ภาพถ่ายดิจิทัลเปลี่ยนแปลงวิธีที่เราแบ่งปันและจัดเก็บรูปภาพครอบครัว พวกเราส่วนใหญ่ไม่มีกล่องที่เต็มไปด้วยสิ่งพิมพ์เก่าๆ อีกต่อไปแล้ว แต่สุดท้ายรูปภาพมากมายก็จะอยู่ในฮาร์ดไดรฟ์ที่ไม่ระบุชื่อและไม่มีป้ายกำกับแทน การรู้ว่าความทรงจำของเราจะปลอดภัยเป็นเรื่องที่ทำให้อุ่นใจ เว้นเสียแต่ว่าไดรฟ์ภายนอกไม่อาจคงอยู่ตลอดไปและอาจสูญหายหรือเกิดความเสียหายได้ ความจริงก็คือ หากเป็นสิ่งที่คุ้มค่าที่จะเก็บรักษาไว้ คุณก็ควรบันทึกเอาไว้ในคลาวด์ คุณสามารถสำรองไฟล์สำคัญที่จัดเก็บไว้ในไดรฟ์ภายนอกโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายด้วยการสำรองข้อมูลไดรฟ์ภายนอก เพื่อให้เนื้อหาของคุณปลอดภัยอยู่ในระบบคลาวด์ และเมื่อใช้การอัพโหลดรูปจากกล้องโดยอัตโนมัติ คุณจะสำรองข้อมูลรูปภาพและวิดีโอทั้งหมดของคุณได้โดยอัตโนมัติ เพียงแค่เปิดใช้งานการอัพโหลดรูปจากกล้องเมื่อคุณดาวน์โหลดแอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่มาแล้วเพื่อเริ่มต้นใช้งาน
2. ไฟล์ แบบฟอร์ม หรือเอกสารใดๆ ที่คุณต้องการอยู่เพียงปลายนิ้วคุณ
เอกสารยินยอม บัตรประกัน และเอกสารทางกฎหมายจะมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อเรามีอายุมากขึ้น สมาคมผู้เกษียณจากงาน (AARP) ออกรายการตรวจสอบทางกฎหมายสำหรับผู้ดูแลประจำครอบครัว ขั้นตอนแรกที่แนะนำคือการรวบรวมเอกสารที่ถูกต้อง ขั้นตอนที่ 3 คือการจัดระเบียบเอกสารสำคัญต่างๆ ถูกต้องแล้ว เพราะเคล็ดลับ 2 ใน 6 ข้อเน้นย้ำเรื่องความสำคัญของเอกสารของคุณพ่อคุณแม่ของคุณ
แน่นอนว่า การที่จะทราบว่าต้องใช้เอกสารใดเอกสารหนึ่งเมื่อใดเป็นเรื่องยาก แต่เหตุใดจะต้องรอจนกว่าเกิดเหตุฉุกเฉินเพื่อที่จะทราบว่าเอกสารบางรายการขาดหายไป คุณหมอคนใหม่ของคุณพ่อคุณแม่มักจะต้องใช้บัตรประกันและประวัติการรักษาฉบับสมบูรณ์ นอกจากนี้ คุณจะต้องแบ่งปันเอกสารทางการแพทย์หรือทางการเงิน เพื่อให้มีคุณสมบัติสำหรับสิทธิประโยชน์บางประการ
Merritt Whitley จาก A Place for Mom ได้อ้างคำพูดของ Tiffany Wise ผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายพัฒนาลูกค้าของการบริการให้คำแนะนำสำหรับผู้สูงอายุ ไว้ในโพสต์ 30+ Essential Documents to Have in Order for Aging Parents โดยมีเนื้อความว่า "หากสมาชิกในครอบครัวไม่สามารถค้นหาเอกสารสำคัญต่างๆ เช่น แบบแสดงรายการภาษีหรือข้อมูลบัญชีธนาคาร ก็อาจทำให้การดำเนินการล่าช้าหรือทำให้ผู้สูงอายุถูกปฏิเสธสิทธิประโยชน์ได้ เช่น Medicaid หรือสิทธิประโยชน์สำหรับทหารผ่านศึก"
