Cinco razones para que tus padres se unan a Dropbox

Haz la vida más fácil para todos al convertir en archivos digitales esa pila de papeles que están en la mesa de café de mamá y papá. Utiliza Dropbox para almacenar de forma segura documentos financieros importantes. Accede rápidamente a información médica crítica. Comparte fotos familiares con facilidad. Y ahórrate mucho tiempo y molestias.

Nuestras vidas están bien documentadas. Recibimos estados de cuenta, conservamos registros y archivamos documentos personales importantes. Además, están todas las fotos y videos geniales que tomamos, compartimos y guardamos. Todos seleccionan su propia colección ecléctica de contenido. Y es una gran responsabilidad mantenerla organizada y segura. 

Cuando éramos jóvenes, nuestros padres recopilaban esa información para nosotros. Hacían álbumes de fotos familiares, filmaban películas en casa y guardaban nuestros documentos en carpetas de archivos. Sin embargo, con el tiempo, la tarea pasa de los padres a sus hijos. Todos tomamos posesión de nuestro contenido en algún momento. Y muchos de nosotros también ayudamos a nuestros padres mayores a mantenerse organizados. 

Afortunadamente, los archivos digitales y el almacenamiento en la nube facilitan la catalogación de información personal. Puedes firmar documentos en línea, compartir fotos al instante y organizar archivos médicos en tu teléfono. Desafortunadamente, no todos los padres saben cómo utilizar estas nuevas herramientas de manera eficaz. Pero tú sí, y un poco de trabajo preliminar por adelantado puede facilitar la vida de todos en el futuro.

Estas son cinco excelentes razones para que tus padres utilicen Dropbox: 

1. Compartir fotos y videos es muy fácil

A nadie le gusta mirar fotografías tanto como a mamá y papá. Les encanta ver dónde fuiste de vacaciones y todas las aventuras que tienen sus nietos. Por lo tanto, enviar fotos o videos es una excelente manera de mantenerse conectado, ya sea en la ciudad o en todo el país. 

¿Cuál es la mejor manera de compartir tus fotos con tus seres queridos? Puedes utilizar mensajes de texto o correo electrónico. Pero es una molestia volver a enviar la misma imagen muchas veces porque tus padres “no pueden encontrarla”. Con Dropbox Family, puedes cargar imágenes directamente en una carpeta compartida. Luego, tus padres recibirán una notificación de que hay una nueva foto para ver. Asimismo, sabrán exactamente dónde encontrar todo lo que ya has enviado. 

La fotografía digital cambió la forma en que compartimos y almacenamos las fotos familiares. La mayoría de nosotros ya no tenemos cajas llenas de impresiones antiguas. En cambio, muchas imágenes terminan en un disco duro anónimo y sin etiqueta. Es agradable saber que nuestros recuerdos están seguros, excepto que las unidades externas no durarán para siempre y se podrían perder o dañar. La verdad es que, si algo merece conservarse, debes mantenerlo en la nube. Además, Dropbox puede hacer una copia de seguridad automática de todas tus fotos y videos.

2. Cualquier archivo, formulario o documento que necesites está al alcance de tu mano

Los formularios de consentimiento, las tarjetas de seguro y los documentos legales cobran cada vez más importancia a medida que las personas envejecen. La AARP publicó una lista de verificación legal para los cuidadores de familia. El primer paso que recomiendan es recopilar los documentos correctos, el tercero es organizar los documentos importantes. Así es: dos de sus seis sugerencias ponen énfasis en la importancia de la documentación de tus padres. 

Desde luego, es difícil saber cuándo necesitarás alguna cosa específica. Pero ¿por qué esperar hasta una emergencia para darte cuenta de que falta algo? El nuevo médico de tu padre en general requiere una tarjeta de seguro y antecedentes médicos completos. Además, debes compartir información médica y financiera para reunir los requisitos que te permitan acceder a algunos beneficios. 

Merritt Whitley de A Place for Mom, en su publicación de más de 30 documentos esenciales para los padres mayores, cita a la directora sénior de desarrollo del cliente del servicio de referencia para personas mayores, Tiffany Wise: “Si un familiar no puede localizar documentos importantes, como declaraciones de impuestos o información de la cuenta bancaria, podría retrasar o incluso hacer que a una persona mayor se le nieguen beneficios, como Medicaid o beneficios para veteranos”.

