziców. Wystarczy mieć na uwadze ich potrzeby, a potem cierpliwie uczyć ich korzystania z nowych narzędzi.
Z usługi Dropbox korzysta się tak samo na wszystkich platformach. Twoi rodzice mogą przeglądać udostępnione pliki na swoich komputerach PC, nawet jeśli Ty korzystasz z Maca. Nie ma też znaczenia, czy masz telefon z iOS, czy z Androidem, ponieważ interfejs usługi jest spójny na każdym urządzeniu. To zdecydowanie ułatwi rodzicom wdrożenie się.
Wszyscy przez całe życie zbieramy ogromne ilości plików, zdjęć i innych dokumentów. Dlatego tak łatwo jest nam się pogubić w tych wszystkich papierach, szczególnie jeśli zajmujemy się też dokumentami innych członków rodziny. Na szczęście możliwość przechowywania w chmurze wszystko zmieniła. Pomyśl o sobie jako o „dyrektorze ds. technicznych” swojej rodziny. Twoim zadaniem jest wybranie odpowiedniej technologii, która spełni Wasze potrzeby, a Dropbox to łatwe w obsłudze rozwiązanie do udostępniania i przechowywania plików.