วิธีเตรียมพร้อมที่ดีที่สุดคือการเก็บเอกสารทั้งหมดไว้กับตัวคุณ คุณสามารถบันทึกเอกสารทางการแพทย์ของคุณพ่อคุณแม่ หนังสือมอบอำนาจถาวร หนังสือแสดงเจตจำนงเกี่ยวกับการรักษาพยาบาลไว้ในโฟลเดอร์เดียวใน Dropbox ได้ และคุณจะเข้าถึงไฟล์สำคัญทั้งหมดนี้ได้ทันทีจากสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องค้นหาเอกสารจากทุกหนทุกแห่งเนื่องจากเอกสารทั้งหมดอยู่จะอยู่ในที่ที่คุณคาดไว้
3. การแชร์ข้อมูลที่สำคัญกับทั้งครอบครัวของคุณจะง่ายดายมากยิ่งขึ้น
คุณพ่อคุณแม่ที่สูงวัยของคุณมีอาการแพ้อะไรหรือไม่ พวกท่านรับประทานยาใดบ้าง แพทย์ประจำตัวของพวกท่านคือใคร การจดจำรายละเอียดแผนการรักษาทั้งหมดของคุณพ่อคุณแม่ของคุณเป็นเรื่องยาก แต่ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลสำคัญ Whitley กล่าวว่า "การเข้าถึงประวัติการรักษาของผู้สูงอายุได้อย่างรวดเร็วสามารถช่วยต่อชีวิตได้เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินทางการแพทย์ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลทางการแพทย์เพียงข้อมูลเดียว เช่น การใช้ยาบางชนิดอาจส่งผลกระทบต่อการรักษาเป็นอย่างมาก"
มีวิธีง่ายๆ ในการจดจำข้อมูลที่มากมายเหล่านี้ นั่นคือการสร้างเอกสารสรุปข้อมูลสำคัญ พิมพ์การใช้ยาของคุณพ่อคุณแม่ ชื่อคุณหมอ และโรคประจำตัว จากนั้น จัดเก็บเอกสารนั้นใน Dropbox และแชร์ให้กับผู้ดูแลและสมาชิกในครอบครัว ข้อมูลล่าสุดทั้งหมดจะอยู่ในที่เดียว ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องแชร์ข้อมูลเดียวกันนี้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า การอัพเดตข้อมูลยังเป็นเรื่องง่ายดายอีกด้วย คุณสามารถแก้ไขไฟล์ Google เอกสารและ Microsoft Office ได้จาก Dropbox
4. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยประหยัดเวลาและความยุ่งยากได้มากมาย
คุณพ่อคุณแม่ที่สูงวัยจะถูกขอให้เซ็นเอกสารต่างๆ มากมาย ตามวิธีการดั้งเดิมนั้น ถือเป็นการดำเนินการที่ช้าและกินแรง คุณเฝ้ารอให้แบบฟอร์มมาถึงทางไปรษณีย์เป็นเวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ จากนั้น เมื่อเซ็นเอกสารแล้ว คุณยังต้องทำสำเนาเก็บไว้ ติดสแตมป์ และส่งกลับ แต่ละขั้นตอนใช้เวลาและมีโอกาสที่เอกสารนั้นจะถูกส่งไปผิดที่ได้เสมอ
นี่คือวิธีการทำให้สิ่งต่างๆ คล่องตัวขึ้น ซึ่งก็คือการเลือกลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ทุกครั้งเท่าที่ทำได้ การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณทำกระบวนการทั้งหมดจนเสร็จสมบูรณ์ได้ในไม่กี่วินาที แทนที่จะเป็นหลายวัน เอกสารและแบบฟอร์มดิจิทัลจะถูกส่งมอบในทันที คุณพ่อคุณแม่ของคุณเองก็สามารถลงนามเอกสารเหล่านั้นได้ในเพียงไม่กี่คลิกเท่านั้น และ Dropbox สำหรับทีมจะเชื่อมต่อกับเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำต่างๆ เพื่อจัดเก็บไฟล์ที่ลงนามแล้วโดยอัตโนมัติ