La mejor manera de prepararte es llevar todo contigo. Puedes guardar los formularios médicos de tus padres, el poder notarial permanente y el testamento vital en una sola carpeta en Dropbox. Y a todos esos archivos importantes se puede acceder instantáneamente desde un teléfono inteligente o una computadora. De esa manera, no tienes que buscar un formulario por todas partes: todo está justo donde esperas que esté.

3. Es mucho más fácil compartir información crucial con toda tu familia

¿Tu padre de edad avanzada tiene alguna alergia? ¿Qué medicamentos toma? ¿Quién es su médico de atención primaria? Es difícil recordar cada detalle del plan de atención de los padres, pero es información fundamental. Whitley afirma: “Tener acceso rápido al historial médico de una persona mayor puede salvarle la vida durante una emergencia médica. Por ejemplo, un pequeño dato médico, como un determinado medicamento, podría influir significativamente en el tratamiento”.

Hay un simple truco para memorizar este cúmulo de información: crear una hoja de referencia. Escribe los medicamentos de tus padres, los nombres de los médicos y las afecciones médicas. Luego guarda el documento en Dropbox y compártelo con los cuidadores y familiares por igual. Toda la información más reciente está en un solo lugar, por lo que no es necesario compartir las mismas cosas una y otra vez. Además, es fácil realizar actualizaciones: puedes editar Documentos de Google y archivos de Microsoft Office directamente desde Dropbox.

4. Las firmas electrónicas ahorran tiempo y muchas complicaciones

A los padres mayores se les pide que firmen muchos documentos diferentes. Tradicionalmente, es un proceso lento y laborioso. Esperas días o semanas para que el formulario llegue por correo. Luego, una vez que se haya firmado, deberás hacer una copia para tus registros, sellarla y enviarla de regreso. Cada paso lleva tiempo, y siempre existe la posibilidad de que el documento se pierda en algún lugar del camino.

A continuación, te indicamos cómo simplificar las cosas: elige firmar documentos electrónicamente siempre que sea posible. El uso de una firma electrónica te permite completar todo el proceso en segundos, no en días. Los formularios y documentos digitales se entregan al instante. Tus padres pueden firmarlos con tan solo unos clics. Además, Dropbox se conecta con las principales herramientas de firma electrónica para almacenar automáticamente los archivos firmados. 

Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes, pero algunos formularios, como un testamento o poder notarial, requieren una firma física. No obstante, aún puedes almacenar una copia firmada en la nube. Dropbox facilita el escaneo de documentos físicos. De esa manera, todo el papeleo de tus padres estará en un solo lugar seguro. Y es mucho más fácil compartir el documento digital siempre actualizado en lugar de una fotocopia.

5. Dropbox funciona con los dispositivos que ya usan tus padres.

Ayudar a los padres mayores con un nuevo teléfono inteligente o computadora no es tarea fácil. Y una vez que aprendan las cosas, es mejor dejar el statu quo ininterrumpido. Lo mismo ocurre con las nuevas aplicaciones y servicios. En un artículo para Forbes, el autor Robin Seaton Jefferson advierte: “Los investigadores encontraron que muchas veces la ‘frustración’ con la nueva tecnología hacía que los adultos mayores no confiaran en su capacidad para servirse de ella y les quitaba la motivación para siquiera intentarlo”. Eso no significa que no puedas actualizar la tecnología de tus padres. La clave es tener en cuenta sus necesidades con cuidado y luego enseñarles con paciencia a utilizar nuevas herramientas.

Dropbox funciona de la misma manera en diferentes plataformas. Tus padres pueden ver los archivos compartidos desde su PC, incluso si estás trabajando en una Mac. Y todo se almacena junto, ya sea que estés en iOS o Android. Todos comparten la misma experiencia, incluso si no compartes la misma tecnología. Eso hace que sea mucho más fácil ayudar a tus padres con cualquier proceso nuevo.

 

Todos recopilamos una gran cantidad de registros, fotos y documentos a lo largo de la vida. Por consiguiente, es fácil enterrarse en la documentación, sobre todo cuando manejas la información de otros familiares. Afortunadamente, el almacenamiento en la nube ha redefinido el rol del encargado de los registros. Piensa en ti mismo como el director tecnológico de la familia. Ahora es tu responsabilidad elegir la tecnología adecuada para el trabajo. Y Dropbox es una forma fácil de compartir archivos imprescindibles y acceder a ellos.

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