Digitale bilder endret måten vi deler og lagrer familiebilder på. Nesten ingen har bokser fulle av gamle papirbilder lenger. I stedet havner mange bilder i en anonym, umerket harddisk. Det er godt å vite at minnene våre er trygge – men eksterne stasjoner varer ikke evig, og de kan gå tapt eller bli ødelagt. En ting er sikkert: Det som er verdt å ta vare på, bør du lagre i nettskyen. Du kan sikkerhetskopiere viktige filer enkelt og automatisk på eksterne stasjoner med sikkerhetskopiering av eksterne stasjoner for å sikre innhold i nettskyen. Og med automatiske kameraopplastninger kan du sikkerhetskopiere alle bilder og videoer automatisk. Bare aktiver kameraopplastninger når du har lastet ned Dropbox mobilapp for å komme i gang.
2. Alle filer, skjemaer eller dokumenter du trenger er lett tilgjengelige
Samtykkeskjemaer, forsikringsbevis og juridiske dokumenter blir viktigere jo eldre vi blir. Interessegruppen for pensjonister AARP har gitt ut en juridisk sjekkliste for omsorgsytere i familien. Som første skritt anbefaler de å hente inn de riktige dokumentene, som det tredje å organisere viktige papirer. Det stemmer – to av seks tips understreker hvor viktig papirene til foreldrene dine er.
Det er selvsagt vanskelig å vite når du kommer til å trenge et bestemt dokument. Men hvorfor vente til det haster før du skjønner at noe er borte? Den nye legen til foreldrene dine trenger vanligvis et forsikringsbevis og en fullstendig pasientjournal. Du må også oppgi helserelaterte og økonomiske opplysninger for å kvalifisere til visse fordeler.
I innlegget «Over 30 viktige dokumenter du bør holde orden på for aldrende foreldre» siterer A Place for Moms Merritt Whitley Tiffany Wise, seniordirektør for kundeutvikling for henvisningstjenesten for seniorer: «Hvis et familiemedlem ikke finner viktige dokumenter, som skattemeldinger eller bankkontoopplysninger, kan det føre til at for eksempel Medicaid eller veteranfordeler blir forsinket, eller til og med avslått.»
Har du alt dette med deg, er du alltid forberedt. Du kan lagre helseskjemaer, varige fullmakter og testamenter for foreldrene dine i en og samme mappe i Dropbox. Alle viktige filer er tilgjengelige med en gang fra smarttelefonen eller datamaskinen. Da trenger du ikke lete høyt og lavt etter et skjema – alt er akkurat der det skal være.
3. Det er mye enklere å dele viktig informasjon med hele familien
Har du aldrende foreldre med allergier? Hvilke medikamenter bruker de? Hvem er fastlegen deres? Det er vanskelig å huske alt som handler om foreldres helse, men dette er svært viktig informasjon. Ifølge Whitley kan det «redde liv å ha rask tilgang til alle helseopplysninger for eldre i et nødstilfelle. For eksempel kan én enkelt medisinsk opplysning, som et bestemt medikament, være avgjørende for behandlingen.»
Vil du slippe å pugge alle disse opplysningene? Opprett et jukseark. Skriv ned hvilke medikamenter foreldrene dine bruker, navn på leger og helsetilstand. Lagre dokumentet i Dropbox, og del det med omsorgspersoner og familiemedlemmer. Da er oppdatert informasjon samlet på ett sted, og du slipper å dele de samme tingene mange ganger. Og det er enkelt å oppdatere – du kan redigere Google Dokumenter- og Microsoft Office-filer rett fra Dropbox.
4. Med e-underskrifter sparer du tid og masse bry
Aldrende foreldre blir bedt om å skrive under på mange ulike dokumenter. Dette er vanligvis en tidkrevende og besværlig prosess. Det kan ta flere dager eller uker før et skjema kommer i postkassen. Når det er underskrevet, må dere ta en kopi til eget arkiv, bekrefte det og sende det tilbake. Hvert trinn tar tid, og det er alltid en fare for at dokumentet blir forlagt på veien.
Du kan gjøre ting mer effektivt ved å velge e-underskrift når det er mulig. Benytter du deg av e-underskrift, tar hele prosessen et par sekunder, ikke flere dager. Digitale dokumenter og skjemaer leveres umiddelbart. Foreldrene dine kan skrive under på dem med et par klikk. Og Dropbox for team kobles til ledende e-underskriftverktøy for å lagre signerte filer automatisk.
E-underskrifter er juridisk bindende, men enkelte skjemaer, som et testament eller en fullmakt, må ha en fysisk underskrift. Du kan fortsatt lagre en kopi med underskrift i nettskyen. Med Dropbox er det enkelt å skanne fysiske dokumenter. Da er alle dokumentene til foreldrene dine samlet på ett sikkert sted. Og det er mye enklere å dele digitale dokumenter, som alltid er oppdaterte, i stedet for en kopi.
5. Dropbox fungerer med enhetene foreldrene dine allerede bruker
Å hjelpe aldrende foreldre med en ny smarttelefon eller datamaskin er ingen enkel sak. Og når de først får taket på det, er det best å la det være med det. Det samme gjelder for nye apper og tjenester. I en artikkel i Forbes advarer journalisten Robin Seaton Jefferson om at «... forskere har sett hvordan frustrasjoner over ny teknologi ofte gjør eldre usikre på om de klarer å bruke den. De får ikke motivasjon til å prøve en gang.» Det betyr ikke at du ikke kan oppdatere teknologien til foreldrene dine. Det viktigste er å ta hensyn til behovene deres – og være tålmodig når du lærer dem å bruke nye verktøy.
Dropbox fungerer likt på tvers av ulike plattformer. Foreldrene dine kan se delte filer fra PC-en, selv om du jobber på en Mac. Og alt blir lagret sammen, enten du bruker iOS eller Android. Alle deler de samme opplevelsene, selv om dere ikke bruker samme teknologi. Det gjør det mye enklere å hjelpe foreldrene dine med nye prosesser.
Alle samler opp en enorm mengde arkiver, bilder og dokumenter i løpet av et liv.Du kan lett bli begravet i papirer, særlig når du håndterer papirene til andre familiemedlemmer også. Heldigvis har nettskylagring gitt arkivaren en helt ny rolle. Se på deg selv som familiens IT-sjef i stedet. Nå er det ditt ansvar å velge rett teknologi for den jobben. Og Dropbox er en enkel måte å dele og få tilgang til viktige filer på.