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกมัดทางกฎหมาย แต่เอกสารบางส่วน เช่น พินัยกรรมหรือหนังสือมอบอำนาจจำเป็นต้องใช้ลายเซ็นจริง แต่คุณก็สามารถบันทึกสำเนาที่เซ็นแล้วไว้ในระบบคลาวด์ได้ Dropbox ทำให้การสแกนเอกสารฉบับจริงเป็นเรื่องง่ายดาย ด้วยวิธีนี้ เอกสารทั้งหมดของคุณพ่อคุณแม่ของคุณก็จะอยู่ในที่เดียวที่ปลอดภัย และการแชร์เอกสารดิจิทัลที่อัพเดตข้อมูลเป็นปัจจุบันอยู่เสมอแทนสำเนาฉบับถ่ายเอกสารก็เป็นเรื่องที่ง่ายกว่ามาก
5. Dropbox ใช้งานได้กับอุปกรณ์ที่คุณพ่อคุณแม่ของคุณใช้อยู่แล้ว
การช่วยให้คุณพ่อคุณแม่ที่สูงวัยใช้สมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ใหม่ๆ ไม่ใช่เรื่องง่าย และเมื่อพวกท่านใช้งานเป็นแล้ว การปล่อยให้อยู่ในสภาพนั้นถือเป็นสิ่งที่ดีที่สุด เช่นเดียวกันกับแอพและการบริการใหม่ๆ ในบทความหนึ่งของ Forbes ผู้เขียน Robin Seaton ได้เตือนว่า "...นักวิจัยพบว่าหลายๆ ครั้ง 'ความหงุดหงิด' กับเทคโนโลยีใหม่ๆ ทำให้ผู้สูงอายุไม่แน่ใจกับความสามารถในการใช้งานของตน ซึ่งทำให้พวกเขาไม่มีแรงจูงใจที่จะลองใช้งาน" แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถอัพเดตเทคโนโลยีของคุณพ่อคุณแม่ สิ่งสำคัญก็คือการคำนึงถึงความต้องการของท่านอย่างรอบคอบ จากนั้นสอนให้ท่านใช้เครื่องมือใหม่ๆ อย่างใจเย็น
Dropbox มีการทำงานในลักษณะเดียวกันทั่วทุกแพลตฟอร์ม คุณพ่อคุณแม่ของคุณสามารถดูไฟล์ที่แบ่งปันได้จากพีซีของตนเอง แม้ว่าตัวคุณจะใช้งานบน Mac และทุกสิ่งจะถูกจัดเก็บไว้ด้วยกันไม่ว่าคุณจะใช้ระบบ iOS หรือ Android ทุกคนแบ่งปันประสบการณ์เดียวกัน แม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้งานเทคโนโลยีแบบเดียวกัน สิ่งนี้ช่วยให้คุณพ่อคุณแม่ของคุณรับมือกับขั้นตอนใหม่ๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น
เราทุกคนรวบรวม บันทึก รูปภาพ และเอกสารมากมายไว้ตลอดชีวิต คุณมักจะต้องจัดการกับเอกสารกองพะเนิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อมูลของสมาชิกคนอื่นๆ ในครอบครัว โชคดีที่บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ได้เปลี่ยนบทบาทของผู้เก็บบันทึกเสียใหม่ ให้คิดว่าคุณเป็นผู้บริหารฝ่ายเทคนิคประจำครอบครัวแทน ดังนั้น การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับงานก็ตกเป็นหน้าที่รับผิดชอบของคุณ และ Dropbox ก็เป็นวิธีง่ายๆ ในการแบ่งปันและเข้าถึงไฟล์ต่างๆ ที่ต้องมี
